لائحة المخازن

أحكام عامة

مادة 1 – يعمل بهذه اللائحة فى كل ما يتعلق بمخازن الحكومة والورش والمعامل وما فى حكمها ، من شراء الأصناف وتسلمها وتخزينها وصرفها وإرجاعها وبيعها ، وإمساك الحسابات الخاصة بها.

وهذه اللائحة تلغى ما سبقها من لوائح وتعليمات ومنشورات .

تعديل وتفسير اللائحة :

مادة 2 – كل تعديل فى أحكام هذه اللائحة يكون بمقتضى تعليمات يصدرها وزير المالية ولا يجوز الخروج عن نصوص هذه اللائحة ، إلا بإذن من وزارة المالية التى هي المرجع فى تفسيرها وكيفية تطبيقها 0

الإلمام بأحكام اللائحة :

مادة 3 – يجي على كل من يكلف بعمل من أعمال المخازن أن يلمك بجميع أحكام هذه اللائحة وبتعديلاتها ، فلا يقبل أى دفع من الموظف أو دفاع عنه لخطأ يرتكبه أو  لمسئولية يقع فيها ، بحجة جهله أحكام هذه اللائحة وتعديلاتها ، أو عدم مرانه المران الكافي على العمل المكلف به

ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

(1)  بقرار مجلس الوزراء فى السادس من يونيو سنة 1948 وكانت تسمي لائحة المخازن والمشتريات.

لوائح خصوصية :

مادة 4- لا يجوز أى تعديل ، فيما تكون وزارة المالية قد سبق أن أقرته لبعض الوزارات والمصالح من لوائح خصوصية ، فيما يتعلق بكيفية حفظ وتوزيع وإستعمال الأصناف وكل تعديل يري إدخاله عليها يجب أن تقره وزارة المالية 0

التأمين علي المخازن :

مادة 5 (1) - لا يجوز التأمين علي موجودات المخازن الحكومية وأيضا الممتلكات سواء كانت منقولة أو غير منقولة ضد أي خطر من الأخطار كالحريق أو السرقة أو الغرق ....إلخ

ويستثنى من ذلك :

1) مشتملات دور سفارات وقنصليات جمهورية مصر العربية التي يري الوزير المختص التأمين عليها .

2 ) الأصناف الهامة التي يري الوزير المختص التأمين عليها لظروف خاصة .

ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

(1) المادة (5) معدلة بقرار وزير المالية رقم 261 لسنة 1983- الوقائع المصرية العدد رقم 297 في 31/12/1983

يرجع للمادة 167 من اللائحة المالية للموازنة والحسابات والتى تنص على :

( لا يؤمن على ممتلكات الحكومة ومشترياتها يستثني من ذلك المهمات والادوات التى يري الوزير المختص لظروف خاصة التامين عليها كما يستثني التأمين ضد الأخطار التى تلحق بالغير من جراء النقل الميكانيكي )

الباب الأول

الإدارة والمخازن

ــــــــــــــــــــــ

الفصل الأول

إدارة المخازن

إدارة المخازن :

مادة 6

(أ) إدارة المخازن في كل من الوزارات والمصالح هي الإدارة المسئولة عن تنفيذ أحكام هذه اللائحة ، في كافة المخازن أو ما في حكمها التابعة للوزارة أو للمصلحة .

وهي التي تقوم بتحضير المقايسات السنوية(1) ، وبإجراءات المشتريات وإمساك حسابات المخازن الرئيسية والعهد الموجودة بالجهات المعتبرة كمخازن فرعية، وإمساك دفاتر العهد الشخصية والفرعية التابعة للمخزن الرئيسي.

 ب ) في المصالح التي لا يوجد بها إدارة خاصة للمخازن، يقوم قسم الحسابات المصلحة بجميع واجبات إدارة المخازن، من إجراءات المشتريات، وإمساك الحسابات الخاصة بها من شطب وعهد فرعية وشخصية، ويعتبر الموظف المشرف علي هذا القسم ( مدير أو رئيس الحسابات ) مسئولا عن الواجبات الواردة في هذه اللائحة، بالنسبة لمديري المخازن.

ج ) في المصالح التي يوجد بها إدارة خاصة للمشتريات أو للتوريدات، مستقلة عن إدارة المخازن، تتولى الإدارة المذكورة جميع الإجراءات الخاصة بالمشتريات ، ويعتبر مديرها مسئولاً عن الواجبات الواردة في هذه اللائحة ،بالنسبة لمديري المخازن ، فيما يتعلق بتلك الإجراءات . 

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

(1) نقل هذا الاختصاص لمراقبة المخزون السلعي طبقا لقرار رئيس الوزراء رقم 137 لسنة 1978 (مرفق في نهاية اللائحة).

دليل تصنيف وترقيم أصناف المخزون السلعي :-

مادة 7 (1) _ يعطي لكل صنف من أصناف المخزون السلعي (مستديم _مستهلك ) بالوزارات والمصالح ووحدات الإدارة المحلية والهيئات العامة _ رقما كوريا ثابتا طبقا لدليل التصنيف والترقيم لأصناف المخزون السلعي الصادر من الهيئة العامة للخدمات الحكومية .

العينات النموذجية :

مادة 8_ يوكل مدير المخازن إلي موظف _غير أمين المخازن _ يكون تحت مراقبته مباشرة ، أمر المحافظة علي جميع عينات الأصناف التي تشتري بموجب عينات نموذجية ، وذلك بعد ختمها بخاتم المصلحة ، والتوقيع عليها من رئيس المصلحة ، ويحفظ الخاتم المذكور بطرف مدير المخازن شخصياً . وعلي الموظف المنوط به حفظ النماذج أن يقودها في سجل خاص ، مع بيان جميع مواصفاتها بالتفصيل التام والتواريخ المبينة عليها ، ويضعها داخل دواليب خاصة . وتقيد هذه النماذج عهدة الموظف المذكور مثل العهد الفرعية .

تغيير العينات النموذجية :

مادة 9_ العينات النموذجية للأصناف المستديمة لا تغير من حيث النوع أو الشكل أو المواصفات ، إلا إذا اقتضت الضرورة أو تطورات الفن والصناعة ذلك .

ويحسن أن تراجع جميع العينات النموذجية ، قبل وضع المقايسات السنوية ، للنظر فيما يلزم تعديله منها ، وتكون هذه المراجعة بمعرفة لجنة ذات خبرة يشكلها رئيس المصلحة ، ويكون فيها مدير المخازن .

ويجب أن يراعي ألا تشتري أصناف من العينات المعدلة ، قبلما توشك الكميات الموجودة من نوع العينات القديمة علي النفاذ 0

ــــــــــــــــــــــــــــــــ

(1) مستبدلة بقرار وزير المالية رقم 1458 لسنة 1996 المنشور بالوقائع المصرية _ عدد 30 تابع الصادر في 1997/2/4 ، وصدر المنشور العام رقم 7 في 2001/9/20 من وزير المالية بضرورة تكويد أصناف المخزون السلعي .

الفصل الثاني

المخازن

ــــــــــــــــ

أنواع المخازن :

مادة 10 _ المخازن ثلاثة أنواع : 1 ) رئيسية .        2 ) إقليمية .           3 ) فرعية .

المخزن الرئيسي :

مادة 11 _ المخزن الرئيسي هو الذي يقوم بصفة عامة ، بتسلم وصرف جميع الأصناف التى تمت إجراءات شرائها بمعرفة إدارة المخازن أو إدارة المشتريات ، وهو الذي يمكن المخازن الإقليمية أو المخازن الفرعية التابعة له .

ويمسك كل أمين من أمنا المخازن الرئيسية دفتر عهدة المخزن (استمارة 118 حسابات ) فقط . وأما باقي الدفاتر فيكون إمساكها بإدارة المخازن .

المخزن الإقليمي :

مادة 12 _ المخزن الإقليمي هو الذي يمون بأننا ترسل إليه من المخزن الرئيسي،  أو بانا ترد إليه من المتعهدين مباشرة ، وتكون قد تمت إجراءات شرائها بمعرفة المخازن أو المشتريات أو بموجب مناقصات محلية مصرح له بها .

وهو يقوم بتمويل المخازن الفرعية التابعة للإقليم أو المنطقة .

ويمسك أمناء المخازن الإقليمية دفتر عهدة المخزن (إستمارة 118 حسابات )فقط ، وأما باقي الدفاتر في المادتين 55 ، 56 ، فيكون إمساكها بمعرفة الموظف المختص في الإقليم أو المنطقة ، والذي يعتبر كأنه جزء من إدارة المخازن .

المخزن الفرعي :

 مادة 13 _ المخزن الفرعي هو الذي يمون بأصناف ترسل إليه من المخزن الرئيسي أو المخزن الإقليمي ، أو بأصناف ترد إليه من المتعهدين مباشرة ، وتكون قد تمت إجراءات شرائها بمعرفة إدارة المخازن أو المشتريات أو بموجب مناقصات محلية مصرح له بها ويكون مسئولاً عن العهد الفرعية والشخصية التابعة له .

ويمسك أمناء المخازن الفرعية دفتر عهدة المخزن ( إستمارة 118 حسابات ) ودفتر إجمالي العهد الفرعية (إستمارة 118 أ مكرر حسابات) وكشوف العهد الشخصية (إستمارة 193 حسابات) .

مخزن الورشة :

مادة 14_ المخزن التابع لورشة حكومية يعتبر من المخازن الفرعية .

مشتملات المخازن :

مادة 15 _ مشتملات المخازن من ثلاثة أنواع :

النوع الأول – الأصناف المستديمة 0      النوع الثانى – الأصناف المعدة للإستهلاك 0     النوع الثالث – الأصناف غير الصالحة للإستعمال (الكهنة) 0

الأصناف المستديمة :

مادة 16 – الأصناف المستديمة هي التى من طبيعتها ألا تفني بالإستعمال ويجب قيدها عند صرفها عهدة مستلمها ، ثم تعاد إلى المخازن بعد أن تصبح غير صالحة للإستعمال ، أو يستغني عنها ، أو تحول إلى صنف مستديم أخر

تقسيم الأصناف المستديمة :

مادة 17- تقسيم الأصناف المستديمة إلى أنواع متشابهة ، مثل الأنواع التالية :

     أ‌-  الأسلحة والذخيرة وملحقاتها وما يماثلها 0

   ب‌- الملبوسات ولوازمها 0

  ت‌-  الأدوات المصنوعة من الجلد 0

  ث‌-  الأثاث والأولنى ولوازم المستشفيات والمدراس والمعاهد والإستراحات والمكاتب 000 إلخ 0

   ج‌-  المهمات الألية 0

   ح‌- أدوات وجهات المستشفيات الثابتة والمعامل وما يماثلها ، من معدنية وزجاجية 000 إلخ 0

   خ‌-  أدوات المستشفيات المتنقلة وما يماثلها 0

    د‌-  أطقم البواخر 000 إلخ 0

    ذ‌-   الأدوات الكتابية ذات الصفة المستديمة والدفاتر ذات القيمة والكتب والمجلات وكتب الدليل والخزائن الحديدية والأكياس التيل والصناديق 0

    ر‌-  الأصناف التى تصرف لأعمال مؤقتة ، كر وافع العمارات وما يماثلها 

    ز‌- الأشجار المثمرة 0

  س‌-   التركيبات غير الثابتة فى المنشأت الحكومية ، وهي التى يمكن نزعها بدون تخريب فى المبانى ، كبعض الأدوات الصحية والكهربائية 000 إلخ 0

  ش‌-   الخامات التى تحول فى التشغيلات إلى أصناف مستديمة ، كالأخشاب والحديد 000 إلخ 0

 ص‌- المرتجعات ( الأصناف المرتجعة الصالحة للإستعمال ) 

 ض‌- قطع غيار الألات والسيارات وما يماثلها 0

الأصناف المعدة للإستهلاك :

مادة 18 – الأصناف المعدة للإستهلاك هي التي تفني فى الإستعمال ، ولا تتخلف عنها بقايا من نوعها 0

تقسيم الأصناف المعدة للإستهلاك :

مادة 19 – تقسيم الأصناف المعدة للإستهلاك إلى أنواع متشابهة ، مثل الأنواع التالية :-

         أ‌-    الخامات التى تفني فى التشغيلات كالويات والزيوت والمسامير 0

       ب‌-   الأدوية والأمصال واللقاح والعقاقير والقطن الطبى 000 إلخ 0

       ت‌-   الأدوات الطبية المعدة للإستهلاك ، كإبر الحقن العادية وأنابيب الإختبار غير المدرجة 0

       ث‌- الوقود بأنواعه : فحم – مازوت – بترول – بنزين 000 إلخ 0

        ج‌-   المؤن ( الأغذية والعليق ) وما يماثلها 0

        ح‌-   الأدوات الكتابية المستهلكة والإستمارات والمطبوعات ( ماعدا الدفاتر ذات القيمة ) 0

        خ‌-        الحبال والدوبار والخيوط 000 إلخ 0

الأصناف غير الصالحة للإستعمال ( الكهنة ) :

مادة 20- الأصناف غير الصالحة للإستعمال ( الكهنة ) هي التى تقرر لجنة فحص الأصناف المرتجعة للمخازن ، أنها تالفة وغير صالحة للإستعمال ولا يمكن إصلاحها 0

تقسيم الأصناف ( الكهنة ) :

مادة 21- تقسيم الأصناف الكهنة إلى أنواع متشابهة ، مثل الأنواع التالية :

     أ‌-     حديد خردة 0

  ب‌-  نحاس خردة 0

  ت‌-  ملابس أو أقمشة كهنة 0

  ث‌-  أخشاب كسر 0

   ج‌-   جلود تالفة 0

طريقة تخزين الأصناف الجديدة والمستعملة :

مادة 22- تحفظ الأصناف بالمخازن –كل منها على حدة – بطريقة تلائم حالة العمل ، مع ملاحظة حفظ الأصناف المستعملة ، منفصلة عن الأصناف الجديدة ويجب وضع بطاقات تحمل إسم الصنف ورقم الفهرس ومقدار الموجود منه 0

العناية بحفظ الأصناف :

مادة 23- يجب أن يراعي حفظ الأصناف فى أماكن صالحة مأمونة ، وإتخاذ الإجراءات الكفيلة بوقايتها من التلف – كل بحسب طبيعته 0

وفي جميع الأحوال ، يجب أن تستشار المصالح الفنية ذات الشأن ، فيما يتبع نحو حفظ الأصناف وصيانتها من التلف أو من الحريق 0

حفظ الأصناف التى لها مدة صلاحية مقررة أو القابلة للتلف :

مادة 24- الأصناف التى لها مدة صلاحية معينة – كالأمصال واللقاح وبعض الأدوية والأفلام وما يماثلها ، أو التى تتلف بمضى الوقت لعدم إسستعمالها – كامسلي والزيوت والبويات وغيرها ، أو ما يتسرب إليها السوس – كالحبوب والغلال ، أو التى تصاب بالعث – كالملابس الصوفية والأقمشة والمنسوجات 0000 إلخ – يجب على الموظف المسئول التفتيش عليها من وقت لأخر ورفع مذكرات عنها لرئيس المصلحة لمداركة الأمر قبل فوات الوقت ، وإلا أصبح مطالباً بما يترتب على ذلك من خسارة 0

أصناف لا يجوز حفظها بالمخازن :

مادة 25- لا يجوز حفظ أصناف غير حكومية بالمخازن ، وإذا وجدت وقت الجرد فيعمل تحقيق عن سبب وجودها ، مع إضافتها لجانب الحكومة 0

 

الفصل الثالث

موظفو المخازن وواجباتهم

ــــــــــــــــــــــــ

قسم أول  - موظفو المخازن

مدير المخازن :

مادة 26 – يتولى إدارة المخازن والإشراف عليها موظف مسئول ، وهو المشار إليه فى مواد هذه اللائحة بلقب   (مدير المخازن) 0

أمناء المخازن :

مادة 27 :

   أ‌-يعين لكل مخزن أمين أو أمناء ، حسب حاجة العمل 0

  ب‌- فى الفروع أو الوحدات التى يوجد بها مخزن ، وليس له أمين خاص ، توكل أعمال المخزن إلى أحد الموظفين الموجودين علاوة على أعماله 0

  ت‌- فى الفروع أو الوحدات التى لا يوجد بها مخزن ، تكون الأصناف فى عهدة المشرف على الفرع أو الوحدة ، ويكون مسئولا عن الأصناف والمهمات التى بعهدته وعليه أن يمسك لها الدفاتر والإستمارات اللازمة 0

  ث‌-   يكون أمناء المخازن من الموظفين الذين لهم حق فى المعاش ، وذلك بالشروط الموضحة بالمادة رقم 30 ، وفى حالة عدم إمكان ذلك ، يجوز إختيارهم من بين الموظفين المؤقتين ، على أن يقدموا الضمان اللازم وفقاً للشروط الموضحة بالمادة المشار إليها 0

رؤساء أمناء المخازن :

مادة 28 – إذا تعدد الأمناء فى مخزن ، فيجوز تعيين رئيس لهم ، يكون مسئولا عن أعمال المخزن التى تحت إشرافه 0

ضمانات أمناء المخازن وأرباب العهد :

مادة 29 – 0000 ألغيت 0 (1)

مادة 30 – 0000 ألغيت 0 (2)

مادة 31 – 0000 ألغيت 0 (3)

مادة 32 – 0000 ألغيت 0 (4)

مادة 33 – 0000 ألغيت 0 (5)

مادة 34 – 0000 ألغيت 0 (6)

مادة 35 – 0000 ألغيت 0 (7)

ـــــــــــــــــــــــــــــ

من (1) إلى (7) المواد من 29 إلى 35 ملغاة بالمادة 18 من قرار إنشاء صندوق التأمين الحكومي لضمانات أرباب العهد الصادرة فى 8/2/1950 والصادر بلائحته قرار رئيس الجمهورية رقم 371 لسنة 1986 وقرار وزير الإقتصاد رقم 400 لسنة 1986 ويرجع إليهم فى نهاية اللائحة 0

ويراعي عند التطبيق الرجوع للمواد من 89 حتى 102 باللائحة المالية للموازنة والحسابات [مستخرجاتها فى نهاية هذه اللائحة ] 0

الإعفاء من تقديم الضمان :

مادة 36 – يمكن إعفاء أرباب العهد من تقديم ضمانه ، متي كان ما بعهدتهم لا يزيد على قيمة مرتب ثلاثة اشهر ، أوعلى قيمة ربع المكافأة المستحقة عن مدة الخدمة ،ايهما اكثر 0

التسليم والتسلم :

مادة 37 – عند تعيين أو نقل أمناء المخازن ، أو قيامهم بإلاجازات السنوية يندب مدير المخازن أحد الموظفين لمراقبة عملية التسليم والتسلم ،والتوقيع على المحاضر 0

ولا يجوز التصريح بإجازة لأحد أمناء المخازن ، إلا إذا ندب مكانه موظف مستوف لشروط الضمان 0

وإذا كان لأمين المخزن مساعد مضمون ، فعند قيام أحدهما بأجازة ، يجوز الإستغناء عن عملية التسليم والتسلم ، بشرط أن يوقع المتسلم إقراراً معتمداً من مدير المخازن ، بأن المخزون بعهدته 0

أجازات أمناء المخازن القصيرة (*) :

مادة 38- عند قيام أحد أمناء المخازن أو ذوى العهدة بأجازات قصيرة ، يمكن أن تسلم لمن يحل محله كميات تكفي للطلبات العادية لحين عودته ، ويختم المخزن بالشمع الأحمر ، بخاتم صاحب العهدة قبل قيامه 0

وعند الضرورة يمكن فتح المخزن بمعرفة لجنة يعينها مدير المخازن ، لأخذ الأصناف اللازمة بموجب محضر ، ثم يقفل المخزن ويختم بالشمع الأحمر بخاتم رئيس اللجنة ، لحين فتحه بحضوره عند عودة أمين المخزن 0

غياب أو وفاة أمين المخزن أو صاحب العهدة :

مادة 39- إذا غاب أحد أمناء المخازن أو أرباب العهد بدون إخطار أو توقف عن أداء عمله ، أو توفي ، يكلف مدير المخازن أحد الموظفين بتسلم العهدة مؤقتاً ، وذلك بواسطة لجنة ، ويطلب من الضامن قبل نهاية المدة المحددة بإخطاره بوقت كافي ، إيفاد مندوب لحضور التسلم وقفيل دفاتر العهدة ولا يسلم للخلف إلا الأصناف اللازمة للقيام بالطلبات العادية ، ثم يقفل المخزن ويختم بالشمع الأحمر بحضور ذوي الشأن ، وعلى الموظف المعين مؤقتاً أن يراقب سلامة الأختام ، وعند تعيين الخلف بصفة نهائية ، تفض الأختام بمعرفة لجنة ، وتجرد جميع الأصناف بحضور الضامن ووكيل عن صاحب العهدة السابق أو عن ورثته ، لتسليمها لصاحب العهدة الجديد 0 على أنه إذا لم يحضر الضامن أو مندوبه أو وكيل أمين المخزن  أو ورثته فى الموعد الذي يحدد لهم ، فلا يحق لهم فيما بعد الإعتراض على صحة الإجراءات 0

ـــــــــــــــــــــــ

(*) يرجع للمادة 97 من اللائحة المالية للموازنة والحسابات والتي تنص على :

( لا يجوز التصريح بإجازة لأحد أمناء العهد إلا إدذا ندب عامل أخر للقيام بالعمل في أثناء الإجازة على ان يتوافر في العامل المنتدب نفس شروط العامل الأصل وأن يراعي تنفيذ احكام المواد 37 ، 38 ، 39 من لائحة المخازن )

قسم ثان – واجبات مديري المخازن

واجبات مديري المخازن :

مادة 40- مدير المخازن أو من يقوم بعمله مسئول عن تنفيذ جميع اللاوائح والتعليمات المتعلقة بشئون المخازن من ضبط حساباتها وتنظيم أعمالها وشراء وتسلم وحفظ وصرف جميع الأصناف ، سواء أكانت فى مخازن رئيسية أم إقليمية أو فى مخازن فرعية تابعة له بفروع المصلحة 0 وعليه ملاحظة أعمال رؤساء وأمناء المخازن لتنفيذ وإنجاز الأعمال بكل سرعة ودقة 0

إعطاء المعلومات عن المخازن وما يتعلق بها :

مادة 41- جميع المعلومات التى تلزم المتعهدين لا يجوز إعطاؤها إلا بمعرفة مدير المخازن أو وكيله ، أو بإذن من أحدهما 0

تعيين عمال المياومة بالمخازن :

مادة 42- يعين مدير المخازن عمال المياومة المؤقتين اللازمين لإنجاز الأعمال المؤقتة بالمخازن وذلك فى حدود الإعتمادات ، ولا تصرف أجور هؤلاء العمال ، إلا بإقرار منه بأنهم إشتغلوا فعلاً ، فى المدة المبينة بإستمارة الصرف 0

مراقبة خروج الأصناف من أبواب المخازن :

مادة 43- يجب على مدير المخازن أن يضع نظاماً محكماً لمراقبة إخراج الأصناف من أبواب المخازن ، حتى لا تتسرب منها أصناف لم يصرح هو بإخراجها 0

قسم ثالث – واجبات رؤساء وأمناء المخازن وأرباب العهد

واجبات رؤساء المخازن :

مادة 44 – على رئيس أمناء المخازن الإشراف على أمناء المخازن في تسلم الأصناف التى تورد إلى مخازنهم والتى تصرف منها ومراقبة أعمالهم بصفة عامة 0

واجبات أمناء المخازن وأرباب العهد :

مادة 45- أمناء المخازن وجميع أرباب العهد مسئولون شخصياً عن الأصناف التى فى عهدتهم ، وعن حفظها والإعتناء بها وعن صحة وزنها وعددها ومقاسها ونوعها ، وعن نظافتها وصيانتها من كل ما من شأنه أن يعرضها للتلف أو الفقد ولا تخلي مسئوليتهم إلا إذا ثبت للمصلحة أن ذلك قد نشأ عن أسباب قهرية أو ظروف خارجة عن إرادتهم ولم يكن فى الإمكان التحوط لها 0

الأصناف الزائدة على الحاجة :

مادة 46 (1) – يجب على أمناء المخازن ألا يبقوا فى عهدتهم أصنافاً زائدة عن الحاجة أو مستغني عنها أو بطل إستعمالها أو يخشي عليها من التلف أو غير صالحة للإستعمال وعليهم أن يقدموا كشوفاً عنها كل ستة أشهر أو في أقل من ذلك إذا لزم الأمر إبتداءاً من أول شهر يوليو من كل عام إلى مدير المخازن أو من فى حكمه ليرفعها إلى رئيس المصلحة مشفوعة بمقترحاته وعلى رئيس المصلحة أن يبت فى هذه الكشوف خلال أسبوع من تاريخ العرض عليه 0

ـــــــــــــــــــــــ

1-   المادة 46 معدلة بالكتاب الدوري رقم 88 فى 5/11/1959 – كما صدر الكتاب الدوري رقم 3 لسنة 2000 والمنشور العام رقم 3 لسنة 2002 للإستفادة القصوى من المخزون السلعي الراكد0

وإذا ما تقرر التصرف فيها بالبيع فيقتضي مراعاة أحكام القسم الرابع من لائحة المناقصات والمزايدات (1) فى شأن بيع الأصناف وتحفظ هذه الكشوف بملف خاص للرجوع إليها عند الإقتضاء 0

الحد الأدنى للأصناف :

مادة 47 (2) – يجب على أمناء المخازن أن يخطروا مدير المخازن كتابة عن كل صنف أوشك على النفاذ قبل نفاذه بوقت كاف 0 لاتخاذ الإجراءات اللازمة لتموين المخزن به ( إذا رأي لزوم ذلك ) على أن يكون الشراء فى حدود الإعتمادات والمقايسات المصدق عليها 0

على أنه يجوز لرئيس المصلحة – عند الضرورة – الترخيص بالشراء بما لا يجاوز 25 % من قيمة المقايسة المعتمدة بشرط أن يسمح البند المختص بهذا الشراء وما زاد عن ذلك يؤخذ عنه الترخيص المالى اللازم 0

الإعتناء فى تسليم الأصناف :

مادة 48 – يجب على أمناء المخازن وغيرهم من الموظفين الذين يعهد إليهم بأصناف أن يتأكدوا عند تسلمها ، أن الأصناف التى تسلموها هي من نفس العينات المعتمدة بالمصلحة ، مع إثبات حالة الأصناف التالفة فى محاضر التسلم 0

الإختلاف عند التسليم والتسلم :

مادة 49 – إذا وجد خلاف بين المسلم والمتسلم فى الرأي عن نوع الأصناف أو مقدارها أو حالتها ، فيعرض الأمر على مدير المخازن للفصل فيه طبقاً للائحة 0

ـــــــــــــــــــــــ

(1)            يراعي أحكام الباب الثالث من اللائحة التنفيذية للقانون رقم 89 لسنة 1998 والخاصة ببيع المنقولات 0

(2)            المادة 47 معدلة بالقرار رقم 100 لسنة 1960 الكتاب الدوري رقم 21 فى 10/3/1960 0

المطابقة الشهرية بين دفاتر العهدة ودفاتر الشطب :

مادة 50 (1) – على أمناء المخازن الرئيسية أن يراجعوا فى اليوم الأول من كل شهر يناير وأبريل ويوليو وأكتوبر من كل عام القيود الواردة بدفاتر العهد لغاية نهاية الثلاثة الأشهر السابقة على المقيد بدفاتر الشطب 0

ويوقع كاتب الشطب أمام الباقي المبين بدفاتر أمناء المخازن كما يوقع هؤلاء على الباقي الذي يجب أن يبينه كاتب الشطب بخانة الملاحظات فى دفاتره فى أخر كل من شهر ديسمبر ومارس ويونيه وسبتمبر من كل عام

وفى الحالات التى لا يتيسر فيها هذه المطابقة لوجود المخازن بجهات بعيدة عن مقر أقلام الشطب يقوم أمين المخزن بتحرير كشوف من أصل وصورة فى المواعيد المحددة أنفا بأرصدة الأصناف من واقع الدفاتر وإرسالها إلى إدارة المخازن لمطابقتها على دفاتر الشطب وتعاد الصورة إلى المخزن بعد التوقيع عليها بما يفيد المراجعة وصحة القيود من كاتب الشطب المختص ويتبع هذا أيضاً بالمخازن الإقليمية 0

عدم جواز إنابة الغير للعمل :

مادة 51 – لا يجوز قطعياً لأمناء المخازن ، أو من كان فى حكمهم ، أن ينيبوا عنهم أحداً ، فى أي عمل من أعمالهم ، قبل الحصول على ترخيص كتابي من مدير المخازن 0

ومن المفهوم ، أنه فى هذه الحالة يظل أمين المخزن أو صاحب العهدة ، مسئولاً عما بعهدته 0

ـــــــــــــــــــــ

1)   المادة 50 معدلة بالقرار السابق الإشارة إليه ص 14 0 1960

 

 

 

فتح وقفل المخازن :

مادة 52 – يتسلم أمناء المخازن مفاتيح أقسامهم من رئيسهم ، وعليهم أن يفتحوا أو يقفلوا مخازنهم بأنفسهم ، وألا يعهدوا بذلك للخفراء أو العمال فى أى وقت كان ، وعند الإقفال يختم أمين المخزن الباب بالشمع الأحمر ، ويسلم المفاتيح إلي رئيس أمناء المخازن ، داخل علب مختومة " أحراز " ليحفظها فى دولاب ، تكون واجهته من زجاج ، حتي إذا حصل حريق يمكن الوصول إليه حالاً 0

وفى حالة فقد أو كسر أحد المفاتيح يجب عمل محضر بذلك ، ورفع الأمر لرئيس المصلحة للتصرف ، على أن يراعي ضرورة تغيير القفل بأخر من نوعه على حساب المسئول عن الفقد أو الكسر ، ولا يجوز قطعياً عمل مفتاح أخر بدل الفاقد أو المكسور 0

وفى كلتا الحالتين يكون صاحب العهدة مسئولاً عما بعهدته 0

العناية في تسلم وصرف الأصناف :

مادة 53 – يجب على أمناء المخازن مراعاة الدقة التامة في التحقق من نوع الأصناف الواردة والمصروفة وعددها ومقاسها ووزنها ومواصفاتها إذ أنهم سيكونون مسئولين عن أى عجز أو ظهر عند الجرد 0

وكل صنف – جديد أو مستعمل – يصيبه تلف بسبب عدم العناية فى المحافظة عليه بعد تسلمه بالمخزن ، يتحمل أمين المخزن المسئول قيمة الخسارة التى تترتب على هذا الإهمال 0

طريقة صرف الأصناف :

مادة 54 – يراعي عند صرف صنف من المخازن البدء بصرف الأقدم منه أولاً ، ثم التالي في الأقدمية وهكذا ، ليكون المحفوظ منه بالمخازن من أحدث تاريخ 0

كما أنه يجب البدء أولاً بصرف الأصناف ، التى من نوع عينات قديمة يكون قد تقرر أستبدالها بعينات حديثة ، إلى أن ينفذ الموجود منها بالمخازن 0

الباب الثاني

حسابات المخازن – الدفاتر والإستثمارات

وكيفية إستعمالها

الفصل الأول

الدفاتر والإستثمارات

الدفاتر والإستثمارات بإدارة المخازن :

مادة 55 (1) – أولاً – الدفاتر والنماذج المخزنية المبينة بعد هي التى تستخدم بإدارة المخازن ويجب العمل بها طبقاً للتعليمات الخاصة بكلاً منها :

1 – إذن إضافة ( نموذج " 1" مخازن حكومة ) ذو الرقم والمجموعة المسلسلين تحرر هذا المستند إدارة المخازن ( الشطب ) وأمين المخزن الفرعي بإضافة الأصناف الواردة للمخازن ( مستديم – مستهلك – كهنة وخردة ) مع إويضاح قيمتها حسب الوارد بمستند الإضافة ويحرر من أصل و3 صور :

الصورة الأولى : ويتم إرفاقها بأصل الفواتير والمطالبات مع إستمارة إعتماد الصرف ( 50 حسابات ) وترسل إلى إدارة الحسابات لسداد القيمة بعد المراجعة 0

والصورة الثانية : ترسل إلى وحدة رقابة المخزون مع صورة من الفاتورة أو المطالبة كمستند بقيد الأصناف الواردة بسجلاتها الرقابية  0

والصورة الثالثة : تحفظ مع صورة الفاتورة أو المطالبة بإدارة المخازن ( الشطب ) كمستند لقيد الأصناف الواردة بدفتر الشطب ( نموذج  "4" مخازن حكومية ) ودفتر يومية المخزن ( نموذج "5" مخازن حكومية ) مع بقاء الأصل ثابتاً بالدفتر للرجوع إليه عند الحاجة 0

2 – طلب وإذن صرف ( نموذج "2" مخازن حكومية ) ويستخدم لطلب وإذن صرف الأصناف من المخازن وتعطي رقماً مسلسلاً سنوياً ويبين به قيمة الأصناف المنصرفة أو المخصومة ويعتمد من مدير المخازن 0

3 – دفتر عهدة المخزن ( نموذج "3" مخازن حكومية ) ويمسك هذا الدفتر بمعرفة أمناء المخازن الرئيسية والفرعية لقيد الأصناف الواردة للمخازن والمنصرفة منها

4- دفتر الشطب ( نموذج "4" مخازن حكومية ) يستخدم هذا الدفتر لقيد جميع الأصناف الواردة للمخازن الرئيسية والفرعية والمصروفة منها أول بأول ، ويدخل في ذلك الأصناف الواردة مباشرة من الموردين للفروع التي ليس بها مخازن وكذلك الأصناف المصرح للفروع بشرائها محلياً ، ويستخدم دفتر شطب مستقل لقيد الأصناف الواردة للمخازن الفرعية والمنصرفة منها 0

أما الأصناف التى يتم خصمها بسبب العجز أو الفقد أو التلف أو البيع أو الإهدار فيتم قيد كمياتها بخانة صرفيات أخري – ويمكن إستخدام هذا الدفتر لأكثر من سنة مالية ، على أن يقفل سنوياً ويفتح صفحة جديدة للسنة التالية يثبت فى السطر الأول منها فى حساب كل صنف مقدار الباقي منه فى العهدة فى أخر السنة السابقة وقيمته من واقع أخر سعر توريد مع تخصيص صفحة مستقلة لكل صنف 0

ولا يجوز أن يمسك هذا الدفتر أمناء المخازن 0

5- دفتر يومية المخزن ( نموذج "5" مخازن حكومية ) تقيد فيه إجمالى قيمة أذون الإضافة وأذون الصرف لكل مخزن على حدة بحسب تسلسل أرقامها ويستخدم هذا الدفتر أيضاً بالمخازن الفرعية 0

6- محضر جرد الأصناف ( نموذج "6" مخازن حكومية ) يبين به الأرصدة الدفترية للأصناف التى بالعهدة والموجودة منها فعلاً من واقع الجرد وقيمتها الدفترية 0

7- كشف الزيادة أو العجز ( نموذج " 7 " مخازن حكومية ) لبيان مقدار وقيمة الزيادة أو العجز فى العهدة وأسبابه مشفوعة بملاحظات مدير المخازن 0

8- طلب إرتجاع أصناف ( نموذج " 8 " مخازن حكومية ) ويستخدم عند إعادة أصناف من العهد الشخصية أو العهد الفرعية إلى المخازن ويبين به حالة الصنف المرتجع وقيمته 0

9- طلب خصم الأصناف التالفة أو المفقودة ( نموذج " 9 " مخازن حكومية ) ويستخدم عند فقد أو تلف أى صنف بالمخازن أو العهد ويبين به الحالة التى وجد عليها الصنف ورأي لجنة الفحص عن أسباب الفقد أو التلف 0

10- كشف عهدة نموذج 10 مخازن حكومية ويستخدم لقيد الأصناف الموجودة بعيدة كل عامل  والمخصوم منه ورصيد ما بعهدته.

  11_ كشف الأحتياجات السنوية لمستلزمات السلعية نموذج 11 مخازن حكومية ويستخدم لبيان جميع الأصناف المطلوبة سنويا بمختلف بنود الباب الثاني من المستلزمات السلعية بالموازنة.

12_ محضر لجنة الفحص نموذج 12 مخازن حكومية ويستخدم عند فحص الأصناف التي ترد للمخازن من الموردين أو غيرهم ويحرر بمعرفة لجنة الفحص .

13_ كشف إجراءات بيع أصناف نموذج 13 مخازن حكومية ويستخدم عند بيع أصناف راكدة أو مستغني عنها أو كهنة أو خردة. 

14_  (سجل إجمالي موجودات المخازن والعهد الشخصية ) تمسك إدارة المخازن سجلا يقيد به في نهاية كل سنة مالية إجمالي قيمة موجودات كل مخزن رئيسي أو إقليمي أو فرعي أو ورشة، سواء كانت من الأصناف المستديمة أو المستهلكة أو الكهنة.

15_ (سجل قيد حوادث السرقة والحريق والتلاعب. ...إلخ) تمسك إدارة المخازن سجلا لقيد جميع حوادث السرقة والحريق والتلاعب والتبديد ...إلخ.، يبين فيه تباعاً أمام كل حادث ، ما اتخذ من الإجراءات، والادوار التي مر بها الحادث .

16_ (سجل قيد الأشياء الثمينة) مثل التحف والصور والأثاث الفاخر .... إلخ.

17_ (دفتر قيد الخامات المصروفة للتشغيلات أو للإصلاحات ).

18_(سجل حصر الأصناف المثبتة بالمنشأت الحكومية).

19_ دفتر قيد الفواتير الواردة للمخازن لتتبع الإجراءات نحوها وتحديد المسئولية في حالة التأخير

 

الدفاتر والاستمارات بإدارة المخازن الإقليمية:

مادة 56 _ تمسك إدارة المخازن الإقليمية جميع الدفاتر والاستمارات المستعملة بإدارة المخازن الرئيسية ، ويمكنها استعمال دفتر عهدة المخزن " استمارة 118 حسابات كدفتر شطب لعهدة المخازن الفرعية بدلاً من دفتر الشطب " استمارة 115 حسابات " .

الدفاتر بأقسام المخازن الرئيسية والإقليمية :

مادة 57 _ يمسك أمناء المخازن الرئيسية والإقليمية :

1) دفتر العهدة استمارة 118 حسابات ليقيد فيه أمين المخزن جميع الأصناف الواردة أو المصروفة للمخازن أو المصروفة منها بمجرد تسلمها أو صرفها وتتبع طريقة القيد فيه ما يتبع في دفتر الشطب " استمارة 115 حسابات ".

2 ) مفكرة بالشهادات الإدارية المحررة عن الأصناف الموردة قبل تقديم فاتورة التاجر أو المتعهد

3 ) مفكرة بالأصناف التي تكون تكملة لمرتب مقرر وذلك لصرف حين ورودها .

الدفاتر بالمكتبات :

مادة 58 _ يمسك أمين المكتبة الدفاتر الآتية :

1 ) سجل قيد الكتب والمجلات الموجودة والواردة للمكتبة .

2 ) سجل قيد الكتب المعارة .

3 ) فهرس ببيان محتويات المكتبة حسب الحروف الهجائية .

الدفاتر والاستمارات بالمخازن الفرعية :

مادة 59 _ يمسك أمين المخزن الفرعي الدفاتر والاستمارات الأتية :

1)    إستمارة رقم 111 حسابات لطلب الأصناف اللازمة للمخزن ولصرف أصناف منه ، و يجب ان يعطي لكل استمارة رقم مسلسل ، ويبين بها مقدار الباقي في المخزن من الصنف أو الأصناف المدونة بها .

2)    دفتر مستند تسلم "استمارة 112 حسابات" لقيد الأصناف المستديمة و المستهلكة الواردة للمخزن أو المرتجعة له .

3) دفتر يومية المخزن " استمارة 114 حسابات "تقيد فيه جميع أذون التسليم والصرف ، بحسب تسلسل أرقامها .

4)    استمارة رقم 117 سايرة لطلب أدوات كتابية من المخزن الرئيسي .

5)    دفتر العهدة استمارة 118 حسابات لقيد جميع الأصناف الواردة والمصروفة ، مستديمة أو مستهلكة كل على حدة مع تخصيص صفحات للأصناف المستعملة وصفحات الكهنة .

6) دفتر إجمالي العهدة استمارة 118 أ مكرر حسابات لبيان أصل العهدة وما توزع منها علي الوحدات والموظفين والمستخدمين .

7)  محضر جرد المخازن استمارة 121 حسابات .

8)  كشف الزيادة والنقص استمارة 122 حسابات .

9)    كشف إرجاع الأصناف استمارة 187 حسابات .

10)  استمارة خصم الأصناف التالفة أو الفاقدة رقم 188 حسابات

11)  كشف العهدة الشخصية استمارة 193 حسابات الخاصة بعهدة كل موظف أو مستخدم 0

12)    دفتر قيد الأصناف المصروفة للاستهلاك كاملين والعليق والأدوية والوقود ... إلخ .

13)   دفتر قيد الأصناف الكهنة حسب ترتيب تواريخ ورودها .

14)   دفاتر قيد استهلاك الوقود في الآلات والسيارات.

ويتولى أمين المخزن في جميع المخازن الفرعية القيد في دفاتر المخزن وفي وفي المخازن الفرعية الكبرى التى يوجد بها كاتب مخزن يقوم هذا الكاتب بالقيد في الدفاتر تحت مسئولية أمين المخزن 0

الدفاتر والاستمارات بالفروع والوحدات :

مادة 60 – الفروع والوحدات التى ليس بها مخزن تمسك الدفاتر والاستمارات التالية :

1. طلب وصرف أصناف استمارة 111 حسابات لطلب الاصناف اللازمة للفرع أو الوحدة  المصالح التى لديها استمارات خاصة لطلب الاصناف المعدة للإستهلاك يمكنها إستعمال استماراتها الخاصة

2.  استمارة رقم 117 سايرة لطلب أدوات كتابية من المخزن التابع له الفرع 0

3. دفتر العهدة استمارة 118 حسابات لقيد الاصناف المستديمة والمعدة للاستهلاك الواردة والمصروفة أولاً فأولا على أن يقطع الباقي بعد كل عملية مع مراعاة إمساك دفتر خاص للأصناف المستديمة وأخر للأصناف المعدة للإستهلاك ويمكن إمساك دفتر واحد مع تخصيص صفحات مستقلة لكل من هذين النوعين، ويمكن استعمال هذا الدفتر إلى أن ينتهي على أن تفصل عملية كل سنة على حدة 0

4.   كشف إرجاع الاصناف استمارة 187 حسابات 0

5.  كشف العهدة الشخصية استمارة 193 حسابات عن الاصناف المستديمة عهدة الموظفين والمستخدمين التابعين للوحدة أو الفرع مؤيدة بإيصالات التسلم المعتمدة 0

6.     دفتر قيد حركة التنقلات بالسيارات والموتوسيكلات لمراقبة استهلاك كميات البنزين والزيوت " استمارة 14 واستمارة 42 ن . م " 0

7.     دفتر قيد استهلاك الوقود بأنواعها في الرفاصات والماكينات وما يماثلها 0

الدفاتر والاستمارات والورش :

مادة 61 – تمسك الورش الدفاتر والاستمارات الاتية :

1.  مقايسة ورشة استمارة 190 حسابات تحرر هذه الاستمارة لبيان الخامات والمواد اللازمة للتشغيل من واقع الاستمارة رقم 111 حسابات او الاستمارة رقم 210 حسابات مضافا إليها قيمة الأجور المستحقة 0

2.  إذن الورشة استمارة رقم 191 حسابات تستعمل هذه الاستمارة لطلب إصلاحات بالورشة وأما طلبات التشغيل فتحرر على استمارة رقم 111 حسابات 0

3.  جدول وقت الورشة استمارة 192 حسابات يستعمل هذا الجدول لبيان العمل الذي يؤديه كل صانع عن كل عملية على حدة 0

4.  دفتر قيد المشغولات بالورش استمارة رقم 209 حسابات يقيد في هذا الدفتر جميع الاشغال التى أنجزت والتى تحت التشغيل بالورش 0

5.  طلب أصناف للورشة استمارة 210 حسابات تستعمل هذه الاستمارة لطلب أصناف للورشة سواء للتشغيل أو للإصلاح 0

6.  دفتر قيد المواد الأولية المصروفة للتشغيلات أو للإصلاحات 0

7.  سجل الاصناف المعدة للإستهلاك كالوقود والزيوت والاسطبة وغير ذلك 0

 

مستندات قيد الاصناف الواردة :

مادة 62 – تقيد الاصناف الواردة في دفتر العهدة بموجب الاستمارة رقم 112 حسابات ذات الرقم والمجموعة المسلسلين مرفقاً بها أحد المستندات الأتية :

1. فاتورة التاجر أو كشف شهادة إدارية يعتمدها مدير المخازن ببيان الاصناف الواردة فعلاً لحين ورود الفاتورة من التاجر 0

2. استمارة رقم 111 حسابات عن أصناف واردة من مصلحة أخرى أو من مخزن أخر 0

3.  استمارة رقم 122 حسابات عن الاصناف التى ظهرت زيادة بالعهدة عند الجرد 0

4.  الاستمارة رقم 187 حسابات الخاصة بالاصناف المرتجعة 0

5.  الاستمارة رقم 190 حسابات الواردة مع اصناف صار تشغيلها بورش المصلحة 0

6.  شهادة إدارية .

مستندات قيد الاصناف المصروفة :

مادة 63 – الاصناف المصروفة من المخازن تقيد بموجب الاستمارة رقم 111 حسابات طلب الصرف والإذن به وتعطي رقماً مسلسلاً ويرفق بها أحد المستندات الأتية في الحالات المبينة أمام كل منها :

1.     الاستمارة رقم 122 حسابات عن العجوزات المعتمدة من السلطات المختصة 0

2.     الإستمارة رقم 187 حسابات عن الأصناف المرتجعة والمطلوب صرف بدل منها 0

3.     الاستمارة رقم 188 حسابات عن الأصناف التالفة أو الفاقدة بالمخازن وذلك بعد إعتمادها من السلطات المختصة 0

4.     الاستمارة رقم 189 حسابات عن الأصناف المبيعة ومعها قسيمة توريد الثمن استمارة 33 حسابات 0

5.     الاستمارة رقم 190 حسابات عن الاصناف المطلوبة للتشغيل أو للإصلاح 0

6.     شهادة إدارية 0

 

الفصل الثانى

كيفية القيد في الدفاتر والاستمارات

ـــــــــــــــــــــــــ

القيد فى الدفاتر بأنواعها :

مادة 64 – يجب أن يتم القيد فى دفاتر المخزن بأنواعها – سواء كان المخزن رئيسياً أو إقليمياً أو فرعياً أو ورشة – بمجرد تسلم أو صرف أي صنف – مستديم أو مستهلك – ولا يجوز إرجاء قيد عمليات اليوم ليوم تال 0

ويراعي عند القيد التفرقة بين أنواع الصنف الواحد ، بحسب مميزاته من حجم ووزن وقوة 000 إلخ 0

كيفية القيد بدفتر عهدة المخزن :

مادة 65 – يقيد أمين المخزن الأصناف الواردة للمخزن والمصروفة منه فى دفتر العهد " إستمارة 118 حسابات " أولاً بأول ، ويبين بعد كل عملية من عمليات الإيرادات والصرف ، مقدار الباقى بالعهدة من كل صنف ، ليكون مطابقاً فعلاً للموجود بالمخزن 0

قيد الأصناف المصروفة للإستهلاك :

مادة 66 – الأصناف المصروفة للإستهلاك اليومي ، طبقاً لمعدلات أو مرتبات أو مقايسات مقررة – تصرف بموجب إيصالات معتمدة ، من صورتين وتقيد فى دفتر خاص ، ويجمع فى نهاية كل أسبوع أو نهاية كل شهر ، حسبما يناسب كل حالة ، ويعمل بها كشف يوقع عليه موظف مسئول ويرفق به إذن الصرف " إستمارة 111 حسابات " لخصمها دفعة واحدة فى دفتر العهدة " إستمارة 118 حسابات " ثم يرسل الكشف ومعه صور من مستندات الصرفيات ، مع صورة من إذن الصرف إلى إدارة المخازن لمراجعته طبقاً للمعدلات والمقررات والمقايسات المعتمدة ، والتأشير عليه بما يفيد ذلك ، وللخصم بموجبه من دفتر العهدة " إستمارة 118 حسابات " ويحفظ الكشف مع مرفقاته فى ملف خاص ، للرجوع عند اللزوم 0

ويجب أن يبين فى الدفتر الخاص المشار إليه أنفا الكميات المصروفة حسب المرتبات المقررة دفعة دفعة ، وتاريخ الصرف والغرض منه 0

أما الأصناف غير المقرر لها مرتبات ثابتة – فأنه يجب على المتسلم أن يمسك لها حساباً فى دفتر خاص ، يبين به كيفية التصرف فى هذه الأصناف بموجب إيصالات معتمدة ، ويحرر عنها كشفاً فى نهاية كل شهر ، يتبع نحوه ما يتبع نحو الأصناف المقررة لها مرتبات 0

ويكون جميع من يتسلمون أصنافاً معدة للإستهلاك مسئولين عن إستعمال تلك الأصناف فى الغرض المصروفة لأجله ، دون سواه 0

وعلىة المصالح أن تضع الأنظمة الكفيلة لمراقبة حسن إستعمال هذه الأصناف بأنواعها ، والحد من الإسراف فى إستهلاكها ، مع التشديد في معاقبة المسئولين عن مخالفة ذلك 0

قيد إستهلاك البنزين والزيوت 000 إلخ (1) :

مادة 67 – لمراقبة إستهلاك كميات البنزين والزيوت ،يجب على سائقى السيارات والموتوسيكلات أن يمسكوا دفاتر لبيان حركة التنقلات ، مع بيان المسافات على التقريب بالكيلو متر 0

وعلى سائقى الرفاصات والماكينات أن يمسكوا دفاتر يبين بها إستهلاك الوقود بأنواعها ، من واقع عدد ساعات الإدارة 0

ــــــــــــــــــــ

(1) يرجع للمواد 523 ، 531 ،532 من اللائحة المالية للموازنة والحسابات المعدلة طبعه 2001 0

قيد الأصناف المشتراه أو الموردة للفرع أو الوحدة :

مادة 68 – فى حالة شراء أدوات أو أصناف بمعرفة وحدة أو فرع بترخيص خاص ، أو فى حالة توريد أصناف مباشرة من متعهد تمت إجراءات التعاقد معه بمعرفة إدارة المخازن يتبع نحوها ما يأتي :

أ‌-   إذا كان بالفرع أو الوحدة مخزن ، فتتخذ إجراءات تسلم الأصناف بالمخزن بالإستمارة "رقم 112 حسابات " ويحتفظ أمين المخزن بصورة من الفاتورة مع الصورة الأصلية من مستند التسلم بالمخزن ، ويرسل النسخة الأصلية والصورة الثانية من الفاتورة مع صورتي الإستمارة " رقم 112 حسابات إلى إدارة المخازن لقيد الأصناف بدفتر المشتريات " إستمارة 68 حسابات " وبدفتر عهدة المخزن الذى تسلم الأصناف " إستمارة 118 حسابات " سواء أكانت الأصناف مستديمة أم مستهلكة ثم تحتفظ بصورتي الفاتورة ومستند التسلم ، وترسل نسخة الفاتورة الأصلية ومعها صورة من الإستمارة " رقم 112 حسابات " إلى قسم حسابات المصلحة لصرف القيمة ، بعد المراجعة 0

وإذا كانت الأصناف موردة من مصلحة حكومية ، فتحل الإستمارة " رقم 111 حسابات " محل الفاتورة ولا تحتفظ إدارة المخازن بصورة مستند التسلم " رقم 112 حسابات " إذ أن إحدي الصورتين يحتفظ بها قسم حسابات المصلحة مع صورة إذن الصرف " إستمارة 111 حسابات " مستند للتسوية ، ويرفق صورة الإستمارة " رقم 112 حسابات " ومعها صورة من إذن الصرف " إستمارة 111حسابات " بحافظة السداد المرسلة للمصلحة التى ورت الأصناف 0

ب‌-  إذا لم يكن بالفرع أو الوحدة مخزن ، فبعد التأشير بتسلم الأصناف بعد فحصها حسب أحكام هذه اللائحة يحرر المتسلم " إستمارة 111 حسابات " من خمس صور يحتفظ بإحداهما ، ويرسل الأربع صور الباقية إلى إدارة المخازن ومعها الفواتير ، لقيد الأصناف بدفتر المشتريات ولتحرير إذن تسلم الأصناف بالمخازن الرئيسية " إستمارة 112 حسابات " وإرفاق صورة منه مع صورة من الإستمارة "رقم 111 حسابات " وصورة الفاتورة لقيد الأصناف بموجبها بدفتر الشطب " إستمارة 115 حسابات " ودفتر إضافتها عهدة متسلم الأصناف بدفتر " إستمارة 114 حسابات " ( إضافة وخصما ) أو بكشف العهدة الشخصية " إستمارة 193 حسابات " أو بكليهما ،حسبما يكون الحال ، وإرسال صورتي الإستمارتين " رقم 11 و 112 حسابات " إلى أمين المخزن الرئيسي ، لقيد الأصناف بدفتر عهدة المخزن " إستمارة 118 حسابات (إضافة وخصماً ) الإستمارتين " رقم 111 و 112 حسابات " إلى قسم حسابات المصلحة لصرف القيمة ، بعد المراجعة 0

وإذا كانت الأصناف موردة من مصلحة حكومية ، فتتبع نحوها الإجراءات المبينة فى الجزء الثاني من الفقرة (أ) من هذه المادة 0

قيد الأصناف المشتراه من نقود السلفة :

مادة 69 – الأصناف المستديمة أو المستهلكة التى تشتري من نقود السلفة وغيرها يجب أن ترسل مستنداتها مع طلب الصرف ( إستمارة 111 ع . ح ) إلى إدارة المخازن لتحرير مستند التسليم ( إستمارة 112 ع . ح ) حتى بعد قيد الأصناف بدفتر العهدة ( إستمارة 118 ع . ح ) ودفتر الشطب 115 ع .ح ( خصما وإضافة ) وكذا بدفتر قيد المشتريات ( إستمارة 68 حسابات ) وبدفتر عهدة المخزن الرئيسي كما لو كانت الأصناف وردت وصرفت فعلا منه ، أما بالنسبة للأصناف المستهلكة التى تشترى للإستعمال المباشر ولا يزيد ثمن الصنف الواحد فيها على جنيه مصرى واحد فيكتفى فيها بتحرير إقرار وشهادة مصدق عليها من الرئيس المسئول بما يفيد ورود الصنف وإستعماله مباشرة ( دون أن يضاف إلى عهدة المخزن ) (1)

ــــــــــــــــــــــــــ

(1)    الفقرة الأولى من المادة 69 معدلة بالقرار السابق الإشارة إليه ص 15

 

 

 

وحتى لا تتاخر إستعاضة مصروفات السلفة يمكن عمل ملحق " فيش " يوضح به البيان الكافى ، ويوقع عليه رئيس الموظف الذي بعهدته السلفة ، ويرفق " بكشف الإستعاضة " إلى أن تصل المستندات الأصلية إلى إدارة حسابات المصلحة 0

قيد الكتب بالمكتبات (1) :

مادة 70 – لا تمسك مكتبات المصالح دفتر عهدة الصنف المستديم " إستمارة 118 حسابات " عن الكتب التى تصرف لها من المخازن ، ولكن تقيدها فى دفتر خاص يدعي " دفتر قيد الكتب "

ويمسك دفتر خاص لقيد الكتب المعارة 0

قيد العهد الفرعية :

مادة 71 – تنقسم العهد الفرعية ، من الأصناف المستديمة والمستهلكة إلى نوعين :

النوع الأول :

وهو الذي تنتهي مسئوية أمين المخزن عنه بمجرد صرف الصنف ، وهذا ينطبق على الأصناف المستديمة والمستهلكة المصروفة من مخزن رئيسى إلى مخزن إقليمي أو إلى مخزن فرعي أو من مخزن إقليمي إلى مخزن فرعي تابع له 0

والأصناف المصروفة تخصم عند صرفها بدفتر عهدة المخزن " إستمارة 118 حسابات " ودفتر الشطب " إستمارة 115 حسابات " ودفتر يومية المخزن " إستمارة 114 حسابات " نظير قيدها بدفتر " إستمارة 118 حسابات " الممسوك بإدارة المخازن كدفتر شطب لعهدة الفروع وعندما يتسلم المخزن الإقليمي أو المخزن الفرعي هذه الأصناف تضاف بدفتر العهدة " إستمارة 118 حسابات " أنظر المادة رقم 260

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

(1) يرجع للباب السادس من هذه اللائحة المواد من 275 حتى 281

 

 

ويتبع هذا القيد أيضاً فيما يختص بالأصناف المصروفة لوضعها فى منشأت حكومية كالمكاتب والإستراحات 000 إلخ 0 غير التابعة لمخزن فرعي 0

ويستثني من ذلك الأشياء الثمينة ، مثل التحف والصور والأثاث الفاخر ، من مناضد وكراسي وسجاجيد وستائر إلخ 0فأنها لا تقيد فى الجهة التى توجد بها فى دفتر العهدة " إستمارة 118 حسابات " ولكن يمسك عنها سجل خاص ، تقيد فيه الأصناف بالترتيب الموضوعة به فى مكان وجودها مع بيان أوصافها بيانا فنياً دقيقاً وتعيين أنواعها ومميزاتها وصورها الفوتوغرافية وأثمانها أو القيمة المقدرة لكل منها واي تغيير فى الأوضاع أو تعديل فى الأشكال أو الأصناف يجب أن يذكر أمام كل صنف ، أولا فأول وذلك لسهولة الأستدلال عليه فى حالة التلف أو الفقد أو فى حالة إستبداله بأخر 0

وعند نقل اصناف من مخزن إقليمي إلى مخزن إقليمي أخر ، أو من مخزن فرعي إلى مخزن فرعي أخر تابعين لمصلحة واحدة يجب على أمين المخزن أن يرسل صورة من إذن الصرف إلى إدارة المخازن لعمل النقل اللازم خصماً الفروع 0 وعلى أمين المخزن المتسلم أن يرسل صورتين من الإستمارة " رقم 111 حسابات " وصورة من الإستمارة " رقم 112 حسابات " إلى إدارة المخازن وصورة أخرى من كل منهما إلى المخزن المصروفة منه الأصناف للمراجعة والمطابقة 0

النوع الثاني :

وهو الذي لا تنتهي مسئولية أمين المخزن عنه بمجرد صرف الصنف وهذا ينطبق على الاصناف المستديمة المصروفة من المخازن الفرعية للإستعمال فى منشأت حكومية كالاستراحات وأقسام المستشفيات والمدارس ومكاتب الموظفين والبواخر إلخ 0 فهذه لا تخصم عند صرفها بدفتر العهدة " إستمارة 118 حسابات ولكن تقيد بدفتر إجمالى العهدة 118 أ مكرر حسابات " بموجب إيصالات معتمدة وكذا تقيد بكشف العهدة الشخصية " إستمارة 193 حسابات " وعند تسلمها يقيدها المتسلم بدفتر العهدة " إستمارة 118 حسابات " أو بكشف العهدة الشخصية " إستمارة 193 حسابات " الخاصة به ، حسبما يكون الحال 0

ويجب أن يلاحظ ضرورة فتح ملف خاص لكل صاحب عهدة تحتفظ به " الإستمارة رقم 193 حسابات ومعها صور أذون الصرف والإضافة ، ولا يجوز صرف أصناف جديدة بدل أصناف قديمة بدون كشف إرجاع استمارة 187 حسابات وفي حالة الإستعجال يمكن صرف الصنف الجديد قبل إنعقاد اللجنة لفحص الأصناف المرتجعة بإعتماد رئيس الوحدة أو الفرع وإذا ظهر للجنة الفحص فيما بعد أن الصنف المرتجع كان في الإمكان إستعماله كما هو أو بعد إصلاحه فيتبع في هذه الحالة أحكام المادة رقم 302

ويجب أن يراعي تقسيم العهدة على المسئولين فعلاً عن الأقسام المختلفة كل حسب عهدته لا أن يكتفي بإضافة جميع العهدة على شخص واحد كرئيس الفراشين فيما يختص بأثاث المكاتب مثلاً 0

أما الأصناف المستهلكة فتقيد في الدفاتر الخاصة بها والمشار إليها في المواد السابقة 0

قيد العهد الشخصية :

مادة 72 – الاصناف المستديمة المسلمة كعهدة شخصية لموظفين لأعمالهم المصلحية ، تخصم عند صرفها بدفتر العهدة " استمارة 118 حسابات " وتقيد بدفتر إجمالى العهدة " استمارة 118 أ مكرر حسابات " واستمارة العهد الشخصية " رقم 193 حسابات " وهذه اللااستمارة يجب حفظها في ملف خاص لكل صاحب عهدة ومعها صور أذون الصرف والإضافة 0

كل موظف لديه عهدة شخصية عن اصناف مستديمة يحسن أن يمسك كشفا بعهدته " استمارة 193 حسابات " لقيد الاصناف المسلمة اليه وما يرتجع منه حتي يمكنه من وقت لاخر ، مطابقته على الكشف المحفوظ بالملف الخاص بعهدته في الجهة المختصة 0

 

قيد الخامات المصروفة للتشغيلات أو للاصلاحات :

مادة 73 –

1 ) الخامات التى تصرف للتشغيلات او للاصلاحات تصرف بموجب إذن صرف " استمارة 111 حسابات " وتخصم عند صرفها فى دفتر العهد الفرعية " استمارة 118 حسابات " أو " 118 أ مكرر حسابات " وتقيد في سجل خاص لمراقبة إعادة بقاياها مع " الشهادة الإدارية "المبين بها مقادير الخامات التى استعملت والمقادير اللاباقية التى يجب أن يحرر بها " استمارة 187 حسابات " لاضافتها عهدة المخزن بموجب مستند التسليم " استمارة 112 حسابات "

2) الاصناف القديمة التى تستبل بأصناف جديدة كقطع الغيار وغيرها يجب إعادتها الي المخازن بموجب " الاستمارة رقم 187 حسابات " 0

قيد الأصناف المستديمة المثبتة :  

مادة 74 – الاصناف المستديمة المصروفة لتركيبها بالمنشات الحكومية بصفة ثابتة وبالاجماع جميع الثوابت الموجودة بالمنشات الحكومية يصير حصرها سجل خاص وتضاف عهدة رئيس الوحدة أسوة بالاصناف المستديمة0

ولا يدخل فى ذلك الأصناف المعتبرة جزءاً مكملاً للمبني 0

نقل الأصناف من عهدة الى عهدة أخرى :

مادة 75 – الاصناف المستديمة التى تنقل من عهدة شخص الى أخر دون المساس بالبواقي بدفاتر الشطب " استمارة 115 حسابات " يحرر عنها " استمارة رقم 111 حسابات " من اربع صور بعد تعديل عنوانها وجعله " طلب نقل عهدة اصناف " يوقع عليها متسلم العهدة الجديد ويحتفظ بصورة منها 0

لاضافة الاصناف بموجبها في كشفه الخاص بعهدته الشخصية وتسلم الثانية الى الموظف الذي نقلت الاصناف من عهدته وترسل اللاصورتان الباقيتان الى الموظف الممسوكة لديه دفاتر العهدة الشخصية لوضع احداهما بملف صاحب العهدة الاصلي والثانية بملف صاحب العهدة الجديد وذلك بعد التأشير عليهما بأنه صار إجراء التسوية اللازمة باستمارة العهدة الشخصية رقم 193 حسابات وبدفتر إجمالى العهدة رقم 118 أ مكرر حسابات 0

ولا يجوز أن تنتقل العهدة من موظف الى أخر بدون إعتماد مدير المخازن 0

مراجعة العهد الشخصية :

مادة 76 – على كاتب العهدة بإدارة المخازن أن يراجع من وقت لاخر مجموع الصنف نفسه حسب الوارد بدفتر العهدة " استمارة 118 حسابات "

أما في المخازن الفرعية فيراجع أمين المخزن لاإستمارة رقم 193 حسابات " على دفتر إجمالى العهدة رقم 118 أ مكرر حسابات الممسوك بمعرفته 0

عدم جواز تعديل الدفاتر المعتمدة :

مادة 77 – لا يجوز إحداث أي تغير أو تعديل فى الدفاتر والإستمارات المالية او استعمالها فى غير الغرض المقرر استعمالها له بدون ترخيص من وزارة المالية 0

استعمال الكربون ذي الوجهين :

مادة 78 – يجب استعمال ورق الكربون ذي الوجهين فى تحرير جميع الاستمارات والقسائم التى تحرر من أكثر من صورة واحدة 0

ويقتضي وضع ورق الكربون تحت الصورة الاخيرة من كل استمارة او قسيمة حتى تظهر الكتابة بظهرها 0

ويستثني من ذلك الاستمارات ذات الوجهين فانه يستعمل فيها الكربون ذو الوجه مع مراعاة ما جاء بالفقرة اللاثانية من المادة 258

التصحيح والكشط والتحشير :

مادة 79 – المحو والكشط والتحشير في الدفاتر والمستندات ممنوع قطعياً وكل تصحيح يقتضي إجراؤه يعمل بالمداد الاحمر ويوقع امامه الموظف المسئول ورئيسه المباشر مع اثبات التاريخ تحت كل توقيع 0

واذا كانت نتيجة التصحيح تعديل المجموع فيجب إعادة كتابته رقماً وكتابة وإذا تبقي جزء من موضع كتابته خالياً فيوضع خط أفقى أو ما يماثله حتي لا يساء استعماله 0

 

الباب الثالث

المقايسات السنوية وتموين المخازن

ـــــــــــــــــــ

الفصل الأول

المقايسات السنوية لتقدير اعتمادات الميزانية

ـــــــــــــــ

المقايسات السنوية :

مادة 80 – جميع الاصناف والمهمات اللازمة للوزارة او المصلحة او فروعها سواء كانت محتسبة على بند خاص للتوريدات او على بنود اخرى من الباب الثاني من ميزانية المصلحة يصير درجها في الاستمارة رقم 184 حسابات بمعرفة أمناء المخازن وموظف من القسم المطلوب له الاصناف تحت مسئولية واشراف مدير المخازن على أن يبين في ذيل المقايسة بنود الميزانية المختلفة والمبلغ الذى

خص كل بند 0

موعد تحضير المقايسات :

مادة 81 – تحضر المقايسات السنوية قبل بدء السنة المالية بتسعة اشهر وتخطر وزارة المالية في الحال لندب أحد مفتشيها لمراجعتها ومناقشتها محلياً على أن تكون جاهزة لارسالها نهائيا لوزارة المالية فى الموعد الذي تحدده وزارة المالية وذلك لتقدير قيمة الاعتماد اللازم درجة بالميزانية واخطار المصلحة بقيمة المقايسات المعتمدة لدرجها ضمن مشروع ميزانيتها 0

واذا تأخرت المصلحة عن المواعيد المقررة أنفاً فأن وزارة المالية ستدرج الاعتماد الذي تراه دون الاخذ بنتيجة المقايسات 0

وفي هذه الحالة يتحتم على المصلحة ان تضع مقايسات جديدة فى حدود المبلغ المعتمد وترسلها لوزارة اللامالية لمراجعتها واعتمادها 0

الانواع التى تتألف منها المقايسات :

مادة 82 – تتألف المقايسات السنوية من الأنواع الأتية :

أ ) الأصناف المستديمة     ب) الأصناف المستهلكة    ج ) الملابس 

د ) الاغذية والتعيينات     هـ ) العليق                     و ) الوقود..... إلخ .

كيفية تقدير كميات المقايسات :

مادة 83 – عند تقدير الكميات اللازمة من كل صنف يجب أن يراعي قبل كل شىء حاجة المصلحة الفعلية للصنف وللكمية المطلوبة 0

وللوصول الى تقدير الكمية اللازمة للاستهلاك العادي تتبع بصفة عامة الطريقة الاتية :

1.     يؤخذ متوسط استهلاك الثلاث سنوات الاخيرة اساساً للتقدير ثم يضاعف هذا المتوسط ليمثل ما يلزم للسنة الحالية وما يلزم للسنة التالية الحالية وكذا الكمية المعتمدة في المقايسة الاخيرة للسنة نفسها والباقي هو ما يدرج في خانة " المطلوب " بعد إضافة 25 % من متوسط الاستهلاك السنوي بصفة احتياطي لتموين الفروع في المدة من السنة 0

2.     إذا كانت هناك ظروف تستدعي تخفيض الكميات الخاصة بصنف معين أو الإستغناء عنه بتاتا لعدم استمرار المصلحة فى استعماله فأنه يجب مراعاة ذلك عند تحضير المقايسات مع بيان هذه الظروف في خانة الملاحظات كما يجب ذكر الاسباب الداعية للزيادة إذا كان هناك حاجة لطلبها 0

3.     في التقديرات الخاصة بالملابس والاغذية والعليق والوقود حسب المرتبات المقررة يجب ان يبين الاساس الذي بنيت عليه هذه التقديرات 0

 

كيفية تقدير أثمان الاصناف بالمقايسات :

مادة 84 – تقدر اثمان الاصناف التى تدرج بالمقايسات بحسب اسعارها في العقود الاخيرة ما لم يكن هناك من مبررات يستوجب تقديرها علي اساس اخر 0

اعتماد المقايسات وعلاقته بعمل المناقصات :

مادة 85 –

اولاً : يجب الإعلان عن مناقصات الاصناف الواردة بالمقايسات بمجرد حلول المواعيد المقررة للإعلان 0

ثانياً : أ) إذا ظهر بعد إعتماد المقايسات اختلاف بين مقادير بعض الأصناف المعلن عنها والمقادير التى اعتمدتها وزارة المالية فيراعي تخفيض المقادير عند البت في المناقصة 0

ب) وإذا اتضح من نتيجة المناقصة أن قيمتها اللاالاجمالية تزيد على القيمة المقدرة في المقايسة فعلي مدير المخازن أن يقدم على الفور إلى رئيس المصلحة – للنظر وتقير ما يراه – مذكرة تفصيلية بإقتراحاته لتخفيض بعض الكميات أو الإستغناء عن بعض الأصناف مع مراعاة حاجة العمل في كل حالة وذلك لمواجهة اللافرق بين الأثمان الواردة في المناقصة والتقدير المعتمد في المقايسات 0

وفي كلتا الحالتين تستعمل المصلحة الحق المخول لها في شروط المناقصات الواردة بالمادة رقم 137 0

ثالثاً : الأصناف اللازمة " لخدمات جديدة " مطلوب لها اعتماد خاص ضمن اعتمادات الباب الثاني ولم يسبق تخصيص مبالغ لها بالميزانية الحالية لا يجوز طرحها فى المناقصة إلا بعد الموافقة على الإعتماد وصدور قانون ربط الميزانية 0

الفصل الثاني

تموين المخازن

ـــــــــــــــــــ

تموين المخازن :

مادة 86 – على مدير المخازن أن يعمل على تموين المخازن في الوقت المناسب بما لا يزيد على القدر الكافي لسير الاعمال وفي حدود المقايسات المعتمدة 0

وعليه أن يلاحظ ألا تنقص مقادير الاصناف الباقية بالمخازن عن المنظور الاحتياج إليه وعليه في هذه الحالة أن يقدم لرئيس المصلحة بيانا في حينه لاتخاذ ما يلزم لسد هذا النقص 0

الارتباط بالشراء في حدود المقايسات والاعتمادات :

مادة 87 – مدير المخازن مسئول عن اي ارتباط يحصل لشراء اصناف غير معتمدة بالمقايسات او يترتب على شرائها تجاوز الاعتمادات المقررة وعليه الرجوع في كل وقت لدفتر قيد الارتباط قبل التصريح بالشراء 0

دفتر قيد الارتباطات :

مادة 88 – يمسك سجل خاص لبيان المبالغ المعتمدة لشراء اصناف على مختلف بنود الباب الثاني – كل بند على حدة – ولا يجوز الارتباط بشراء اصناف قبل الرجوع الى هذا السجل لمعرفة الباقي الذي يمكن الارتباط في حدوده وقبل التصريح بعمل مناقصات عامة أو محلية يجب ان تخصم القيمة الاجمالية المقدرة للاصناف المزمع شراؤها من قيمة الاعتماد او من القيمة الباقية منه بدون ارتباط وإذا ظهر من نتيجة المناقصة أن قيمتها تزيد أو تقل عن القيمة المقدرة لها فيعدل الباقي من الاعتماد بالنقص او بالزيادة حسبما تكون الحال ويجب أن يترك مبلغ كاف بصفة " احتياطي " لتغطية المشتريات الصغيرة التى تصرف اثمانها من السلف الموجودة بالمصلحة وفروعها 0

دفتر قيد المشتريات على المقايسات :

مادة 89 – على إدارة المخازن قيد الاصناف المشتراه بالدفتر رقم 68 حسابات كل مقايسة على حدة وذلك لمراقبة عدم تجاوز مقادير وأثمان الاصناف المعتمدة مع ملاحظة بيان ما قد ينتج من وفر بسبب هبوط أثمان الاصناف بخانة الملاحظات 0

الاعتمادات الخاصة بشراء اصناف :

مادة 90 – لا يجوز استعمال الاعتمادات المخصصة لشراء اصناف في غرض اخر كما لا يجوز صرف مبالغ معتمدة لشراء اصناف او مهمات معينة في شراء اصناف اخري دون الحصول على الترخيص المالى 0

وعلى مديري الحسابات ملاحظة الصرف على اعتمادات الميزانية طبقاً للمقايسات المعتمدة 0

شراء اصناف غير منظورة :

مادة 91 – يمكن للمصالح شراء اصناف لم تكن منظورة عند عمل المقايسات او زيادة على الكميات المدرجة في المقايسات وذلك متي كان هناك مبلغ مدرج بالمقايسات للمشتريات غير المنظورة شرطا ان يمسك حساب خاص في دفتر المشتريات وان يبين فيه امام كل صنف ما إذا كان الصنف لم يكن منظورا في المقايسة او انه زيادة على الكميات المعتمدة وفي هذه الحالة يؤشر أيضاً بهذه الزيادة بدفتر المشتريات المقيدة به المقايسة الاصلية 0

الشراء على الوفر :

مادة 92 (1) – إذا لم يكن مدرجاً في المقايسات مبلغ للمشتريات غير المنظورة ورأت المصلحة استعمال وفر نتج عن فرق في الأسعار لشراء أصناف غير مدرجة بالمقايسات أو زيادة على الكميات المعتمدة فأنه يمكنها الشراء بما لا يجاوز مجموع قيمته 10 % من الربط المقرر للبند بالميزانية وإذا جاوز الشراء هذا القدر وجب الرجوع الى السلطات المالية المختصة قبل الارتباط 0

ويجب على إدارة المخازن أن تمسك حساباً خاصاً لهذه المشتريات في دفتر قيد المشتريات 0

الشراء على إعتمادات إضافية :

مادة 93 – إذا إقتضي الحال شراء أصناف لم يسبق درجها بالمقايسات أو لم تكن بالمقايسات مبالغ مخصصة لشراء أصناف غير منظورة ولا يتيسر مداركتها من وفر الاسعار فيجب أن يطلب لها إعتمادات إضافية من وزارة الخزانة مع بيان الاسباب التى تستوجب ذلك 0

 وتقيد المشتريات التى تعمل من هذه الاعتمادات الإضافية بالدفتر رقم 86 حسابات في باب خاص مع ملاحظة بيان قيمة الاعتماد وتاريخ ورقم ترخيص وزارة  المالية ( الخزانة ) بخانة الملاحظات 0

ــــــــــــــــــــــــــ

(1)  المادة 92 معدلة بالقرار السابق الاشارة إليه ص 14 0

 

الباب الرابع

شراء الأصناف

ـــــــــــــــــ

تم حذف المواد من 94 حتي 216 ومن 218 حتي 230 ومن 236 حتي 244 من الباب الرابع الخامص بشراء الاصناف نظراً لصدور القانون رقم 236 لسنة 1954 بشأن تنظيم المناقصات والمزايدات والقرار الوزارى رقم 542 لسنة 1957 باللائحة الخاصة بالمناقصات والمزايدات والقرار الوزارى رقم 15 لسنة 1958 بشأن توحيد عمليات الشراء 0

ختم الفواتير بختم " أصل " أو " صورة " :

مادة 217 – إجتناباً لتكرار صرف قيمة الفواتير يجب ختمها حال وصولها وقبل إجراء أي عمل بخصوصها بالطريقة الاتية :

أ‌)       النسخة الأصلية – تختم بخاتم " اصل "

ب‌)  الصورة الأولى – تختم بخاتم صورة أولى غير قابلة للدفع 0

ت‌)  الصورة الثانية – تختم بخاتم صورة ثانية غير قابلة للدفع 0

ختم الاصناف والمهمات :

مادة 231 – على أمين المخزن أن يضع بقدر الإمكان علامة مميزة وهي عبارة عن الحروف الأولى من اسم المصلحة وتاريخ الورود على جميع الاصناف الواردة للمخزن وذلك بالطريق وبالشكل الذي يتناسب وطبيعة الصنف 0

أما الاصناف المصنوعة بالورش لحساب المصالح أو الأفراد والمحفوظة مؤقتاً بالمخزن لحين تسليمها فلا تختم بأية علامة 0

مسئولية قبول اصناف قبل استيفاء الإجراءات :

مادة 232 – الموظف الذي يصرح بقبول أصناف بالمخازن أو بالصرف منها للاستهلاك قبل استيفاء جميع الاجراءات المنصوص عليها في هذه اللائحة يكون مسئولاً عن النتائج المادية التى قد تترتب على ذلك فضلاً عن المسئولية التأديبية 0

تسلم الاصناف المقبولة (1) :

مادة 233 – بعد اعتماد رئيس المصلحة محضر لجنة الفحص يجب على أمين المخزن تسلم الاصناف المقبولة بعد مطابقتها على قائمة الحساب ( الفاتورة ) بحضور رئيس أمناء المخازن والمورد أو مندوبه ويكون أمين المخزن مسئولاً عن عدد ووزن ومقاس الاصناف التى قبلتها لجنة الفحص وإذا وجد عجزاً فيطلب من المورد توريد العجز أو تصحيح الفاتورة بحسب الكمية الموردة فعلاً مع التوقيع على التصحيح

تحرير إذن التسليم واستمارة الصرف :

مادة 234 – بعد إتمام جميع إجراءات تسلم الاصناف يرسل أمين المخزن الاوراق الى إدارة المخازن لتحرير إذن التسلم استمارة 112 حسابات ذات الرقم والمجموعة المسلسلين من أصل وصورتين وترسل الصورتان الى امين المخزن للتوقيع عليهما بالتسلم واعدتهما لارسال إحداهما مع الفاتورة الاصلية الى قسم حسابات المصلحة للصرف وتحتفظ إدارة المخازن بالصورة الثانية مستنداً لقيد الاصناف بدفتر الشطب استمارة 115 حسابات ودفتر يومية المخزن استمارة 114 حسابات 0

ويلاحظ ان يضاف الى اثمان الاصناف مصاريف الشحن وغيره وأما العبوات التى وردت بها الاصناف فتضاف على حدة بعد تقدير ثمن لها بمعرفة لجنة فحص الاصناف ويبين الثمن بمستند التسلم بالمخزن بخانة الملاحظات على أن تكتب عبارة بدون مقابل في الخانة المعدة لمجموع القيمة 0

ـــــــــــــــــــــــــــــــ

(1) يرجع للمواد من 96 الى 104 من اللائحة التنفيذية للقانون رقم 89 لسنة 1998 والصادرة بقرار وزير المالية رقم 1367 لسنة 1998 في نهاية هذه اللائحة 0

 

 

 

وعلى إدارة المخازن أن تعطي إقراراً على الفاتورة بأن الاصناف الموردة واردة بالمقايسات المعتمدة أو أنها من الاصناف التى اشتريت من وفر الربط المعتمد للبند في حدود النسبة المئوية المقررة لذلك وقدرها 5 % أو أنها اشتريت بترخيص مالى وفي هذه الحالة ترفق بالفاتورة صورة منه ومن الخطاب الصادر من المصلحة بطلب هذا الترخيص 0

ثم تملأ إدارة المخازن الجزء الأول من استمارة الصرف رقم 50 حسابات وتسلمها بإيصال مؤرخ الى قسم حسابات المصلحة لإتخاذ إجراءات الصرف مرفقاً بها نسخة من محضر لجنة الفحص ومن أمر التوريد وفاتورة التاجر الاصلية والصورة الاولى من إذن التسليم رقم 112 حسابات وتقرير المعمل الكيماوي وجميع اوراق المناقصات او صورة للترخيصات المالية وإذا كان قد سبق إرسالها فيوضح تاريخ الإرسال 0

أذون تسليم أعداد المجلات :

مادة 235- تحتفظ أقلام حسابات المصالح بأذون التسليم " استمارة 112 حسابات التى تحرر عند ورود المجلات تباعاً لحين إرفاقها بمستندات صرف قيمة إشتراك المجلات التى تسدد إشتراكتها مؤخراً 0

أما المجلات التى تسدد قيمة اشتراكها مقدماً فيعد ورود أخر عدد منها ترسل أذون التسليم الى ديوان المحاسبة لإرفاقها بمستندات هذا الإشتراك مع بيان ورقم وتاريخ مستند الصرف 0

استمارة عمليات المتعهدين :

مادة 245 – يجب بمجرد الإنتهاء من تنفيذ العقد استيفاء الاستمارة رقم 198 حسابات الخاصة بملخص عمليات المتعهد وإرسالها لديوان المحاسبة وحفظ صورة منها بالملف الخاص بالمتعهد 0

 الباب الخامس

طلب الاصناف

ــــــــــــــــــ

الفصل الاول

طلب الاصناف من المخازن

ــــــــــــــــــ

طلب الاصناف من المخازن :

مادة 246 – يقدم طلب صرف الاصناف على الاستمارة رقم 111 حسابات مبيناً بها أسباب الطلب وتعطي لها ارقام مسلسلة سنوية وترسل للمخازن مكتوبة بالقلم الكوبيا ومعها ثلاث صور او اكثر حسب الحالة بالكربون وتكون خالية من الكشط وكل تصحيح فيها يجب ان يكون موقعاً عليهمن نفس الموظف الموقع على طلب الصرف طلب صرف الاصناف في الحالات العاجلة :

مادة 247 – يمكن في حالة الاستعجال طلب الاصناف بإشارة برقية أو تليفونية او بخطاب عادي على أن يتلو ذلك تقديم طلب قانوني على الاستمارة رقم 111 حسابات 0

طلب الاصناف المستديمة والمستهلكة :

مادة 248 – لا تطلب الاصناف المستديمة او المستهلكة او الكهنة بالاستمارة الواحدة بل يجب تحرير طلب صرف مستقل عن كل نوع منها 0

طلب صرف أصناف بدل أصناف تالفة او فاقدة :

مادة 249 – عند طلب صرف أصناف بدل أصناف تالفة او فاقدة ترفق الاستمارة رقم 188 حسابات بالاستمارة رقم 111 حسابات 0

طلب صرف اصناف غير صالحة للاستعمال لوفاء المدة :

مادة 250 – عند طلب صرف اصناف غير صالحة للاستعمال لوفاء المدة ترفق الاستمارة رقم 187 حسابات المخصصة للأصناف المرتجعة المعتمدة بالاستمارة رقم 111 حسابات 0

طلب صرف أصناف للورش :

مادة 251 – عند طلب أصناف وأدوات للورش لتشغيلها أصنافاً أخرى أو لاستعمالها في الاصلاحات يجب أن ترفق الاستمارة رقم 190 حسابات المخصصة لمقايسات الورش بالاستمارة رقم 111 حسابات 0
أما الاصناف المطلوب صرفها من مخزن الورشة نفسها فيمكن طلبها على الاستمارة رقم 210 حسابات 0

كيفية تحرير استمارة طلب الاصناف :

مادة 252 – عند تحرير طلبات الصرف استمارة 111 حسابات تملأ الخانات الواردة فيها بالطريقة التالية بعد ختمها بخاتم الجهة التى تطلب الاصناف واعتمادها من الرئيس 0

أ‌)       تملأ الجهة التى تطلب الاصناف الخانات الاتية :

" 1و 2 و 3 " تملأ الخانات الخامصة برقم الصنف واسم الصنف والوحدة بكتابة الرقم المعطي للصنف بالفهرس واسم الصنف الكامل ووحدته مثل الوارد تماماً في قائمة الاصناف – الفهرس " 0

4) في خانة المرتب المقرر يوضح مقدار المرتب المصرح به من الصنف المطلوب وإذا لم يكن له مرتب مقرر فيكتب متوسط الاستهلاك أو تكتب الكمية اللازمة بعد خصم الموجود من الصنف 0

5) في خانة الباقي بالعهدة توضح الكمية الباقية فعلاً من كل صنف سواء كان جديداً او مستعملاً لغاية تاريخ الطلب ويلزم أن تبين هذه الكمية بالضبط 0

6) في خانة المقادير المطلوبة يوضح العدد أو الوزن أو المقاس وإذا كان المطلوب يزيد على المرتب المصرح به بدون إيضاح سبب الزيادة فلمدير المخازن الحق في تخفيض الكمية المطلوبة الى المرتب المقرر 0

7) في خانة الملاحظات يبين الغرض الذي تطلب الاصناف لأجله واسباب الزيادة 0000 إلخ 0

ب) يملأ مدير المخازن الخانتين (8, 9) فيكتب في خانة المقادير المرخص بصرفها المقادير التى يقرر صرفها حسبما يتراءي له سواء من جهة ما يراه كافياً للغرض المطلوبة من أجله الاصناف أو بسبب حالة موجودات المخازن على أن يذكر ملاحظاته في الخانة المخصصة للملاحظات 0

وكل طلب أو إقتراح من شأنه إحداث تغيير في الاصناف المطلوبة أو في المقدار المقرر بما في ذلك الملابس واللوازم يجب أن يعرض على رئيس المصلحة لإتخاذ الإجراءات اللازمة نحوه 0

ث‌)  يملأ أمين المخزن الخانة رقم 10 ( المنصرف ) بأن يوضح الكمية التى قام بصرفها  فعلاً ويوقع أمامها بعلامة ( إمضائه المختصرة ) ويجب تفقيط الكميات التى صرفت وأما الاصناف التى لم تصرف فتبين

أمامها أسباب عدم الصرف 0

ويجب على الجهة الطالبة أن تجدد طلبها من وقت لأخر على إستمارة رقم 111 حسابات (1) 0

 

اعتماد طلبات الصرف :

مادة 253 – يجب على أمين المخزن أن لا ينفذ طلبات صرف أصناف قبل اعتمادها من مدير المخازن 0

عدم جواز استعمال الاختام المنقوشة :

مادة 254 – لا يجوز استعمال الاختام المنقوشة فى طلب وتسلم الاصناف ويجب أن تكون جميع التوقيعات بخط اليد 0

                                          الفصل الثاني

                                صرف الاصناف من المخازن

تنفيذ الطلبات :

مادة 255 – مدير المخازن مسئول عن حصول أى تأخير فى صرف الاصناف بكل سرعة ودقة وعليه أن يعيد كل طلب الى مقدمة لزيادة الإيضاح وعليه أن يعيد كل طلب الى مقدمة لزيادة الإيضاح اذا رأي أسباب الطلب غير كافية الوضوح على ألا يكون ذلك داعيا الى تاخير تنفيذ الطلبات العاجلة إذ أنه في هذه الحالة يجب أن تصرف الاصناف بعد أخذ موافقة خاصة من رئيس المصلحة بالصرف ثم تطلب الإيضاحات اللازمة فيما بعد 0

ويراعي أن يكون صرف الأصناف في حدود المرتبات والمعدلات المعتمدة ولا يجوز صرف أصناف تزيد على هذه الحدود بدون تصريح خاص من رئيس المصلحة 0

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

(1) الفقرة (ج) من المادة 252 معدلة بالقرار رقم 100 لسنة 1960

 

مواعيد صرف الاصناف :

مادة 256 – تحدد مواعيد معينة لصرف الاصناف من المخازن بحسب حالة العمل بكل مصلحة ولا يجوز لامين المخزن قبول طلبات صرف في غير المواعيد المحددة إلا إذا كان مؤشرا عليها من مدير المخازن " بالصرف بصفة استثناوئية " بعد تحققه من الاسباب التى دعت لتقديمها في غير المواعيد المحددة 0

تعليم الاصناف :

مادة 257 – توضع على جميع الاصناف المستديمة عند صرفها من المخازن علامة وهي الاحرف الاولى من اسم المصلحة والشهر والسنة التى تصرف فيها مثال ذلك ، ص . ع / 6-1948 وذلك بطريقة لا تشوه الصنف .

اما الملابس والاصناف المستعملة فتعلم بتاريخ صرفها الجديد ، مثال ذلك ص . ع/ 9-1948 ويلي التاريخ القديم وتختم أيضا بخاتم " مستعمل " 0

(ص.ع أي وزارة الصحة العمومية ) .

كيفية صرف الاصناف :

مادة 258 – صرف الاصناف من المخازن إما أن يكون لموظفين لأعمال مصلحية ويدخل في ذلك ما يرسل لنقطة أو وحدة ليس بها مخزن ، وإما نقلاً الى مخزن فرعي تابع للمصلحة ويدخل في ذلك الوروش التى بها مخزن وإما نقلاً لمزصلحة حكومية أخرى وإما بالبيع أو الايجار او بصفة إعارة او تشغيل بمعرفة متعهد أو للإصلاح 0

وتصرف الاصناف بموجب طلب" استمارة رقم 111 حسابات " يكتب بالقلم الكوبيا بشكل واضح من اصل وصورتين او اكثر حسب الحالة ويستعمل في كتابة الكربون ذو الوجه الواحد على أنه إذا زاد عدد الصور على إثنين فإنه يمكن كتابة الصورة الثالثة بالقلم الكوبيا ويكتب عليها إقرار بأنها " صورة طبق الأصل " 0

وبمجرد صرف الأصناف يصير خصمها في الحال في دفتر العهدة " استمارة 118 حسابات "

ويستثني من تحرير استمارة " رقم 111 حسابات " وبالتالي من خصم الاصناف من العهدة في حالة صرف الاصناف بالايجار او بالاعارة او للتشغيل بمعرفة متعهد او للاصلاح 0

صرف الاصناف لوحدات او فروع ليس بها مخزن او للموظفين والمستخدمين :

اولاً – صرف الاصناف المستديمة من المخزن الرئيسي :

    أ‌-    عند صرف اصناف مستديمة لوحدة أو فرع او نقطة تابعة للمصلحة وليس بها مخزن تخصم الاصناف المصروفة بموجب الاستمارة "رقم 111 حسابات " بدفتر عهدة المخزن " استمارة 118 حسابات " ويؤشر أمين المخزن على إذن الصرف برقم صحائف القيد ويحتفظ بصورة منه مستنداً للخصم ويسلم الصورة الثانية الى ادارة المخازن لخصم الاصناف بدفتر الشطب " استمارة 115 حسابات " ودفتر يومية المخزن " استمارة 114 حسابات " بعد اعطائها رقما مسلسلاً ولقيدها بدفتر العهدة " استمارة 118 حسابات " الخاص بعهدة كل فرع أو وحدة على حدة 0

واما الثلاث صور الباقية فترسل مع الاصناف الى الوحدة او الفرع ويطلب منه التوقيع عليها بالتسلم واعادة صورتين يحتفظ باحداهما امين المخزن مستنداً للتسليم ويسلم الصورة الثانية الى ادارة المخازن لحفظها مع الصورة المحفوظة لديها بعد المراجعة 0

وعلي كاتب العهدة أن يؤشر علي صورة الاستمارة " الاستمارة رقم 111 حسابات " عند إعادتها من الفرع او الوحدة بما يفيد مطابقتها علي ما هو مقيد بدفاتر العهدة 0

ويجب أن يراعي أن إجراءات القيد بدفاتر الشطب وبدفاتر العهدة بإدارة المخازن تكون بعد صرف الاصناف أو تصديرها 0

   ب‌-   عند صرف اصناف مستديمة لموظفين أو مستخدمين لتكون في عهدتهم الشخصية لاعمالهم المصلحية فإنه علاوة على الاجراءات المبينة بالفقرة السابقة يجب قيد الاصناف باستمارة العهدة الشخصية " رقم 193 حسابات " وبعد إعادة صور استمارة الصرف موقعا عليها من المتسلم يجب التأشير عليها بمطابقتها على ما هو مقيد بالاستمارة المذكورة 0

 

ثانياً  - صرف الاصناف المستديمة من المخازن الفرعية :

أ – العهد الفرعية – يتبع نحوها ما جاء بالفقرة الثانية اي ( النوع الثاني ) من المادة رقم 71

ثالثاً – صرف الاصناف المستهلكة :

أ ) الاصناف المستهلكة المصروفة من المخازن الرئيسية لموظف او لوحدة ليس بها مخزن تصرف بموجب الاستمارة رقم 111 حسابات ويحتفظ امين المخزن بصورة منها مستندا للخصم بدفتر العهدة استمارة 118 حسابات وتسلم صورة منها الى ادارة المخازن للخصم بموجبها وترسل ثلاث صور الى الوحدة او الفرع للتوقيع عليها بالتسلم وحفظ احداها واعادة صورتين يحفظ امين المخزن إحداهما مستندا بالتسليم ويسلم الصورة الثانية الى ادارة المخازن لحفظها مع الصورة الاولى بعد التأشير عليها بمطابقة الصورتين لبعضهما

ب) الاصناف المستهلكة المصروفة من المخازن الفرعية لموظف او لوحدة او لفرع ليس به مخزن تصرف بموجب الاستمارة رقم 111 حسابات ويحتفظ امين المخزن بصورة منها مستندا للخصم ويرسل صورتين للموظف او للوحدة او الفرع للتوقيع عليها بالتسلم وحفظ إحداهما واعادة الثانية لحفظها مع الصورة الاولى بعد التأشير عليها بما يفيد مطابقة الصورتين لبعضهما 0

ج) الاصناف المستهلكة المصروفة طبقاً لمعدلات او مرتبات مقررة ولا تستهلك دفعة واحدة كالمؤن والعليق والعلف والاأدوية إلخ – يتبع نحوها أحكام المادة رقم 66

د)الاصناف المستهلكة المصروفة كمرتبات يومية كالفحم والزيت والبنزين إلخ – يتبع نحوها أحكام الفقرة الثالثة من المادة 66 المشار إليها 0

صرف الاصناف نقلاً من مخزن رئيسي إلى مخزن إقليمي أو فرعي أو الى ورشة بها مخزن :

مادة 260 :

اولاً –عند نقل الاصناف المستديمة من مخزن رئيسي أو إقليمي الى مخزن إقليمي او فرعي او ورشة بها مخزن تابعين لنفس المصلحة يتبع نحوها ما جاء بالفقرة (أ) من البند الاول من المادة السابقة على ان يطلب من امين المخزن الفرعي او الورشة بانه عند إعادة صورتي الاستمارة رقم 111 حسابات يجب ان يكون مرفقا بهما صورتان من مستند إضافة الاصناف بالمخزن " استمار 112 حسابات " 0

ويلاحظ أنه في حالة تسليم الاصناف الى مندوبفانه لا تسلم اليه سوي صورة واحدة من إذن الصرف 0

ثانياً – عند نقل الاصناف المستهلكة من مخزن رئيسي  او اقليمي الى مخزن اقليمي او فرعي او ورشة بها مخزن تابعين لنفس المصلحة يتبع نحوها ما جاء بالفقرة (أ) من البند الثالث من المادة السابقة على أن يطلب من أمين المخزن الفرعي او الورشة بأنه عند إعادة صورتي الاستمارة رقم 111 حسابات يجب ان يكون مرفقا بهما صورتان من مستند إضافة الاصناف بالمخزن استمارة 113 حسابات 0

ثالثاً – عندما يصرح بنقل الاصناف المستديمة او المستهلكة من مخزن فرعي الى مخزن فرعي او ورشة بها مخزن تابعين لنفس المصلحة يتبع نحوها ما جاء بالبندين السابقين على أنه في هذه الحالة يجب على أمين مخزن الجهة المرسلة إليها الاصناف إرسال صورة من إذن الصرف استمارة 111 حسابات ومعها صورة من مستند إضافة الاصناف بالمخزن استمارة 112 حسابات الى المخزن المصروفة منه الاصناف وارسال الصورة الاخرى من الاستمارة رقم 112 حسابات وصورتين من الاستمارة رقم 111 حسابات الى إدارة المخازن لنقل الاصناف من عهدة المخزن الاول الى عهدة المخزن الثاني 0

صرف الاصناف نقلاً الى مصلحة اخري :

مادة 261 – عند طلب نقل اصناف من مخزن رئيسي او من مخزن إقليمي او فرعي تابع لمصلحة ما الى مصلحة اخري تحرر المصلحة التى تطلب الاصناف طلباً بالاستمارة رقم 111 حسابات من ست صور تحتفظ بإحداهما بالملف الخاص وترسل الخمس صور الى المصلحة المطلوبة منها الاصناف مؤشراً عليها بقبول خصم الثمن وبعد اعتماد الصرف من مدير المخازن تتبع الإجراءات التالية :

(أ‌)  في حالة تسليم الاصناف الى مندوب بعد التوقيع منه بالتسلم على الخمس صور تسلم اليه صورة واحدة مع الاصناف ويحتفظ امين المخزن بصورة مستندا بتسلم الاصناف من المخزن وتسلم الثلاث صور صور الباقية الى ادارة المخازن التى تحتفظ بصورة منها بعد قيدها بدفتر الشطب وتحرر بموجب الصورة الثانية المطالبة اللازمة وترسلها الى ادارة حسابات المصلحة لعمل التسوية وإرفاق الصورة بحافظ الخصم وفي نفس الوقت ترسل الصورة الثالثة الى المصلحة المرسلة لها الاصناف وتطلب منها ارسال صورة من مستند تسلم الاصناف بمخازنها بموجب الاستمارة رقم 112 حسابات وعند ورودها يصير مطابقتها على صورة اذن الصرف استمارة رقم 111 حسابات المحفوظة لدى ادارة المخازن والتأشير عليها بما يفيد هذه المطابقة 0

وعلى المخزن الذي تسلم الاصناف ان يرسل الصورة الثانية من الاستمارة رقم 112 حسابات الى ادارة الحسابات لضمها الى صورة الاستمارة رقم 111 حسابات المرفقة بحافظة الخصم بعد المراجعة 0

(ب‌)          في حالة تصدير الاصناف بالسكة الحديد او غيرها من وسائل النقل تتبع الاجراءات المبينة بالبند السابق على أن ترسل صورتان من الاستمارة رقم 111 حسابات الى المصلحة المرسلة لها الاصناف بدلاً من صورة واحدة وترفق صورة من محضر التعبئة بحافظة الخصم 0

ويجوز نقل عهدة الاصناف من جهة الى اخري بالوزارة بدون ثمن بموافقة وكيل الوزارة المختص طالما ان الوزارة لا تعدو ان تكون قسما واحدا ليس له فروع بالميزانية العامة (1) 0

مادة 262 – الاصناف التى تبيعها المخازن حسب احكام هذه اللائحة يحرر عنها اذن صرف استمارة 111 حسابات من ثلاث صور ترفق بعد خصمها بدفتر العهد واستمارة 118 حسابات بمحضر البيع المعتمد استمارة  189 حسابات وترسل الي ادارة المخازن للقيد بموجبها في دفتر الشطب استمارة 115 حسابات والاحتفاظ بنسخة منها واعادة النسخة الثانية الى امين المخزن اما النسخة الثالثة فترسل مع محضر البيع وايصال دفع الثمن الي حسابات المصلحة لعمل التسوية اللازمة 0

واذا كان المبيع مطبوعات او اصنافا جديدة فيكتفي بارفاق قسيمة تحصيل الثمن باستمارة صرف الاصناف 0

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

(1) الفقرة الاخيرة من المادة 261 مضافة بالقرار السابق الاشارة اليه ص 14

صرف الاصناف بصفة إعارة :

مادة 263 – لا تصرف اصناف من المخازن للجهات الحكومية والمؤسسات العامة علي سبيل الاعارة الا بتصريح من وكيل الوزارة المختص وبشرط ان تكون الوزارة او المصلحة المعيرة ليست في حاجة الى الاصناف التى ترغب في اعارتها وبشرط الا تشترى بديلا عنها والا لزم ان يكون الترخيص بتصريح مالى وتسلم بايصال مؤقت بعد اخذ الضمانات الكافية ويجب عند الاعارة تحديد موعد لاعادة الصنف (1)0

وعند اعادة الاصناف تفحصها لجنة فحص الاصناف المرتجعة لاثبات حالتها ردها للمخزن واذا تبيين للجنة انه اسيء استعملاها او اصابها تلف نتيجة الاهمال  بسعره فيتحمل المستعير قيمة ذلك حسب احكام هذه اللائحة 0

واذا لم يعد الصنف في الموعد المحدد فيتبع ما يلي :

(أ‌)  اذا كان الصنف معارا لموظف او هيئة حكومية فيحصل ثمن الصنف بسعره الاصلي او بثمنه في السوق ايهما اكثر مضافاً اليه المصاريف الادارية 0

(ب‌)             اذا كان الصنف معارا لمصلحة حكومية فيخصم بالقيمة عليها في الحساب الجارى 0

ــــــــــــــــــــــــــــ

(1) الفقرة الاولي من المادة 263 معدلة بالقرار السابق الاشارةاليه ص 15

 

صرف الاصناف بالايجار (1)

مادة 264 – لا تصرف اصناف من المخازن بالايجار إلا بتصريح مالى خاص ويحصل عنها مقدما ايجار مناسب يقدره رئيس المصلحة 0

ويجب ان يكون تسليم الاصناف بالايجار بموجب عقد يراعي فيه أخذ الضمانات الكافية وعند إعادة الاصناف يجب فحصها وتحصيل قيمة ما يكون قد اصابها من تلف 0

صرف الاصناف للتشغيل او للاصلاح :

مادة 265 – الاصناف التى تصرف للافراد أو الورش غير الحكومية للتشغيل او للاصلاح يؤخذ عنها إيصالات مؤقتة بعد اخذ الضمانات الكافية لاعادتها واعادة بقاياها بعد التشغيل وما استعمل فعلا يحرر عنه إذن صرف استمارة 111 حسابات وعند ورود الاصناف التى صار تشغيلها تحرر عنها شهادة ادارية وتضاف عهدة المخزن بموجب مستند استمارة 112  حسابات

كيفية حفظ ازذون الصرف :

مادة 266 – يحفظ أمين المخزن جميع أذون صرف الاصناف في ملف خاص بحسب ارقامها المسلسلة 0

كيفية  تعبئة الاصناف عند تصديرها :

مادة 267 – يجب على امين المخزن المختص ان يراجع بكل دقة الاصناف المطلوب تصديرها لجهة اخري مع وزنها قبل تعبئتها واحكام حزمها واتخاذ جميع الاحتياطات اللازمة لضمان وصولها سالمة وتوزن الطرود أمامه ويكتب الوزن القائم على كل طرد 0

ويحرر بذلك محضر تعبئة من صورتين مبينا به محتويات كل صندوق او طرد ووزن هذه المحتويات 0

ويكون مسئولا عن كل صنف يفقداو يتلف إذا ثبت أن فقده او تلف حصل قبل وصوله الى الطالب بسبب سوء التعبئة 0

وفي الارساليات الكبيرة يمكن أن ينضم الى امين المخزن موظف او اكثر عند تعبئة الطرود وحزمها على ان يشتركوا معه في التوقيع على المحضر 0

ـــــــــــــــــــــــــــــ

(1) يرجع للمادة 510 من اللائحة المالية للموازنة والحسابات طبعة 2001 والوارد فيها القواعد التى تتبع في حالة نقل مال من اموال الدولة الثابتة او المنقولة او تاجيره 0

حافظة التصدير :

مادة 268 – يجب على امين المخزن ان يضع صورة من محضر التعبئة داخل الصندوق او الطرد ثم يقفله ويحكم قفله ويشده بالسلك ويختمه بالرصاص 0

أما بوليصة الشحن فترسل داخل خطاب موصي عليه مع صورتين او ثلاثة حسب الحالة من استمارة رقم 111 حسابات الى الجهة المرسلة اليها الاصناف 0

مراجعة الطرود بمحطة السكة الحديدية :

مادة 269 – يجب على امين المخزن الجهة المتسلمة او مساعده ان يتسلم الطرود من محطة الوصول وان يتحقق من عدد الطرود وسلمة الاسلاك والاختام والتاكد من عدم ظهور نقص او تلف او تلاعب او عيب من الظاهر كحدوث كسر او رشح او أية علامة أخرى على وجود عجز او تلاعب في محتوياتها او اشتباه في ذلك 0

وإذا ظهر للمتسلم عند تسليم الطرود ان أختامها غير سليمة او بها ما يدل على حصول تلاعب يعاد وزنها للتأكد من أن الوزن مطابق للوزن الوارد في بوليصة الشحن وإذا ظهر أي نقص فتفتح الطرود وتراجع محتوياتها بحضور احد موظفي مصلحة السكك الحديدية او مندوب النقل ويحرر بذلك محضر يوقع عليه منهما تثبت فيه الحالة 0

وبعد تفريغ محتويات هذه الطرود في مخزن الوصول توزن وتطابق مفرداتها على الوارد بمحضر التعبئة أو إذن الصرف ثم يحرر  محضر بمعرفة لجنة تبين فيه ما تجده من عجز او كسر او تلف ويرسل مع المحضر الذي عمل بمحطة السكة الحديدية لإدارة المخازن في أقرب وقت ومعه صورة من إذن الصرف بعد تصحيحه حسب الوارد فعلاً لإتخاذ اللازم لتحديد المسئوليات 0

مراجعة الطرود بجهة الوصول :

مادة 270 – عند وصول الطرود بجهة الوصول تفتح بمعرفة لجنة وتطابق محتوياتها على إذن العهدة وتعاد صورة من إذن الصرف للجهة المرسة منها الاصناف وفي حالة ما يكون تسلم الاصناف بمخزن رئيسي او اقليمي او فرعي ترفق صورة من مستند تسلم الاصناف استمارة 112 حسابات بصورة إذن الصرف المعادة 0

وفي حالة ظهور عجز او كسر او تلف يحرر محضر بمعرفة اللاجنة ولا يضاف للعهدة إلا الاصناف التى وردت سليمة فعلاً ثم يصحح إذن الصرف ويعاد مع المحضر للجهة التى صرفت للتحري عنه وتسوية العهدة 0

وفي هذه الحالة تضاف الاصناف المحرر عنها المحضر المبين به العجز عهدة بالجهة التى صرفتها لحين تسويتها بعد تحديد المسئولية وإعتماد الخصم 0

العجز في الاصناف المرسلة من المتعهدين مباشرة :

مادة 271 - تفتح الطرود التى تصدر من المتعهدين الى الجهات عقب وصولها مباشرة بمعرفة لجنة وتقارن محتوياتها على حافظة الإرسال ويحرر في الحال محضر بما يظهر من تلف او عجز وتتخذ الاجراءات اللازمة لمعرفة السبب ويخطر المتعهد فوراً عن الفرق 0

مواعيد تصدير الطرود :

مادة 272 – يجب ان يكون تصدير الطرود في غير ايام الخميس او الايام التي يعقبها عطلة رسمية واما في الاحوال الإضطرارية فيمكن ذلك مع إخطار المرسلة إليها الاصناف برقياً لتسلم الطرود في ميعاد مناسب 0

النقل بغير السكك الحديدية :

مادة 273 – لا يجوز تكليف وكلاء الشركات الخاصة او الافراد بنقل مهمات الحكومة إلا بعد الحصول على إقرار من الهيئة المذكورة متضمناً عدم إمكانها تدبير وسائل نقل بنفس السرعة والضمان 0

ويجوز للوزارة والمصالح تكليف وكلاء الشركات الخاصة او الافراد بنقل المهمات الحكومية إذا كان وزنها لا يزيد على عشرة أطنان (1) 0

رسوم الأرضية :

مادة 274 – يتحمل الموظف المسئول عن التأخير سواء في إرسال البوالص او في التسلم من السكك الحديدية او من مكاب البريد قيمة الرسوم الارضية 0

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

(1) المادة 273 معدلة بالقرار الوزارى رقم 100 في 9/3/1960 الكتاب الدوري رقم 21 في 10/3/1960)

الباب السادس

المكتبات (1)

قيد الكتب والمجلات بدفاتر المخازن :

مادة 275 –يجب إضافة الكتب والمجلات حال ورودها بدفاتر المخازن بموجب الاستمارة رقم 112 حسابات طريقة قيد الكتب بالمكتبات :

مادة 276 – عند صرف الكتب من المخازن للمكتبات بالاستمارة رقم 111 حسابات لا تقيد في المكتبات في دفتر العهدة استمارة 118 حسابات بل يجب قيدها في سجل خاص يسمي سجل قيد الكتب ويبين في هذا السجل اسم الكتاب وعدد أجزائه ومجلداته واسم المؤلف ورقم الكتاب المسلسل حسب الوارد بالفهرس 0

أمين المكتبة :

مادة 277 – تنتخب المصالح التى بها مكتبة أحد موظفيها للقيام بأعمال أمين المكتبة ويكون مسئولاً عن تسليم وصرف الكتب والمحافظة عليها 0

ختم الكتب :

مادة 278 – يختم أمين المكتبة الغلاف الخارجي لكل كتاب والصفحة الموضح بها عنوانه بخاتم خاص للدلالة على أن الكتاب ملك للمصلحة 0

يجب أن يذكر في أعلى الختم أسم الوزارة أو المصلحة وفي أسفلركلمة " المكتبة " وبينهما سطر يذكر به الرقم المسلسل المعطي للكتاب 0

عمل فهرس :

مادة 279 – يعمل فهرس خاص بمحتويات المكتبة بترتيب الحروف الهجائية يبين به اسم الكتاب ورقمه المسلسل وعلى أمين المكتب أن يضيف إليه ما يستجد ويخصم منه ما يفق أو يتلف منها أولاً بأول بموجب الإستمارات المعتمدة 0

الكتب المعارة :

مادة 280 – يجب على امين المكتبة إمساك دفتر للكتب المعارة وعليه أن يحصل على توقيع المستلم على الاستمارة الخاصة بذلك قبل صرف الكتاب ويصير قيد الكتب بمجرد الصرف 0

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

(1) يرجع للمادة 70 من هذه اللائحة صفحة 31

ويجب أن يبين في الإيصال أن المستعير مسئول عن إعادة الكتب بحالتها المسلمة له بها وأنه مطالب بدفع ثمن الكتاب في حالة فقده حسب سعره المقيد بالدفتر أو حسب سعره في السوق أيهما أكثر 0

وفي جميع الأحوال : يجب أن لا تزيد عدد الكتب المعارة إلى موظف واحد على كتابين إلا بتصريح خاص من رئيس المصلحة 0

مسئولية أمين المكتبة عن الكتب المعارة :

مادة 281 – أمين المكتبة مسئول عن ملاحظة إعادة الكتب المعارة في المدة المحددة التى يجب ألا تزيد على شهر واحد إكلا بتصريح خاص من رئيس المصلحة 0

الباب السابع

الخزائن الحديدية (1)

تسليم الخزائن الحديدية :

مادة 282 – عند ورود الخزانة للجهة التى تلزم لها من إدارة التوريدات العمومية بوزارة المالية تتبع الإجراءات الأتية :

أ‌)       تشكل لجنة لفحص وتسلم الخزانة وتجربة كل مفتاح من مفاتيحها عليها وتضاف هي ومفتاحها عهدة الصراف 0

ب‌) إذا كان للخزانة مفتاحان فيسلم المفتاح رقم 1 لصراف أول الخزانة ويسلم المفتاح رقم 2 لرئيس الحسابات أو من ينوب عنه أثناء غيابه ويقيد عهدة مستلمة 0

ت‌) المفاتيح الإحتياطي توضع بحضور رئيس الحسابات داخل " حرز " يختم بالشمع الأحمر بخاتم كل منهما ويذكر بظاهره اسم المصلحة مع بيان واف عن الخزانة التى تخصها المفاتيح وتاريخ وضعها " بالحرز " 0

ث‌)  تحرر لجنة الفحص والتسلم محضراً بكل ذلك 0

ج‌)  ترسل صورة من المحاضر ومعها " الأحراز " المحتوية على المفاتيح الإحتياطية الخاصة بالمصلحة الرئيسية الى الوزارة التابعة لها المصلحة لحفظها عهدة صراف الوزارة بعد قيدها في حساب الصنف بها ، وأما الفروع فترسل المحاضر " الأحراز " الى المصلحة الرئيسية لحفظها عهدة صراف المصلحة بعد قيدها في حساب الصنف بها 0

وأما خزائن الوزارات والمديريات والمحافظات والمصالح التابعة لوزارة المالية فترسل المحاضر " الأحراز " الى إدارة التوريدات العمومية بوزارة المالية لحفظها بعد قيدها في حساب الصنف بها 0

ح‌)  على الوزارات والمصالح أن تعطي رقماً مسلسلا لكل " حرز " مع ذكره في المحضر وفي مستند التسلم الذى يجب أن ترسله للجهة الواردة منها " الحرز " 0

فقد أو كسر مفاتيح الخزائن (1):

مادة 283 – في حالة فقد مفتاح أية خزانة ترسل  الجهة المحفوظ بها المفتاح الإحتياطي " الحرز " الذي بداخله المفتاح الى المصلحة المختصة بناء على طلب منها لفتح الخزانة 0

أما إذا كانت الخزانة من الخزائن القديمة التى ليس لها مفتاح إحتياطي فتفتح بأسهل الطرق الممكنة 0

ـــــــــــــــــــــــــــ

(1)يرجع للمادة 308 من اللائحة المالية للموازنة والحسابات طبزعة 2001 والتى توضح الإجراءات التى تتخذها اللجنة المشكلة في حالة الفقد او الكسر 0

 

 

 

 

وفي كلتا الحالتين يجب إرجاع الخزانة الى إدارة التوريدات العمومية بوزارة المالية بعد جرد محتوياتها بمعرفة لجنة وتسليمها لصاحب العهدة وتحرير المحضر اللازم ومعها استمارة إرجاع رقم 187 حسابات لعمل الإصلاحات اللازمة بها بالورش الأميرية مع صرف خزانة مستعملة من الخزائن الموجودة بالإدارة المذكورة بدلا منها 0

ويكون الموظف الذي في عهدته المفتاح المفقود مسئولا عما تشتمل عليه الخزانة 0

وتتبع هذه الاجراءات أيضاً في حالة كسر المفتاح على أن يراعي إكرسال المفتاح المكسور مع الخزانة الى إدارة التوريدات 0

غرامة فقد أو كسر مفاتيح الخزائن (2) :

مادة 284 – إذا لم يثبت  في المحضر ثبوتاً قاطعاً أن فقد أو كسر مفتاح الخزانة كان بسبب قوة قاهرة فإنه يجب أن يطالب الموظف المسئول عن الفقد أو الكسر يدفع مبلغ ثابت قدره جنيه واحد وذلك علاوة على أية غرامة يفرضها عليه رئيس المصلحة 0

ويضاف مبلغ الجنيه " للإيرادات المتنوعة " 0

الإجراءات الواجب إتخاذها عند حدوث تلف بالخزائن (3) :

مادة 285 – عند حدوث تلف بالخزائن الحديدية تخطر المصلحة إدارة التوريدات العمومية بوزارة الخزانة عن ذلك وتفيدها في الوقت نفسه عن أقرب جهة يوجد بها ورشة حكومية صناعية لتصرح لها بعمل الإصلاحات المطلوبة بها أو بإحدي الورش الاهلية أثناء عطلة المدارس الصناعية ويراعي أن يكون الغصلاح بحضور المسئول حتي لا تكون هناك فرصة لإكان عمل مفتاح يستعمل فيما بعد للسرقة وتكون مصاريف الإصلاح وأجور النقل على ميزانية المصلحة المختصة 0

 

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

(1) يرجع للكتاب الثاني في اللائحة المالية للموازنة والحسابات طبعة 2001 المواد من 301 حتي 311 فيما يختص

(2) المادة 309 من اللائحة المالية للموازنة والحسابات 0

(3) المادة 310 ، 311 من اللائحة المالية للموازنة والحسابات 0

الباب الثامن

الدفاتر ذات القيمة (1)

الدفاتر ذات القيمة :

مادة 286 – الدفاتر ذات القيمة (2) هي التى يجب إضافتها عهدة متسلمها هي الأتي :

أ‌)       دفاتر تطلب من إدارة التوريدات العمومية بوزارة المالية :

(1) 9 حسابات ج دفتر أذون الصرف 0

(2) 9 حسابات " مجالس " – دفتر أذون الصرف الخاصة بمصروفات مجالس المديريات والمجالس البلدية 000 الخ 0

(3) 18 حسابات – دفتر قسائم عوائد إقامة الحيوانات بحظائر الملاحظة 0

(4) 25 حسابات – دفتر تسليم الشيكات وأذون وحوالات البريد الواردة 0

(5) 28 حسابات – دفتر قسائم تحصيل رسوم معاينة اللحوم بالسلخانة 0

(6) 33 حسابات – دفتر قسائم محصلات مختلفة 0

(7) 33 حسابات " سواحل " – دفتر قسائم محصلات السواحل 0

(8) 37 حسابات دفتر حوافظ توريد نقود 0

(9) 37 حسابات مكرر – دفتر إيصالات توريد نقود 0

(10)                       44 حسابات – دفتر إيصالات تسليم الشيكات وأذون وحوالات البريد

(11)                       44 حسابات " ضرائب " – دفتر إيصالات تسليم الشيكات وأذون وحوالات البريد بمصلحة الضرائب 0

(12)                       48 حسابات " أ و ب و ج " – دفاتر استمارات نقل ركاب وبضائع وحيوانات بالسكك الحديدية

(13)                       59 حسابات – دفتر بيان أذون الصرف المسحوبة 0

(14)                       112 حسابات – دفتر مستند تسلم أصناف بالمخازن 0

(15)                       147 حسابات – دفتر أذون صرف معاشات 0

(16)                       155 حسابات – دفتر قسائم تحصيل إيرادات المحاكم 0

(17)                       155 حسابات مكرر – دفتر قسائم إيداع أمانات بالمحاكم 0

(18)                       22 " بيطرى " – دفتر قسائم ذبيح بسلخانات الحكومة 0

(19)                       22 " بيطرى مكرر " – دفتر تسليم ذبيح بسلخانات المجالس 0

(20)                       25 سايرة – قسائم أجرة حاجز بسوق الإسقاط 0

(21)                       26 سايرة – دفتر استمارات لصرف تذاكر بأجور مخضة 000 الخ

(22)                       44 " عقارى " – دفتر قسائم تحصيل إيرادات مصلحة الشهر العقارى

(23)                       45 " عقارى " – دفتر قسائم إيداع أمانات بمصلحة الشهر العقارى 0

(24)                       دفاتر الشيكات على البنك الأهلى 0

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

(1) المادة 502 من اللائحة المالية للموازنة والحسابات والتى تنص على تركيز طبع هذه المطبوعات بالهيئة العامة لشئون المطابع الأميرية وأكد على ذلك الكتاب الدوري 114 لسنة 94 المنشور العام 4 لسنة 1996 والكتاب الدوري 4 لسنة 2002

(2) يرجع للباب الثالث من اللائحة المالية للموازنة والحسابات المواد من 442 الى 457

 

ب‌)  دفاتر تطلب من مصلحة الأموال المقررة بوزارة الخزانة :

1)    7 " أموال مقررة " –دفتر محصلات الصيارف 0

2)    40 " أموال مقررة " – دفتر قسائم تحصيل عوائد الأملاك وأجور الخفر 0

3)    80 " أموال مقررة " – دفتر قسائم تحصيل أجور الخفر 0

4)    82 " اموال مقررة " – دفتر قسائم تحصيل أموال الأطيان 0

5)    83 " اموال مقررة – دفتر قسائم تحصيل إيجار الأطيان 0

6)    112 " أموال مقررة " – دفتر قسائم تحصيل رسوم التفتيش 0

ج) دفاتر تطلب من مصلحة الجمارك :

1) 17 ه " إنتاج " – دفتر قسائم تحصيل رسوم الكحول 0

كيفية تسليم الدفاتر ذات القيمة من المطبعة الأميرية : (*)

مادة 287 – تسلين الدفاتر ذات القيمة من المطبعة الاميرية ربطا متساوية العدد داخل غلاف من الورق ومختومة بالشمع الاحمر ويكإتب على كل غلاف نوع الدفاتر وعددها وارقامها ويستثني من ذلك دفاتر " 9 حسابات " فإنها تغلف كل دفتر على حدة 0

أما دفاتر قسائم التحصيل بكافة أنواعها فتسلم " دفترا دفترا " بعد مراجعة تسلسل ارقامها بمعرفة لجنة وإثبات ذلك في محضر التسليم 0

ختم دفاتر قسائم التحصيل قبل إرسالها للمصالح :

مادة 288 – قبل إرسال دفاتر قسائم التحصيل الى المصالح التى تطلبها يجب ختمها بخاتم وزارة الخزانة ( الازرق ) وذلك بجانب أرقام الصحائف المسلسة ويراعي تسلسل الارقام وختم القسائم المعدة لان تنزع من الدفتر كل قسيمة منها على حدة ثم يؤشر على ظاهر أول ورقة ثابتة في كل دفتر باسم الدفتر وعدد اوراقه ويختم بأسفل هذا التأشير بالخاتم المذكور 0

ملاحظة – دفاتر الشيكات التى يرسلها البنك الاهلى لوزارات الحكومة ومصالحها يتبع نحوها الاحكام الواردة " باللائحة المالية للميزانية والحسابات " 0

كيفية صرف الدفاتر ذات القيمة :

مادة 289 – تطلب المصالح الدفاتر ذات القيمة بموجب الاستمارة رقم 87 حسابات او الاستمارة رقم 111 حسابات التى تحرر من صورتين او ثلاث صور وحسب الحالة ما عدا دفاتر قسائم المحصلات رقم 18 حسابات و 22 بيطرى و 25 سايرة و 28 حسابات و 33 حسابات و33 حسابات سواحل فعند طلبها لاول مرة من ادارة التوريدات العمومية ترسل الطلبات عنها مشفوعة بالمبررات اللازمة الى وزارة الخزانة ( حسابات الحكومة ) او الى السكرتير المالي المختص في الوزارات التى بها سكرتير مالى 0

أما الدفاتر رقم 9 حسابات ورقم 59 حسابات فتطلب – كل على حدة او سوية بموجب استمارة رقم 87 حسابات او 111 حسابات من نسختين تحرر خصيصاً لهذا الغرض ولا يدرج فيها طلب مطبوعات اخري وترسل راساً الى ادارة التويريدات العمومية بوزارة المالية

وعند طلب دفاتر جديدة بدلاً من دفاتر انتهي العمل فيها يوضح تأشير بخانة الملاحظات بتوقيع رئيس حسابات المصلحة واعتماد رئيس المصلحة بأن الدفاتر المطلوبة هي حقيقة بدل فاقد انتهي العمل فيها 0

كيفية إرسال او تسليم الدفاتر ذات القيمة :

مادة 290 – تقوم لجنة بوضع الدفاتر المطلوبة داخل مظاريف تختم بالشمع الاحمر وتدون اللجنة إقراراً على هذه المظاريف بمحتوياتها وتسلم لمندوبي المصالح الكائنة بمدينة القاهرة الذين يندبون لهذا الغرض على أن يلاحظ ان يكون هؤلاء المندوبون من الموظفين المسئولين 0

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

(*) عدل اسمها الى الهيئة العامة لشئون المطابع الاميرية طبقا للقانون 312 لسنة 1956 0

وتعاد الصورة الاصلية من استمارة الطلب الى المصلحة المختصة بطريق البريد الموصي عليه 0

إذا كان تصدير الدفاتر بطريق البريد او السكة الحديدية ( بقطار الركاب ) فإنه يمكن إعادة الاستمارة سواء داخل الطرود أو داخل مظروف ويرسل للمصلحة بالبريد الموصي عليه في نفس اليوم الذي يصدر فيه الطرد 0

كيفية تسلم الدفاتر ذات القيمة للمخازن :

مادة 291 – بمجرد وصول الدفاتر لمخازن المصلحة وقبل فتح الطرود التى تحتوي على هذه الدفاتر تشكل المصلحة لجنة من اثنين على الاقل من الموظفين المسئولين لاجراء ما ياتي بعد التحقق من سلامة الاختام الموضوعة على المظاريف التى تحوي الدفاتر :

1.     حصر عدد الدفاتر الواردة للمصلحة ومطابقة هذا العدد على العدد الموضح بخانة المنصرف باستمارة الصرف

2.  ترتيب هذه الدفاتر بحسب ارقامها المسلسلة ومطابقة ارقامها المسلسلة ورقم المجموعة على الارقام المبينة بخانة الملاحظات باستمارة الصرف امام الكمية المصروفة 0

3.     ملاحظة ان الرقم المسلسل الموضوع على كعب او جلدة كل دفتر يطابق تماما الرقم الذى يبتديء به الدفتر 0

4.     عد اوراق كل دفتر وتتبع الارقام المسلسلة به لمعرفة ما إذا كان به نقص في اوراقه او خطأ في الارقام المسلسلة 0

5.  التحقق من أن كل صحيفة من صحائف دفاتر قسائم التحصيل مختومة بخاتم المالية الازرق ومن أن كل قسيمة من القسائم المعدة لأن تنزع مختومة بالخاتم المذكور 0

6.  إثبات كل مخالفة لما تقدم بمحضر رسمي يوقع عليه من أعضاء اللجنة ويبلغ لإدارة التوريدات العمومية في الحال لإتخاذ الإجراءات اللازمة بحسب كل حالة وإذا ظهر هذا الخطأ عند الإستعمال وبعد التوقيع بالتسليم يكون أعضاء اللجنة مسئولين عن عدم إكتشافه وعن النتائج التى تترتب على هذا الخطأ 0

7.  يجب عند تسلم دفاتر جديدة من الدفاتر ذات القيمة ختم كل قسيمة من قسائم هذه الدفاتر بخاتم المصلحة أو الفرع الذ يتسلمها – بالخاتم ذي النسر – وذلك بقصد منع محاولة إستعمال إحدي تلك القسائم بمصلحة أخرى في حالة سرقتها من الجهة التى توجد تلك الدفاتر بعهدتها 0

8.     تحرير مستند تسلم بالاستمارة رقم 112 حسابات ويرفق بالاستمارة رقم 87 حسابات 0

كيفية صرف الدفاتر ذات القيمة :

مادة 292 :

(1) تصرف الدفاتر بإذن صرف استمارة رقم 11 حسابات وبمقتضاه تخصم من دفتر المخزن وتضاف بدفتر إجمالى عهدة الصنف المستديم وبكشوف العهدة الشخصية استمارة رقم 193 حسابات عهدة متسلمها ويوضح في خانة الملاحظات رقم أول وأخر قسيمة بالدفتر ورقم المجموعة 0

وتستثني من ذلك الاستمارات الخاصة بالاموال المقررة فتتبع في تسليمها وتسلمها التعليمات المدونة بكتاب مصلحة الاموال المقررة 0

(2) على متسلم دفتر من هذه الدفاتر أن يقر على ظاهر اول قسيمة ثابتة من الدفتر أنه تسلم الدفتر المذكور كاملاً 0

وفي حالة نقل الموظف المنوط به إمساك هذا الدفتر أو تغيبه لأي سبب يجب على الذي يحل محله أن يعطي إيصالات بتسلم الدفتر ويوضح حالة ذلك الدفتر على أول قسيمة ثابتة لم تستعمل 0

وكل موظف يتسلم دفتر أو أكثر من الدفاتر المذكورة يغتبر مسئولا عنه وعن عدد أوراقه وكل إهمال منه في المحافظة على مثل هذه الدفاتر يترتب عليه فقد أحدها أو فقد جزء من قسائمه يعرضه فضلاً عن الجزاءات التأديبية الصارمة الى تعويض ما قد يلحق الحكومة من الخسائر بسبب هذا الفقد 0

(3) يحظر قطعياً على المصالح أن تقرض شيئاً من الدفاتر ذات القيمة بعضها لبعض لأن ما يصرف للمصالح من هذه الدفاتر يقيد بعهدتها بأرقام مسلسلة وتصبح هذه المصالح مسئولة عنه 0

 

كيفية إرجاع الدفاتر المنتهي العمل بها :

مادة 293 :

(1) تعاد الدفاتر المنتهي العمل بها بالمصالح من المستلم بالاستمارة رقم 87 حسابات الى الجهة التى صرفتها سواء كان مخزنا رئيسياً او ادارة توريدات مع إيضاح الرقم المسلسل وتاريخ الاعادة لتخصم من عهدة الصنف المستديم والعهد الشخصية وتضاف بعهدة مخزن توريدات الوزارة او المصلحة او المديرية الذي يحفظها لديه المدة المقررة لذلك في لائحة محفوظات الحكومة الخاصة بالحسابات 0

أما الدفار المنتهية رقم 18 حسابات و 22 بيطرى و 25 سايرة و 28 حسابات و33 حسابات سواحل فأن مخزن توريدات الوزارة او المصلحة او المديرية يعيدها بالاستمارة رقم 87 حسابات الى ديوان المحاسبة للترخيص بصرف البدل 0

(2) أما الدفاتر رقم 33 حسابات المنتهي العمل بها في مجالس المديريات وكذلك الدفاتر رقم 33 حسابات و 22 بيطرى مكرر المنتهي العمل بها في المجالس البلدية والمحلية والقروية فإنها ترسل الى المديرية او المحافظة المختصة لمراجعتها أولاً فأول والتأشير على كل دفتر بما يفيد مراجعته وتوريد مبالغة اى الخزانة ومخابرة إدارة التوريدات العمومية بالخزانة مباشرة لصرف البدل للمجالس ثم تعيد المديرية او المحافظة ادفار امذكورة الى المجالس لحفظها بها للرجوع اليها عند التفتيش على محصلاتها 0

(3) دفاتر مستند تسلم الاصناف بالمخازن اسمارة 112 حسابات المنتهية تبقي عهدة متسلمها سنتين خلاف سنة الاستعمال وبعدها تحفظ لمدة خمس سنوات بإدارة محفوظات المصلحة وبعد ذلك تصبح مستغني عنها 0

الاجراءات الواجب إتخاذها عند فقد او سرقة الدفاتر ذات القيمة :

مادة 294 :

(1) يجب على الموظف الذي يعهد اليه بدفتر من الدفاتر ذات القيمة في حالة فقده او فقد جزء منه ان يرفع الامر الى رئيس المصلحة التابع لها بمجرد حدوث الفقد لاتخاذ الاحتياطات اللازمة لمنه استعمال الدفتر او اجزاء الدفتر المفقودة وسرعة تشكيل لجنة لا يكون ذو العهدة من اعضائها للبحث والتحري عن سبب الفقد ومدي الضرر الناتج عنه والسبب في تأخير التبليغ – إن حدث تأخير كهذا وكل ما يترتب عليه من النتائج – ثم تعرض قرارات الجنة على رئيس المصلحة لاتخاذ الاجراءات التى يراها قبل المسئولين 0

وإذا ظهر لرئيس المصلحة ما يدعو لتبليغ النيابة فعليه الاسراع في ذلك حتي لا يكون من وراء التاخير ضياع بعض معالم الجريمة 0

وإذا اتضح من التحقيق أن الفقد هو نتيجة سرقة أو إختلاس ففي هذه الحالة تتخذ الاجراءات المنصوص عنها في اللائحة المالية للميزانية والحسابات 0

(2) عند طلب دفتر جديد بدل أخر فقد او جزء منه يجب إكرسال اوراق الموضوع بما فيها محضر التحقيق الى ادارة حسابات المصلحة لمراعتها عند المراجعة وصرف البدل 0

(3) في الاحوال التي يفقد او يسرق فيها دفتر كامل من دفاتر القسائم او الاستمارات او الاذون المبينة في المادة رقم 286 فانه يجب بعد إتمام الاجراءات المقررة نحو الفقد او السرقة إخطار ادارة التوريدات العمومية بوزارة الخزانة او مصلحة الاموال المقررة او مصلحة عموم الجمارك – كل فيما يخصها حتي يتسني لها التأشير بخانة الملاحظات في السجل الخاص بقيد الدفاتر المصروفة بما يفيد فقد او سرقة الدفتر 0

 (4) لمنع استعمال ما يفقد من الدفاتر ذات القيمة او اجزائها تتخذ الاجراءات الخاصة بالنشر الواردة باللائحة المالية للميزانية والحسابات (1) 0

(5) بعد استيفاء الاجراءات المقررة نحو ما يفقد من القسائم والدفاتر ذات القيمة يرفع الامر لوكيل الوزارة المختص للبت فيه 0

(6)  (2) وفي حالة فقد اختام شعار الجمهورية الرسمية او بصماتها يراعي – بعد اتمام الاجراءات المقررة في هذه اللائحة بشان الفقد او السرقة والتلف ان يتم النشر عنها في ثلاثة اعداد متوالية في الوقائع المصرية وفي ثلاث صحف يومية واسعة الانتشار وان يكون النشر على حساب المسئول عنها حتي لا يساء استخدام هذه الاختام وما قد يترتب عليه من اضرار مالية 0

ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

(1) يرجع للمادة 456 من اللائحة المالية للموازنة والحسابات والخاصة بالنشر عما يفقد من الدفاتر ذات القيمة 0

(2) الفقرات من 6 : 14 مضافة بالقرار الوزارى رقم 1009 لسنة 2001 العدد 188 وقائع مصرية في 20/8/2001

(7) تتولي مصلحة سك العملة تشغيل وتوريد جميع اختام شعار الجمهورية الرسمية وان تعمل ختم بصمة لكل ختم شعار الجمهورية الرسمي وتكون البصمة بالرقم الكودي الذي تحدده الجهة الطالبة بلاتفاق مع الادارة العامة للعقود والمشتريات والمخازن بوزارة المالية على ان تمسك الادارة العامة الاخيرة سجلاً يحتوى على جميع اختام شعار الجمهورية الرسمية وختم البصمة المكمل لكل منها حتي يسهل الاستدلال على معرفة الجهة التى اضفت الصفة الرسمية على المستند الذي أسيء استغلاله او في حالة فقد خاتم شعار الجمهوية الرسمي وختم البصمة ويخشي استغلاله ولإمكان تلافي وقوع حوادث الاختلاس في الاموال العامة 0

(8) على الوزارات والمصالح ووحداتها وفروعها والاجهزة الحكومية الاخري ووحدات الادارة المحلية وفورعها والهيئات العامة والاشخاص ذات الشخصية الاعتبارية العامة وفروعها التقدم الى مصلحة سك العملة بطلبات تشغيل لاختام شعار الجمهورية الرسمية والبصمة المكملة ما عدا التكهين فإن إزالة النقوش تتم في مصلحة سك العملة دورياً بمعرفة لجنة يمثل فيها مندوب من الادارة العامة للعقود والمشتريات والمخازن بوزارة المالية ومندوب فني من مصلحة سك العملة بموجب محاضر وعلى أن تتلقي الادارة العامة المذكورة من الجهات الاختام المكهنة - داخل أحراز –كما تقوم تلك الادارة العامة بإخطار الجهات التى تلفت منها هذه الأحراز بإتمام عملية إزالة النقوش من أختام شعار الجمهورية الرسمية لتتولى الوحدات والهيئات المشار إكليها أنفاً إتخاذ الإجراءات المخزنية لخصم هذه الأختام من العهدة بموجب هذه المحاضر 0

(9) يتعين على كل جهة داخل الوحدات المشار إليها في الفقرة الثامنة أن يتضمن طلب التصديق لها بإستلام الخاتم الرسمي شعار الجمهورية أن تحدد الموضوعات التى يستخدم فيها هذا الخاتم على أن يقتصر هذا الاستخدام على الأوراق والمحررات والمستندات المطلوب إضفاء الصفة الرسمية عليها – أما ما عدا ذلك فتستخدم بها أنواع أخرى من الأختام لا ترتب حقوقاً أو تحمل الجهة بأية التزامات 0

(10)     يتعين على كافة الجهات داخل الوحدات المشار إليها في الفقرة الثامنة أن تعهد بتسليم الأختام شعار الجمهورية الرسمي لمستوي وظيفي مناسب لا تقل درجته عن الثالثة بشرط أن تتوافر فيد درجة كبيرة من الثقة والقدرة على تحمل المسئولية ويتحتم على من بعهدته خاتم شعار الجمهورية وختم البصمة أن يقوم بالتوقيع بالمداد الاسود توقيعاً واضحاً بخلاف كتابة اسمه بخط يقرأ أسفل بصمة الختم مباشرة مع بيان تاريخ الإعتماد 0

(11)     يجب على من بعهدته خاتم شعار الجمهورية الرسمي أن يضعه بعيداً عن التداول بين العاملين منعاً من إساءة استعماله أثناء العمل اليومي – كما يتعين على من بعهدته هذه الاختام حفظها في مكان أمين بعد نهاية العمل اليومي بحيث يكون مسئولا عنها مسئولية كاملة في حالة فقده أو إساءة استعماله 0

(12)     على كافة الوحدات المشار إليها بالفقرة الثامنة أن تمسك إدارة المخازن بكل جهة منها سجلاً خاصاً بكافة الاختام شعار الجمهورية الرسمي يسمي سجل قيد الاختام شعار الجمهورية الرسمي ويفرد لكل خاتم صحيفة أو اكثر من هذا الدفتر يبين فيها المستلم ودرجته أو فئته وتوقيعه وتاريخ الاستلام ويثبت في هذا الدفتر أى تغير يطرأ على مستلم الختم بموجب شهادة ادارية بنقل العهدة حسب الاصول والقواعد المخزنية الواردة بلائحة المخازن 0

(13)           على أجهزة الرقابة الداخلية بالوحدات المشار اليها بالفقرة الثامنة أن تقوم بإجراء جرد دوري مفاجيء على الاختام شعار الجمهورية الرسمي ويجب
أن يتم الجرد شهرياً على الاقل ويرفع تقرير عن كل جرد ويعتمد التقرير من رئيس الجهة سواء في حالة وقوع المخالفة او عدم وقوعها وفي حالة وجود مخالفات تتخذ الاجراءات المنصوص عليها في لائحة المخازن 0

(14)     تجرد الاختام شعار الجمهورية الرسمي سنوياً في جميع الجهات المنصوص عليها في الفقرة الثامنة ولا ينطبق عليها ما جاء بالمادة (411) من لائحة المخازن الخاصة بجرد العهد الشخصية التى تقضى بأن يكتفي بإقرار يقدمه كل من بعهدته عهدة شخصية في أول كل سنة مالية بأن الاصناف التى بعهدته موجودة فعلاً وأنها بحالة جيدة بل يجب أن ترصد أختام شعار الجمهورية الرسمي في محاضر جرد على نموذج (6) مخازن حكومية حسب المنصوص عليه في المادة (392) من لائحة المخازن وتتخذ بشأنها جميع الإجراءات المنصوص عليها في الباب الثالث عشر من اللائحة الخاص بجرد الاصناف بالمخازن الرئيسية وفيما لا

 

 

 

يتعارض مع المنصوص عليه في الفقرات السابقة 0

(15)                     (1) ملغاة 0

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

(1) ألغيت الفقرة (15) بالقرار الوزارى رقم 1009 لسنة 2001 - العدد 188 وقائع مصرية 0

الباب التاسع

إرجاع الاصناف للمخازن

 

رد الاصناف غير الصالحة للاستعمال :

 مادة 295 – ترد جميع الاصناف المستديمة الى المخازن عندما تصبح غير صالحة للاستعمال وفي حالة عدم ردها يلزم المسئول بقيمتها المبينة بالدفاتر او بسعر السوق وقت التبليغ ايهما اكثر مع مراعاة حكم الفقرة الثانية من المادة 342

ومع ذلك فتعتبر مجموعات القوانين والتعليمات والمطبوعات التى توزع على العاملين المنوط بهم تطبيقها عهدة مستهلكة إذا مضي على صرفها للعامل اكثر من عام ويعفي حجاب وسعاة وفراشو الجهات وسائقو السيارات وغيرهم ممن يصرح لهم ارتداء ملابس حكومية بالمجان من إرجاع بواقي تلك الملابس بعد استيفائها المدة المقررة للاستعمال على ان تظل تلك الملابس عهدة مستديمة طرف مستلمها الى ان تستوفي المدة المقررة لاستعمالها وفقاً للجدول التالي (1) :

الصنف	العدد المصرح به جديد	مدة الاستعمال	تاريخ الصرف
1-    جاكتة صوف كاكي 2-    بنطلون صوف كاكي 3-    جاكتة تيل هندي كاكي 4-    بنطلون تيل هندي كاكي 5-    كبود للسعاة مشاة 6-    كبود للسعاة راكبي الدراجات 7-    جزمة بيادة جدل اسود 8-    بيريه صوف كاكي	1	3 سنة	اول اكتوبر
	1	3	اول اكتوبر
	1	2	ابريل
	1	-	ابريل
	1	5	اكتوبر
	1	5	اكتوبر
	1( زوج )	2	اكتوبر
	1	2	اكتوبر

أما بالنسبة للملابس والملبوسات الاخري وكذا الاغطية المصرح للعاملين مهما كان نوعها وصنفها فتسري عليها مدد الاستعمال الأتية :

(أ‌)    الملابس والملبوسات الصوفية ( ثلاث سنوات )

(ب‌)             الملابس والملبوسات والاغطية التيلية والقطنية وما في حكمها ( سنتان )

(ت‌)             الاغطية الصوفية ( خمس سنوات )

ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

(1) المادة 295 معدلة بالكتاب رقم 44 لسنة 1966

ويعفي العمال الذين تنتهي مدة خدمتهم بسبب الوفاة او الاحالة الى المعاش من رد الملابس التى بعهدتهم مهما كانت مدة استعمالها (1) ،(2)

التصريح بإرجاع الاصناف :

مادة 296 – يصرح مدير المخازن بإرجاع الاصناف المستديمة الى المخزن متي وفت مدة استعمالها او ثبت عدم صلاحيتها للاستعمال وكذا بإرجاع الاصناف الزائدة على المرتب او الحاجة او لاي سبب اخر يقتنع بصحته 0

كيفية إعادة الاصناف للمخازن :

مادة 297 – كل صنف يعاد الى المخازن يجب أن يقدم عنه طلب الى مدير المخازن على كشف إرجاع استمارة 187 حسابات من صورتين يبين به سبب إعادته 0

لجنة فحص الاصناف المرتجعة :

مادة 298 – تشكل لجان في المخازن الرئيسية والاقليمية والفرعية برئاسة موظف مسئول لفحص الاصناف المصرح بإرجاعها 0

ويكون من بين اعضاء اللجنة امين المخزن المحلي ويجب أن يضم اليها موظف فني عند لزوم ذلك وتدون قراراتها على الاستمارة رقم 187 حسابات لاعتمادها من مدير المخازن 0

لجنة الفحص في الوحدات والمراكز :

مادة 299 – في الوحدات او المراكز التى لا توجد بها مخازن تشكل لجنة فرعية لفحص الاصناف المرتجعة لأي سبب كان او التى استوفت المدة المحددة لاستعمالها وتدون رأيها على نفس كشف الارجاع استمارة 187 حسابات ثم ترسل الاستمارة الى المخزن المختص مع الاصناف التى تري اللجنة الفرعية انها اصبحت غير صالحة للاستعمال للغرض المصروفة يمكن لأجله والتى لا يمكن اصلاحها مع تحديد المسئولية إذا كانت هناك مسئولية على صاحب العهدة 0 وعلى امين المخزن ان يعرض الاصناف وراي اللجنة الفرعية على لجنة الفحص لإبداء رأيها ثم إعتماده من مدير المخازن 0

ومتي ووفق على قبول الصنف بالمخازن قيد بدفتر " الكهنة " بموجب الاستمارة رقم 112 حسابات 0

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

(1) الفقرة الاخيرة من المادة 295 مضافة بالكتاب الدوري رقم 35 لسنة 1986 ثم عدلت بالكتاب الدوري رقم 100 لسنة 1968

(2) أدخلت الاحالة الى المعاش ضمن حالات الاعفاء من رد الملابس بالكتاب الدوري رقم 15 لسنة 82 بناء على موافقة السيد الدكتور وزير المالية 0

واجبات لجان الفحص :

مادة 300 – على لجان الفحص أن تراعي بكل دقة وأمانة صالح المصلحة لا رغبة الموظف الذي يطلب إعادة أو استبدال الاصناف كما عليها أن تراعي صالح الخزانة من جهة إمكان إصلاح الصنف او عدمه والتأكد من أنه أصبح غير صالح للاستعمال بسبب الاستعمال العادي لا بسبب الاهمال أو سوء الإستعمال أو بإتلافه عمداً بقصد إستبداله بجديد 0

وعليها أن تتأكد من أن الصنف المرتجع هو نفس الصنف السابق صرفه وإذا تعذر ذلك فيراعي أن يكون الصنف من نفس الطراز والنوع المستعمل في المصلحة 0

مسئولية قبول اصناف بالمخازن قبل الفحص :

مادة 301 – كل صنف مستعمل يضاف لعهدة المخزن بدون قرار من لجنة فحص الاصناف المرتجعة بالموافقة على ارجاعه الى المخازن يتحمل امين المخزن فرق الثمن بين سعر الصنف الجديد في السوق والقيمة المقدرة للصنف المرتجع 0

استبدال الاصناف المرتجعة قبل اعتماد قرار اللجنة :

مادة 302 – لا يجوز لامين المخزن ان يصرف بدل الاصناف المرتجعة قبل اعتماد مدير المخازن قرار لجنة الفحص  وإلا فيكون مسئولا عن النتائج والاصناف التى لا يمكن سير العمل بدونها يمكن صرفها على مسئولية صاحب العهدة على أنه إذا رأت لجنة الفحص إمكان استعمال الصنف كما هو أو بعد إصلاحه فأنه يتحمل المصاريف التى تكون المصلحة قد تكبدتها في ارسال واستعادة الصنف وإصلاحه 0

ارجاع الاصناف المستديمة بعد استيفاء مدة استعمالها :

مادة 303 – ليس من المحتم ان يعاد الصنف المستديم الى المخازن متي استوفي المدة المحددة لاستعماله فقد يكون لا يزال صالحاً للاستعمال إما بإصلاحه واما ببقائه بحالته بعد وفائه المدة المحددة وبناء عليه لا يقبل اي صنف من هذا النوع إلا إذا تقرر بصفة قاطعة أنه أصبح غير صالح للاستعمال في الغرض الذي صرف من أجله وإنه لا فائدة من إصلاحه 0

إرجاع الأصناف قبل وفائها المدة المحددة لها :

مادة 304 – كل صنف يعاد الى المخازن قبل وفائه المدة المحددة له وظهر للجنة أنه أصبح غير صالح للاستعمال بسبب إهمال أو تقصير الموظف الذي بعهدته الصنف يجب أن يحصل من الموظف ثمن الصنف حسب الثمن الوارد بالدفاتر أو حسب ثمنه في السوق أيهما أكثر مضافاً إليه " امصاريف الادارية " بعد خصم القيمة التى تقدرها اللجنة للصنف المرتجع 0

إرجاع الاصناف غير المحدد  لها مدة استعمال :

مادة 305 – الاصناف غير المحددة لها مدة استعمال وتعاد لعدم صلاحيتها أو لتلفها يحصل ثمنها او تكاليف اصلاحها من المسئول عنها ما لم يثبت للجنة عدم مسئوليته عن التلف الحاصل بها 0

 

مصاريف إصلاح الاصناف المرتجعة :

مادة 306 – إذا ثبت للجنة أن الصنف المرتجع قبل وفائه المدة المحددة يمكن أن يصبح صالحاً للاستعمال إذا ما صار إصلاحه فيتحمل الموظف المسئول عن ذلك تكاليف إصلاحه وأما إذا ثبت للجنة عدم مسئوليته فلرئيس المصلحة أن يعتمد إصلاحه على حساب الحكومة بعد التحقق من أن قيمة الصنف بعد إصلاحه تقل عن ثمنه في السوق لو اشترى جديداً وأنه بعد إصلاحه يمكن استعماله مدة تتناسب ومصاريف الاصلاح 0

إرجاع الاصناف الى مخزن غير المخزن المصروفة منه :

مادة 307 – يجب ان يكون إرجاع الاصناف الى المخزن الذي صرفت منه وانما يجوز في الاحوال الاستثنائية ان يصرح رئيس المصلحة لاسباب يقتنع بها بتسليم الاصناف الى مخزن او نقطة او مركز تابع للمصلحة وعلى المستلم أن يرسلها الى المخزن المختص إلا إذا رأت لجنة الفحص المحلية أن مصاريف إرسالها الى المخزن المصروفة منه تزيد على أثمانها لو بيعت محلياً فتبقي الى أن يقرر رئيس المصلحة ما يراه نحوها سواء بالبيع او الاعدام في جهة وجودها حسب الحال 0

إرجاع أصناف بسبب زيادتها على الحاجة :

مادة 308 – إذا دعت الحال لرد اصناف الى المخازن بسبب زيادتها على الحاجة ورأي مدير المخازن أن الاصناف المرتجعة حصل بها ما يستدعي فحصها بمعرفة لجنة الفحص فلا تقبل إلا إذا قررت اللجنة ان الاصناف المرتجعة هي من نفس اصناف المصلحة وأنها بحالة جيدة وإلا فيتحمل المسئول نتائج ما تقرره اللجنة 0

الاصناف غير الصالحة للاستعمال بالمخازن :

مادة 309 – عندما يري مدير المخازن أن بعض الاصناف الموجودة بالمخازن أصبحت غير صالحة للاستعمال أو بطل استعمالها تفحصها لجنة فحص الاصناف المرتجعة وتدون قرارها على الاستمارة رقم 188 حسابات وتقدم لرئيس المصلحة لاعتمادها مع مراعاة احكام الفقرة الثانية من المادة رقم 53 0

إرجاع مخلفات الخامات المصروفة للاعمال الصغيرة او للاصلاحات :

مادة 310 – تعاد للمخزن مخلفات الخامات التى تصرف من المخازن للصناع المحليين التابعين للمصاح كالنجارين والكهربائين 00 الخ لاجراء اعمال صغيرة أو إصلاحات محلية على أن يعطى موظف مسئول إقراراً على استمارة الاصناف المرتجعة رقم 187 حسابات بالكميات التى استعملت فعلا في العمل 0

إرجاع اصناف جديدة :

مادة 311 – إذا أعيدت اصناف جديدة لسبب ما بعد صرفها وقبل استعمالها فتحرر عنها شهادة ادارية بحالتها وتقبل بالمخازن بموجب إذن تسلم استمارة 112 حسابات وتقيد ضمن الاصناف الجديدة بعد التأكد من أنها لم تستعمل 0

إرجاع بقايا قطع الغيار وما يماثلها :

مادة 312 – لا يصرف بدل المستهلك من قطع الغيار واللمبات اكهربائية ومايماثلها إلا إذا أعيدت الاصناف التالفة او بقاياها 0

إضافة الاصناف المرتجعة للمخزن :

مادة 313 – الاصناف التى يتقرر إعادتها الى المخازن لاي سبب كان يحرر عنها إذن تسلم استمارة رقم 112 حسابات كالمعتاد وترسل نسخة منها مع نسخة من الاستمارة رقم 187 حسابات الى الجهة –الواردة منها الاصناف وتحفظ النسخة الثانية من هذه الاستمارة بملف صاحب العهدة بعد خصم الصنف بموجبها من عهدته سواء بدفتر اجمالي العهدة استمارة 118 (أ) مكرر حسابات او باستمارة العهدة الشخصية رقم 193 حسابات

وتقيد هذه الاصناف بالثمن الذي تقدره لجنة فحص الاصناف المرتجعة حسب حالتها 0

خصم الاصناف المرتجعة من العهد الفرعية والعهد الشخصية :

مادة 314 – الاصناف المرتجعة من العهد الفرعية او من العهد الشخصية يحرر عنها أولا إذن صرف استمارة 111 حسابات لخصمها بموجبه من دفتر عهدة المخزن استمارة 118 حسابات ودفتر اجمالى العهدة استمارة 118 (أ) مكرر حسابات واستمارة العهدة الشخصية رقم 193 حسابات ثم تضاف لعهدة المخزن بموجب الاستمارة رقم 112 حسابات ضمن الاصناف المستعملة او الكهنة حسبما تكون الحالة التى تقررها لجنة فحص الاصناف المرتجعة 0

كيفية قيد الاصناف الكهنة بالمخزن الرئيسي :

مادة 315 – الاصناف التى تقرر اللجنة انها تالفة وغير صالحة للاستعمال ولا للاصلاح تقيد في دفتر عهدة المخزن استمارة 118 حسابات بموجب مستند التسلم بالمخازن استمارة 112 حسابات بالوزن او بالعدد تحت عنوان اصناف كهنة وتقدر لها اللجنة ثمناً ثم تختم بخاتم كهنة في عدة مواضع وتقيد بدفتر المخزن تحت الابواب المبينة بالمادة رقم 21 0

كيفية قيد الاصناف الكهنة بالمخازن الفرعية :

مادة 316 – تقيد اصناف الكهنة الواردة للمخازن الفرعية بالدفتر المعد لذلك بالتسلسل بحسب ترتيب تواريخ ورودها مع بيان ما اتبع نحوها 0

الباب العاشر

بيع الاصناف (*)

ــــــــــــــــــ

تم حذف المواد من 317 الى 318 بالقرار الوزارى رقم 542 لسنة 1957

والغيت المادة 319 بالقانون رقم 29 لسنة 1958 وتعديلاته 0

ثم الغيت المواد من 320 الى 324 بالقرار الوزارى رقم 542 لسنة 1957 بصدور لائحة المناقصات والمزايدات

ثم الغيت المواد من 327 الى 333 والمواد 335 ،338 بنفس القرار السابق 0

الاصناف الموجودة بمدينة غير المدينة الموجودة بها المصلحة راغبة الشراء :

مادة 325 – إكذا كانت الاصناف المرغوب بيعها موجودة في مدينة غير التى بها المصلحة التى ترغب في معاينتها فتوفيراً للمصاريف تكلف المصلحة فرعها بالجهة الموجودة بها الاصناف بالقيام بهذا العمل وكذلك إذا كان الفرع هو الذي يرغب المعاينة وتكون الاصناف الموجودة بالمدينة التى بها المصلحة التابع لها الفرع فيوكل الفرع المعاينة الى المصلحة التابع لها 0

إزالة العلامات الحكومية الموجودة على الاصناف قبل بيعها :

مادة 326 – يجب إزالة العلامات الخاصة بالحكومة الموجودة على الاصناف المعروضة للبيع كلما كان ذلك في الامكان وأما المنسوجات وما يماثلها فيجب ختمها في عدة مواضع مختلفة بخاتم كهنة 0

وإنما يجب عدم إجراء ذلك إلا بعد أن تبدي المصالح الحكومية عدم رغبتها في شرائها 0

تسليم الاصناف المبيعة (1) :

مادة 334 – يكون تسليم الاصناف المبيعة بمعرفة امين المخزن ومعه موظف يندبه مدير المخازن من غير امناء المخازن وعليهما ان يراعيا ان التسليم يكون حسب التقسيم الذي أجرته لجنة التصنيف من حيث الكمية ومن حيث انطباق المواصفات 0

خصم الاصناف المبيعة :

مادة 336 – يحرر إذن الصرف استمارة 111 حسابات من صورتين بالاصناف التى تباع تخصم من دفتر العهدة استمارة 118 حسابات بعد تسليمها للمتزايدين ويحفظ أمين المخزن صورة من الاستمارة رقم 111 حسابات كمستند للخصم ويرسل الصورة الثانية الى ادارة المخازن ومعها محضر إجراءات البيع استمارة 189 حسابات وقسيمة تحصيل الثمن استمارة 33 حسابات ثم ترسل صورة استمارة البيع رقم 189 حسابات ومعها قسيمة التحصيل ومحضر اللجنة الى قسم حسابات المصلحة لعمل التسوية اللازمة 0

ـــــــــــــــــــــــــــــ

(*) يرجع للباب الثالث من القانون 89 لسنة 1998 ولائحته التنفيذية فيما يختص بالمناقصات والمزايدات 0

(1) يرجع للمادة 130 الفقرة الاولى من اللائحة التنفيذية للقانون 89 لسنة 1998 0

كيفية تسوية اثمان المبيعات :

مادة 337 – ما يباع من الاصناف غير الصالحة للاستعمال او المستغني عنها تضاف قيمته " للايرادات " 0

أما الاصناف الجديدة المبيعة فيتبع نحوها ما ياتي :

(1) إذا كانت الاصناف مما سبق خصم قيمتها على اعتماد مخصص لشراء اصناف بقصد بيعها للافراد فيضاف ما يحصل من ثمنها " للايرادات " 0

(2) إذا اكن لم يكن البيع منظوراً في تقديرات الميزانية وكان على المصلحة أن تشترى بدل الاصناف المبيعة فالثمن يستبعد من مصروفات البند المختص 0

وفي حالة تحصيل مصاريف ادارية تضاف للايرادات العمومية 0

وعلى أمين المخزن عدم صرف الاصناف المبيعة قبل تحصيل الثمن وبعد ذلك عليه أن يرسل مستندات صرف الاصناف الى ادارة المخازن لقيدها بالدفاتر والتأشير بتحصيل المبلغ في خانة الملاحظات بدفتر الشطب استمارة 115 حسابات 0

على أنه إذا تقرر تحصيل الثمن أجلاً او على اقساط فعلي إدارة المخازن أن تؤشر بالمداد الاحمر أمام الصنف بدفتر الشطب أنه مباع بالاجل وتطلب من قسم حسابات المصلحة تسوية المبلغ خصماً على حساب ديون مستحقة للحكومة وعلى قسم الحسابات أن يخطر بدوره إدارة المخازن بتاريخ ورقم هذه التسوية للتأشير بذلك في دفتر الشطب في خانة الملاحظات 0

وإذا لم تتلق إدارة المخازن من قسم الحسابات لغاية اخر الشهر التالي للشهر الذي حصل فيه صرف الاصناف إعلاماً بالتحصيل أو التسوية فتعرض إدارة المخازن الامر على رئيس المصلحة للتصرف وتحديد المسئولية 0

الباب الحادي عشر

فقد أو تلف الاصناف

ــــــــــــــــــــــ

(أ‌)    الاجراءات الادارية :

التحريات عن فقد أو تلف الاصناف :

مادة 339 – إذا فقدت أصناف أو تلف او كسرت في اثناء وجودها في المخازن او عهدة موظف أو في إحدي المنشأت الحكومية فعلي الموظف التابع له المخزن او العهدة ان يبلغ الامر لمدير المخازن بمجرد علمه به لعمل التحريات اللازمة فوراً للوصول الى معرفة اسباب الفقد او تلف مع تحديد المسئولية ثم يحرر تقريراً عن ذلك على الاستمارة رقم 188 حسابات من صورتين ويبين فيه قيمة الاصناف الفاقدة او التالفة حسب الوارد بالدفاتر ثم يرفع مدير المخازن التقرير مشفوعاً برأيه الى رئيس المصلحة ليقرر ما يراه 0

وإذا كانت قيمة الاصناف الفاقدة او التالفة او المكسورة من عهدة موظف او مستخدم تزيد على عشرة جنيهات فيشكل رئيس المصلحة لجنة تحقيق من غير موظفي القسم التابع له الموظف او المستخدم المسئول لإجراء التحقيق اللازم عن أسباب فقد الاصناف أو تلفها وتضع اللجنة تقريراً عن الحادث ثم تدون رأيها على الاستمارة رقم 188 حسابات وتبين اسم من تقع عليه المسئولية ثم ترفع تقريرها والاستمارة الى رئيس المصلحة ليقرر ما يراه ثم ترسل الاوراق للسلطة المالية المختصة 0

ويمكن لرئيس المصلحة تشكيل لجنة تحقيق في الاحوال التى يري أن لها أهمية خاصة حتي ولو كانت قيمة الصنف أو الاصناف المفقودة أو التالفة تقل عن العشرة جنيهات 0

الاجراءات عند حصول سرقة أو حريق 000 إلخ(*) :

مادة 340 – إذا كان الفقد أو التلف بسبب سرقة بإكراهاو سطو او حريق او تلاعب او تبديد او بسبب اي حادث أخر مهما كانت قيمة الصنف الفاقد او التالف فيتبع ما يلي :

(أ‌) إبلاغ الحادث لرئيس المصلحة : على مدير المخازن أن يبلغ عن الحادث فوراً كتابة لرئيس المصلحة الذي عليه إبلاغ الضامن لصاحب العهدة بالحادث في المهلة المحددة لإخطاره 0

(ب‌)     إبلاغ البوليس والنيابة : تبادر المصلحة بإبلاغ الحادث للبوليس لإجراء اللازم والبحث عن الاصناف المفقودة او التالفة وإذا لزم الحال فيبلغ الامر للنيابة 0

(ج)تشكيل لجنة تحقيق : على رئيس المصلحة أن يشكل في الحال لجنة تحقيق من غير موظفي القسم الذي حصل فيه الحادث للتحري عن أسباب ومنشأ الفقد او التلف والتحقق مما إذا كان الفقد او التلف نشأ بأي حال من الاحوال 0

عن سوء استعمال او إهمال من أحد الموظفين او المستخدمين 0

وإذا رأي رئيس المصلحة أن لا داعي لتشكيل لجنة تحقيق اكتفاء بتحريات البوليس في أحوال خاصة فعليه أن يبين ذلك في الاخطار الابتدائي المشار إليه في الفقرة (هــ) 0

ـــــــــــــــــــــــــــــــ

(*) المادة 488 من اللائحة المالية للموازنة والحسابات 0

 

 

(د) جرد الاصناف في مكان الحادث على لجنة التحقيق في حالة السرقة او الحريق او أي حادث أخر أن تبدأ بجرد الاصناف الموجودة بالمكان الذي حصل فيه الحادث وذلك لإمكان حصر مقدار الاصناف الفاقدة او التالفة 0

(هـ) الإخطار الابتدائي : ترسل المصلحة للسلطة المالية المختصة إخطاراً إبتدائياً يكون شاملا ً لكل ما أمكن معرفته من التفاصيل 0

وكذلك ترسل صورة من الاخطار لديوان المحاسبة 0

(و) تحرير تقرير لجنة التحقيق : بعد إتمام التحقيق على اللجنة أن تحرر تقريرها من ثلاث صور وترفق به جميع أوراق التحقيق وصورتين من كل من استمارتي الجرد رقم 121 ، 122 حسابات واستمارة طلب خصم الاصناف رقم 188 حسابات 0

(ز) الإخطار النهائي : على رئيس المصلحة – بعد إتمام التحقق – أن يرسل للسلطة المالية المختصة إخطاراً نهائياً يبين فيه ما قررته المصلحة نحو الحادث وما اتخذته من الاجراءات نحو تحصيل قيمة الخسارة ويرفق به صورة من تقرير لجنة التحقيق وملحقاته وصورتين من التعليمات التى أصدرتها المصلحة عن الوسائل التى اتخذتها او قررت اتخاذها لملافاة تكرار الحادث 0

(ح) إبلاغ ديوان المحاسبة (1) : يجب أن ترسل المصلحة الى ديوان المحاسبة صورة الاخطار النهائي ومعه صورة من تقرير لجنة التحقيق 0

سجل قيد الحوادث (2) :

مادة 341 – تمسك إدارة المخازن سجلاً خاصاً تدون به جميع حوادزث السرقة والحريق والتلاعب والتبديد الخ وتبين فيه تباعاً أمام كل حادث الادوار التى مر بها الحادث والاجراءات التى اتخذت 0

(ب)تحصيل ثمن الاصناف الفاقدة او التالفة :

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

(1) اصبح اسمه حاليا الجهاز المركزى للمحاسبات 0

(2) المادة 626 مكرر من اللائحة المالية للموازنة والحسابات سجل رقم 290 ع ح لقيد ما يقع من حوادث الاختلاس والسرقات والاهمال الخ 0

فقداو تلف اصناف غير مقرر لها مدة استعمال :

مادة 342 (1) – الاصناف المستديمة سواء المقرر لها مدة استعمال معينة او غير مقرر لها مدة استعمال إذا فقدت أو تلفت بسبب الاهمال او سوء الاستعمال او لم ترد بعد استيفائها المدة المقررة يحصل ثمنها الاصلي او سعرها بالسوق وقت الفقد او التلف أيهما اكثر مضافاً إليه 10 % مصاريف ادارية أما إذا أمكن إصلاح التلف فيكتفي بتحصيل تكاليف الاصلاح من المتسبب 0

ويجوز لرئيس المصلحة خصم مبلغ مناسب من الثمن مقابل استهلاك الصنف في المدة التى قضاها في الاستعمال في الاغراض المصلحية قبل الفقد او التلف إذا كان الصنف من الاصناف المقرر لها مدة استعمال 0

فقد أو تلف الاصناف المقرر لها مدة استعمال :

مادة 343 – 000000 ألغيت (2)

فقد أو تلف الاصناف التى تستهلك في الاستعمال :

مادة 344 – إذا كان الصنف الفاقد او التالف هو من الاصناف التى تستهلك في الاستعمال فيخصم من الثمن بما فيه المصاريف الادارية نسبة مئوية نظير الاستهلاك تقدرها الجهات الفنية المختصة 0

وإذا رأت لجنة الفحص أن الصنف التالف يمكن الانتفاع به فتقدر له ثمناً يخصم من ثمن الصنف البديل 0

تبديد أو بيع الاصناف الحكومية :

مادة 345 – كل من يبدد أو يبيع أصنافاً حكومية مما بعهدته يحاكم تأديبياً ويحصل الثمن منه مضافاً اليه المصاريف الادارية وذلك علاوة على ما قد يترتب على ذلك من محاكمة جنائية 0

إجراءات تحصيل الثمن :

مادة 346 – عندما يقرر رئيس المصلحة تحصيل الثمن من المسئول فعلي مدير المخازن أن يراعي إخطار إدارة حسابات المصلحة بذلك لعمل التسوية اللازمة وإتخاذ إجراءات التحصيل وعليه أن يتأكد من عمل التأشير اللازم بدفاتر المخازن بما يفيد حصول هذا الإخطار وبورود الرد من الحسابات بتاريخ ورقم إذن التسوية 0

ــــــــــــــــــــــــــــــــ

(1) المادة 342 معدلة بالكتاب الدوري رقم ف 150 – 1 /104 في 3/2/1955

(2) المادة 343 ملغاة بالكتاب الدوري رقم 150 – 1/104 في 3/2/1955

(جـ) خصم الاصناف الفاقدة أو التالفة :

إعتماد رئيس المصلحة خصم الاصناف من العهدة :

مادة 347 (1) – يكون الفصل من سلطة رئيس المصلحة :

1-  في الحالات التى يتقرر فيها تحصيل الثمن بالكامل من المسئولين 0

2- في الحالات التى يتقرر فيها التجاوز عن كل أو جزء من الثمن بشرط ألا تزيد قيمة الاصناف الفاقدة او التالفة على مائة جنيه 0

يكون الفصل من سلطة وكيل الوزارة المختص إذا زادت القيمة على مائة جنيه ولم تجاوز مائتي جنيه 0

وكل ذلك إذا ثبت من التحقيقات ثبوتاً قاطعاً أن الفقد او التلف نشأ عن سرقة بالاكراه او بالسطو او عن حريق او سقوط مبان او عوارض اخري خارجة عن إرادة او مراقبة صاحب العهدة 0

ويكون الفصل من سلطة وزارة الخزانة في غير الاحوال المتقدم ذكرها :

بالنسبة الى وزارة الحربية يكون الفصل من سلطة مديري الاسلحة الادارية للقوات المسلحة ورؤساء الامدادات والتموين للقوات المسلحة ولجنة الامدادات العليا والاشغال العامة إذا رأي الضابط المصدق على المجلس عدم تحصيل كل او جزء من الثمن او من تكاليف الاصلاح وبعد ايضاح الاسباب المبررة لذلك في الحدود الاتية :

1-  ما يبلغ ثمنه او تكاليف إصلاحه لغاية مائة جنيه – مديرو الاسلحة الادارية للقوات المسلحة 0

2- ما يزيد على مائة جنيه لغاية مائتي جنيه رؤساء الامدادات والتموين للقوات المسلحة وذلك عدا حوادث الطائرات والقطع البحرية فيخول مديرو الامدادات والتموين بكل من القوات الجوية والبحرية حق الموافقة على التجاوز عن التحصيل لغاية خمسمائة جنيه 0

3- ما يزيد على مائتي جنيه – لجنة الامدادات العيا والاشغال العامة عدا حوادث الطائرات والقطع البحرية فيكون حق التجاوز عما زاد على خمسمائة جنيه من سلطة وكيل الوزارة المختص 0

4- يكون اعتماد خصم قيمة الاصناف الفاقدة او التالفة بسبب العمليات الحربية من السلطة المختصة وفقاً لما هو مبين بالبنود السابقة دون حاجة الى إجراءات مجلس تحقيق 0

وفي جميع الاحوال تخصم الاصناف الفاقدة او التالفة من العهدة مع تسوية قيمتها خصماً على حساب ديون مستحقة للحكومة بالاضافة لحساب تسوية مطلوبات الحكومة لحين تقرير الجهة التى يخصم عليها بالقيمة ولا يدخل في ذلك العجز الذي يظهر في جرد العهدة بأية حال 0

ــــــــــــــــــــــــــــــ

(1)      المادة 347 معدلة بالكتاب الدوري رقم ف 150 – 1 / 104 في 3/2/1955 وبالقرار الجمهوري رقم 1695 لسنة 1960 الذي ابلغ للوزارات والمصالح بالكتاب الدوري رقم 6 لسنة 1961 في 25/1/1961 وبالقرار الجمهوري رقم 1139 لسنة 1965المذاع بالكتاب الدوري رقم 60 لسنة 1965 0

اعتماد خصم الاصناف التى تزيد قيمتها على خمسة جنيهات :

مادة 348 – 000000 ألغيت (1)

خصم قيمة الاصناف على جانب الحكومة :

مادة 349 – الاصناف المفقودة او التالفة لا تخصم قيمتها على جانب الحكومة إلا إذا ثبت أن فقدها او تلفها نشأ عن سرقة بالاكراه او بالسطو او عن حريق او سقوط مبان او عوارض أخرى خارجة عن إرادة او مراقبة صاحب العهدة 0

أما الاصناف التى تفقد او تتلف بسبب سرقة او حريق أو أي حادث أخر كان في الإمكان منعه فيسأل عنها من كانت في عهدته تلك الاصناف حين حصول السرقة او التلف 0

وتتبع في الحالتين أحكام المادتين السابقتين 0

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

(1) المادة 348 ملغاة بالكتاب الدوري رقم ف 150 – 1/104 في 3/2/1955

 

الباب الثاني عشر

الورش والمعامل وما في حكمها

ــــــــــــــــــــــــ

أنواع الورش ( ويدخل في ذلك المعامل وما في حكمها ) :

مادة 350 – الورش نوعان :

(1)    ورش رئيسية 0

(2)    ورش فرعية 0

الورش الرئيسية :

مادة 351 – الورش الرئيسية هي التى تقوم بتشغيل وإصلاح الاصناف وتمسك الدفاتر الحسابية الخاصة بأعمال الورشة والدفاتر الخاصة بالخامات الأولية المصروفة للتشغيل

والورش الرئيسية نوعان :

(1)    ورش بها مخازن 0

(2)    ورش ليس بها مخازن 0

ورشة بها مخازن :

مادة 352 – تقوم مخازن الورش بتسليم وصرف الاصناف الأتية :

(1)   الاصناف التى ترد من المخازن الرئيسية او من المخازن الاقليمية او الفرعية 0

(2)   الأصناف التى ترد من متعهدين عن عقود تمت إجراءاتها بمعرفة ادارة المخازن أو إدارة المشتريات 0

(3)   الاصناف المصرح بشرائها محلياً 0

(4)   الاصناف المصنوعة بالورشة 0

ويمسك أمين مخزن الورشة دفتر عهدة المخزن استمارة 118 حسابات أسوة بالمخازن الفرعية وتتبع جميع الاحكام الخاصة بالمخازن الفرعية وعلاقتها مع المخزن الرئيسي او المخزن الاقليمي 0

ورشة ليس بها مخازن :

مادة 353 – الورشة الرئيسية التى ليس بها مخازن تكتفي بإمساك الدفاتر الحسابية الخاصة باعمالها 0

الورش الفرعية :

مادة 354 – الورش الفرعية هي التى تقوم بأعمال الإصلاحات وبعض التشغيلات المحلية الصغيرة 0

وهذه تمسك الدفاتر الحسابية الخاصة بأعمالها 0

الأشغال للأفراد :

مادة 355 (1) – لا يسوغ لورش الحكومة أن تجري أشغالاً أو إصلاحات للافراد إلا إذا كان لديها تصريح بذلك من وكيل الوزارة المختص وبالقواعد التى يوافق عليها 0

مدير او رئيس الورشة :

مادة 356 – يشرف على الورشة موظف مسئول وهو المشار إليه في مواد اللائحة بلقب " مدير الورشة " 0

رسوم الالات وغيرها :

مادة 357 – على مدير الورشة أن يحفظ لديه رسوم وصور الالات والماكينات وغيرها التى تصنع بالورشة وذلك للرجوع إليها عند طلب استبدال أجزائها 0

تعيين العمال :

مادة 358 – يعين مدير الورشة العمال والصناع المؤقتين اللازمين لإنجاز الاعمال وذلك في حدود الاعتمادات المقررة 0

أما العمال والصناع الدائمون فيعتمد تعيينهم رئيس المصلحة 0

وفي كلتا الحالتين يكون التعيين طبقاً للدرجات والأجور المقررة 0

السراكي وكشوف صرف الاجور :

مادة 359 – يعطي للصناع المشتغلين في الورش بالمياومة سراكي استمارة 66 حسابات وفي صباح كل يوم تجمع هذه السراكي ويقيد يوميا في سركي كل صانع الوقت الذي صرفه في الورشة ويوقع رئيس الورشة على السراكي ويعيدها الي الصناع في المساء 0

وتجمع هذه السراكي خمسة عشر يوما ويقيد عدد ايام العمل وكسور الايام بكشف الاجور استمارة رقم 64 حسابات ويجب على مدير الورشة ان يقابل كشوف صرف الاجور على السراكي قبل توقيعه على الاقرار المدون في الاستمارة رقم 64 حسابات

مراقبة حضور وانصراف العمال وتحضير كشوف صرف الاجور :

مادة 360 – في الورش الكبيرة تكون مراقبة حضور وانصراف العمال وتحضير

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

(1)           المادة 355 معدلة بالكتاب الدوري رقم ف 234 – 1/54 م في 7/8/1954

إثباتاً لعدم حضور اصحابها ويرسل هذا الكشف الى قلم المستخدمين كبعد ابتداء العمل بنصف ساعة على الاكثر

 

كشوف صرف الاجور بالطريقة التالية :

(1)       تعد بكل ورشة لوحتان إحداهما للحضور والثانية للغياب وعلى كل عامل بمجرد دخوله الورشة أن ينقل القطعة النحاسية المرقومة الخاصة به من لوحة الغياب الى لوحة الحضور وعلى كتبة الاجور المختصين ان يغلقوا اللوحات بمجرد ابتداء الوقت المحدد للعمل بالورشة ثم يحررون كشفاً بالارقام الموجودة بلوحة الغياب ،

(2)      يمر كتبة التوزيع على العمال داخل الورش للتتميم عليهم بعد ابتداء العمل وتحرير كشف بالموجودين ويرسل هذا الكشف الى قلم المستخدمين بعد نصف ساعة على الاكثر من ابتداء العمل 0

(3)      يطابق قلم المستخدمين الكشفين الوارد أولهما من كتبة الاجور والثاني من كتبة التوزيع ويحصر كل خلاف بينهما ويحقق في نفس اليوم 0

(4)      وعند انصراف العمال ظهراً يفتح كتبة الاجور اللوحات ويراقبون العمال في نقل قطعهم النحاسية من لوحات الحضور الى لوحات الغياب 0

(5)             تتبع هذه الخطوات عند حضور وانصراف العمال بعد الظهر 0

(6)             بعد مطابقة الكشفين المشار اليهما أعلاه يرفقان بكشوف صرف اجور العمال 0

جدول عمل كل صانع :

مادة 361 – يدرج كاتب الورشة يومياً في الكشف استمارة 192 حسابات العمل يؤديه كل صانع حتي يمكن درج ما يصرف فعلاً من الاجور عن كل عمل في المقايسة الخاصة به وتقارن كشوف العمل على السراكي او على كشوف التوزيع قبل تحرير كشوف صرف اجور استمارة 64 حسابات 0

طلب تشغيل أصناف بالورشة :

مادة 362 – على فروع المصلحة التى ترغب في تشغيل اصناف بالورشة ان تحرر طلباً للورشة عن كل صنف على حدة على طلب صرف استمارة 111 حسابات أسوة بطلب الاصناف المستديمة ويعتمد الطلب من رئيس المصلحة 0

مقايسات تشغيل اصناف :

مادة 363 – على المهندس المنوط به العمل أن يحرر مقايسة من صورتين على الاستمارة رقم 190 حسابات عن كل عملية مهما بلغت قفيمتها يوضح بها بالتفصيل المواد الاولية المقتضى استعمالها وأجور العمال اللازمين لإنجاز العمل وتدرج أثمان المواد الاولية حسب الوارد بالدفاتر او بسعرها في السوق ايهما اكثر 0

ولا يجوز اي عمل قبل وضع المقايسة ويلزم أن يبين عليها بند الميزانية أو الجهة التى يعود خصم التكاليف عليها قبل اعتمادها 0

ويجب توخي الدقة في تحضير هذه المقايسات 0

الضمائم :

مادة 364 – يجب أن يراعي في عمل المقايسة أن تضم على التكاليف الحقيقية نسبة مئوية للمصاريف العمومية نظير الوقود واستعمال واستهلاك العدد والالات والملاحظة والمياة والنور ويدخل في ذلك أجور العمال

التى لا يمكن احتسابها على عمل معين وكذلك على عمل معين وكذلك الاجور المشار إليها بالمادة رقم 372 0

اعتماد المقايسات :

 مادة 365 – يصدق مدير الور على جميع المقايسات ويعتمد منها مالا يزيد قيمته على الثلاثين جنيهاً وما زاد على ذلك يعتمد من رئيس المصلحة (1) 0

قيد المقايسات :

مادة 366 – يقيد كاتب الورشة المقايسات سواء كانت خاصة بالتشغيلات او بالاصلاحات بأرقام مسلسلة بدفتر التشغيلات استمارة 109 حسابات ويبين به اسم الجهة الطالبة والشغل المطلوب وتاريخ وصول الطلب وتاريخ البدء في العمل 0

صرف المواد الأولية :

مادة 367 – الاصناف المستديمة والمستهلكة اللازمة لكل عملية تطلب من مخزن الورشة بموجب الاستمارة رقم 210 حسابات ثم تقيد بدفتر عهدة الورشة استمارة 118 حسابات أما الاصناف التى تطلب من المخزن الرئيسي او الاقليمي او من المخزن الفرعي فهذه تطلب بموجب الاستمارة رقم 111 حسابات على أن يرفق بها صورة من المقايسة استمارة 190 حسابات ثم تقيد بدفتر عهدة الورشة 0

ويجب أن يلاحظ عدم صرف الاصناف اللازمة لعملية يستغرق إنجازها وقتاً طويلاً دفعة واحدة بل يكون صرفها على دفعات حسب الاحتياج الضرورى 0

قيد المواد الاولية :

مادة 368 – المواد الاولية المصروفة من المخازن للتشغيلات او الاصلاحات بموجب المقايسة المعتمدة يتبع نحو قيدها بدفتر خاص احكام المادة رقم 73 0

قيد الاصناف المعدة للاستهلاك :

مادة 369 – الاصناف المعدة للاستهلاك كالوقود والزيوت والاسطبة وغير ذلك مما يلزم للاشغال اليومية ولادارة الماكينات تؤخذ من المخازن بموجب طلب اصناف للورشة استمارة 210 حسابات موقعاً عليه بالتسلم ويقيد في سجل خاص وفي نهاية الاسبوع تجمع الطلبات المذكورة ويحرر بها إذن صرف استمارة 111 حسابات 0

وفي نهاية كل شهر يحرر كشف بهذه الاصناف ومعه صور من أذون الصرف استمارة 111 حسابات ويرسل الى ادارة المخازن لمراجعته وخصم الاصناف بموجبه بالدفتر الممسوك بها لعهدة مخزن الورشة 0

ــــــــــــــــــــــــــــــــ

(1) المادة 365 معدلة بالكتاب الدوري رقم 104 بتاريخ 25/9/1960

يجب قبل إنهاء الشغل عمل مقايسة معدلة والحصول على موافقة مدير الورشة او رئيس المصلحة تبعاً للقيمة الجديدة للمقايسة المعدلة مع بيان أسباب وظروف هذه التعديلات 0

تعديل المقايسات :

 مادة 370 – إذا أتضح أثناء العمل وجوب إدخال تعديلات على المقايسات يترتب عليها زيادة المصاريف السابق اعتمادها ،

المقايسة النهائية عند نهو الاعمال :

مادة 371 – على المهندس المنوط به الاشغال أن يملأ بعد انتهاء العمل الخانات المعدة بالمقايسة استمارة 190 حسابات لأجور الصناع والعمال المصروفة ولمقادير الخامات التى استعملت ويقرر أن هذه المقادير استعملت فعلاً في تشغيل الاصناف المبينة في المقايسة او استهلكت في الاصلاحات الموضحة بها ويبين في الخانة المخصصة المرتجع مقادير المواد الباقية من الخامات 0

وعلى المدير او رئيس الورشة أطن يعطي الإقرار التالي :

أقر بأن الاشغال او الاصلاحات الموضحة أعلاه قد صار إجراؤها حسب الطلب 0

أجور العمال أثناء المرض 00000 إلخ :

مادة 372 – لا تدخل أجور العمال الذين ينقطعون عن العمل بسبب إصابة او مرض او في الاجازات ضمن تكاليف العمل بل يجب إدخالها ضمن المصاريف العمومية أسوة بالوقود وصيانة العدد والالات واستلاكها ويكون توزيع قيمتها على الاعمال بنسبة مئوية 0

إعادة المواد الباقية :

مادة 373 – المواد التى تبقي بدون استعمال بعد إنجاز الاعمال والاصلاحات تعاد الى المخزن بموجب الاستمارة رقم 187 حسابات من صورتين ويحرر عنها إذن تسلم استمارة رقم 112 حسابات 0

وترسل صورة من كل من الاستمارتين رقم 112 و 187 حسابات لادارة المخازن لقيد الاصناف بموجبهما 0

تسليم الاصناف المصنوعة للمخازن :

مادة 374 – الاصناف الجديدة التى تم صنعها بالورشة تورد للمخازن بموجب شهادة ادارية وبعد فحصها بمعرفة موظف مسئول وإعطاء إقرار على الاستمارة رقم 190 حسابات بأن العمل قد تم بشكل مرضي يحرر إذن تسليم استمارة 112 حسابات وترفق به المقايسة استمارة 190 حسابات مستنداً بذلك 0

ويتبع هذا أيضاً في حالة تسليم الاصناف مباشرة بدون إدخالها فعلاً مخزن الورشة 0

التشغيل لحساب المصالح :

مادة 375 – عندما يكون التشغيل لحساب مصالح أخري يجب أن تعطي المصلحة الطالبة العمل إقراراً بأنها تقبل خصم التكاليف عليها وعند إتمام التشغيل تضاف الاصناف بمخزن الورشة بموجب إذن تسلم استمارة 112 حسابات وتصرف إذن صرف استمارة 111 حسابات الذي يجب أن تدرج به التكاليف النهائية وترسل صورتان منه لقسم حسابات المصلحة عن طريق ادارة المخازن لعمل التسوية اللازمة خصماً على حساب المصلحة المتسلمة الاصناف ويرفق بحافظة الخصم صورة من إذن الصرف وترفق الاخرى بإذن التسوية 0

ويطلب من المصلحة التى تسلمت الاصناف اعاداة صورة من الاستمارة رقم 111 حسابات مرفقاً بها مستند تسلم الاصناف استمارة 112 حسابات لحفظها بمخزن الورشة بعد مراجعتها 0

طلبات الاصلاحات :

مادة 376 – طلبات الاصلاحات تحرر على الاستمارة رقم 191 حسابات من اربع صور وتكون معتمدة من رئيس المصلحة او من ينوب عنه وترسل ثلاث صور منها الى الورشة مع الاصناف المطلوب إصلاحها فتعمل الورشة بها مقايسة استمارة 190 حسابات 0

ولا يجوز عمل أية إصلاحات قبل إعتماد المقايسة 0

قيد الاصناف المرسلة للإصلاح :

مادة 377 – لااصناف المرسلة للورشة للاصلاح لا تخصم من العهدة عند إرسالها للورشة بل تبقي في عهدة صاحب العهدة على أن يحفظ لديه صورة من طلب الاصلاح استمارة 191 حسابات إثباتاً لوجود الصنف في الإصلاح 0

الاصناف غير القابلة للإصلاح :

مادة 378 – إذا وجدت الورشة أن الاصناف التى يطلب أحد فروع المصلحة إصلاحها غير قابلة للإصلاح فعليها أن تخطر الفرع الواردة منه الاصناف بذلك وله الخيار في أن يسترد الاصناف أو أن يحرر عنها صورتين من الاستمارة رقم 187 حسابات الخاصة بإرجاع الاصناف غير الصالحة للاستعمال ويرسلها الى الورشة لتكهين الاصناف وإعادة صورة من الاستمارة رقم 187 حسابات ومعها صورة من الاستمارة رقم 112 حسابات لخصم الاصناف بموجبهما من العهدة 0

الاصلاحات الصغيرة :

مادة 379 (1) – يمكن إجراء الاصلاحات الصغيرة التى لا تتجاوز قيمتها خمسة جنيهات بدون عمل مقايسة عنها اكتفاء بطلب المواد اللازمة لها من المخازن باستمارة رقم 111 حسابات أو من مخزن الورشة باستمارة رقم 210 حسابات بعد اعتمادها من مدير الورشة وتبين أجور العمال وثمن المواد الاولية اللازمة للاصلاحات تفصيلياً على ظهر الطلب استمارة 191 حسابات 0

ــــــــــــــــــــــــــــــــ

(1)             المادة 379 معدلة بالكتاب الدوري رقم 104 لسنة 1960

 

تسليم الاصناف بعد الاصلاح :

مادة 380 – الاصناف التى يتم اصلاحها تسلم الى صاحب الطلب الذي عليه أن يوقع إقراراً على الاستمارة رقم 191 حسابات من صورتين بأن الاصلاحات صار إجراؤها تماماً وأنه تسلم الصنف وعليه أن يعيد صورة من الاستمارة المذك ورة الى الورشة لإرفاقها بصورة المقايسة 0

قيد التشغيلات  والاصلحات بعد نهوها :

مادة 381 – بعد نهو التشغيلات والاصلاحات يملأ كاتب الورشة الخانات المخصصة لذلك بدفتر قيد التشغيلات استمارة 209 حسابات ويبين به تاريخ انتهاء العمل وثمن المواد الاأولية وأجور العمال بالنسبة المئوية المضاف نظير المصاريف العمومية وجملة تكاليف العملية 0

وعند انتهاء الصفحة يرحل مجموع هذه الخانات للصفحة التالية وهكذا الى نهاية السنة المالية 0

مصاريف إصلاح اصناف لمصلحة حكومية أخرى :

مادة 382 – الاصلاحات التى تجريها الورش على حساب مصالح حكومية اخري يخصم بقيمتها في الحساب الجارى (بالتكاليف الفعلية والضمائم ) 0

مراجعة أذون التشغيل والمقايسات :

مادة 383 – يراجع موظف مسئول في اوائل كل شهر أذون التشغيل والمقايسات عن الاعمال والاصلاحات المنتهية في الشهر السابق ويوقع عليها بما يفيد حصول المراجعة وتاريخها 0

إرسال كشف شهرى لإدارة المخازن :

مادة 384 – يعمل كشف شهرى من واقع دفتر قيد المواد الاولية (الخامات) التى صرفت في التشغيلات والاصلاحات وهو المشار اليه بالمادة رقم 73 وترفق به استمارات الطلب المنوه عنها بالمادتين رقمي 362 ، 376 ويرسل في أوائل الشهر التالي الى إدارة المخازن حتي بعد مراجعته والتأشير عليه بما يفيد ذلك تخصم الاصناف من دفتر عهدة مخزن الورشة استمارة 118 حسابات 0

التشغيلات التى يتم تشغيلها في نهاية السنة المالية :

مادة 385 – في نهاية السنة المالية تبين في صحيفة خاصة بدفتر التشغيلات استمارة 209 حسابات المقايسات الخاصة بأعمال او إصلاحات لم يتم تشغيلها لغاية اخر السنة المالية ويبين أمام كل منها ما صرف عليها فعلاً لغاية التاريخ المذكور 0

الخصم بالحسابات الجزئية :

مادة 386 – يعمل مستخرج بما يكون قد صرف لغاية نهاية السنة المالية على الاعمال التى لم تتم ويرسل لقسم حسابات المصلحة لتسوية المبلغ بموجبه سواء بالخصم على الاعتماد الخاص بالعملية في ميزانية المصلحة او للخصم به على حساب جارى المصلحة المختصة قبل تقفيل حسابات السنة المالية 0

قيد المقايسات المرحلة للسنة الجديدة :

مادة 387 – ترحل جميع الاوامر (المقايسات) غير المنتهية في اخر السنة المالية لدفتر السنة الجديدة 0

ويمكن استعمال الدفتر القديم في السنة الجديدة إذا وجدت به صحائف بدون استعمال 0

وتعطي المقايسات أرقاماً جديدة علاوة على ارقامها القديمة بالطريقة التالية – رقم

   214 سنة 1947

ـــــــــــــــــــــــــــــــــ ويبين أمامها بأن المبلغ المصروف لنهاية السنة المالية السابقة

     1 سنة 1984                                         

صار تسويته بمعرفة الحسابات قبل تقفيل حسابات السنة المالية 0

مقايسات التشغيلات المرحلة لأكثر من سنة مالية واحدة :

مادة 388 – لا يجوز ترحيل المقايسات الخاصة بالعملية لأكثر من سنة مالية واحدة بدون موافقة رئيس المصلحة بموجب مذكرة من مدير او رئيس الورشة يبين فيها الاسباب التى دعت لذلك 0

ورش السجون والورش الصناعية :

مادة 389 – الاحكام السابقة تسرى على ورش مصلحة السجون والورش الصناعية من حيث المبدأ فقط 0

أما الاجراءات التنفيذية الخاصة بها فإنها واردة في اللوائح الخصوصية الموضوعة لها والمصدق عليها من وزارة المالية 0

الباب الثالث عشر

جرد الاصناف

 

(أ‌)    جرد المخازن الرئيسية

لجان الجرد :

مادة 390 – يشكل رئيس المصلحة لجنة او لجاناً لجرد الاصناف المستديمة والمستهلكة والكهنة في المخازن الرئيسية من غير أمناء المخازن ويكون الجرد تحت إشراف مدير المخازن أو من ينيبه عنه 0

مواعيد الجرد :

مادة 391 – كمبدأ عام يجب أن تجرد جميع الاصناف المستديمة والمستهلكة والكهنة الموجودة بالمخزان صنفاً صنفاً مرة كل سنة إما دفعة واحدة أو على دفعات بما يتفق وحالة مخازن المصلحة على أن يراعي ما يلي :

(1)  أن تخطر كل مصلحة وزارة المالية عن الموعد الذي يوافقها لإجراء عملية او عمليات الجرد ولا يجوز تعديل هذه المواعيد إلا بموافقة الوزارة المذكورة 0

(2)  أن لا يجزأ جرد أى صنف من الاصناف مهما كان موزعاً على عدة اقسام من اقسام المخازن 0

(3)   ان يتم جرد الاصناف قبل نهاية السنة المالية 0

 

مادة 392 – في نهاية اليوم السابق لبدء الجرد تقطع البواقي المدونة بدفاتر الشطب ودفاتر عهدة امين المخزن مما يتعلق بالاصناف التي سيصير جردها في اليوم التالي وترصد تلك البواقي في محضر الجرد استمارة 121 حسابات الذي يحرر من صورتين ويوقع أمامها الموظف المسئول بإدارة المخازن إقرار منه بصحتها 0

الإعتناء بالجرد :

مادة 393 – يجب أن تلاحظ لجان الجرد أن جرد الاصناف حسب البواقي الواردة بالدفاتر لهو من اهم واجباتها وكل تقصير في إثبات ما وجد فعلاً في المخازن على حقيقته في محاضر الجرد يتخذ بشأنه إجراءات تأديبية صارمة نحو المسئولين 0

طريقة الجرد :

مادة 394 – تجرد الاصناف صنفاً صنفاً بوزنها او بمقاسها او بعددها حسب الوحدة بالدفاتر وتثبت اللجنة المقادير التى تجدها فعلاً بمحضر الجرد استمارة 121 حسابات وتبين الفرق بين خانتي المقدار الذي بالعهدة والموجودة من واقع الجرد من زيادة وعجز كل في الخانة المخصصة له 0

ويوقع رئيس لجنة الجرد بدفاتر العهدة أمام كل صنف تم جرده مع إيضاح تاريخ حصول الجرد 0

إقرر لجنة الجرد بأن الجرد كان حقيقاً :

مادة 395 – تعطي لجنة الجرد إقراراً على المحضر بانها جردت الاصناف المبينة بخانة الموجود جرداً فعلياً 0

وكل جرد يظهر أنه كان جرداً صورياً يحاكم عليه اعضاء اللجنة المسئولون تأديبياً

إقرار مدير المخازن بأن الجرد كان تحت إشرافه :

مادة 396 – على مدير المخازن أن يعطي إقراراً على محضر الجرد بأن الاصناف المذكورة في المحضر جردت تحت إشرافه 0

صرف الاصناف اثناء الجرد :

مادة 397 – يمكن اثناء الجرد صرف الاصناف المطلوبة للأعمال العاجلة وذلك بموافقة لجنة الجرد 0

كشف الزيادة والعجز :

مادة 398 (1) - تستخرج اللجنة كشف الزيادة والعجز استمارة 122 ع ح الذي يحرر من صورتين من واقع محضر الجرد وتبين به إيضاحات امين المخزن بشأن الزيادة أو العجز في كل صنف وبعد أن تدون إدارة المخازن الاثمان للاصناف التى تظهر زيادة في الجرد حسب الوارد بالدفاتر والاصناف والتى تظهر عجزاً في الجرد حسب الدفاتر او سعر السوق ايهما اكثر مضافاً اليه 10 % مصاريف ادارية ويبدي مدير المخازن ملاحظاته عليها وترفع الكشوف لرئيس المصلحة لاعتمادها او تقرير ما يراه قبل إرسالها لوزارة الخزانة طبقاً للحدود والاوضاع المقررة بالمادة 402 من هذه اللائحة 0

وإذا كانت الاصناف التى تظهر عجزاً في الجرد من الاصناف التى تستهلك في الاستعمال وقد سبق صرفها وأعيدت للمخازن قبل استعمالها المدة المقررة فيجوز لرئيس المصلحة ان يخصم من الثمن بما فيه المصاريف الادارية نسبة مئوية نظير الاستهلاك تقدرها الجهات الفنية المختصة 0

وإذا كانت الزيادة او العجز في المخزن الواحد اكثر من 50 جنيهاً فتحرر الاستمارة 122 ع ح من ثلاث صور لارسال صورة منها الى الجهاز المركزى للمحاسبات بعد اعتمادها بمعرفة المصلحة المختصة او وزارة الخزانة حسب الحالة

ولإمكان تقدير قيمة العجز في المطبوعات التى ترد من مراقبة التوريدات العمومية أو من الهئية العامة لشئون المطابع الاميرية فعلي كل منها ذكر الاثمان التى تقدر ولكل صنتعاضة عن ذلف على إذن الصرف استمارة 111 ع ح إلا إذا رأت إمكان الاسك بإرسال الاثمان 0

ـــــــــــــــــــــــــــــــ

(1)   المادة 398 معدلة بالكتاب الدوري رقم 236 _ 1/32م 10جديد في 15/10/1958

عجز مقابل زيادة : مادة 399 – يجب أن يبين مقدار العجز بأكمله – كل نوع على حدة – بدون تخفيض شىء من مقداره مقايل الزيادة التى قد تظهر في اصناف اخري مشابهة ولا يعول على مقدار الزيادة لتخفيض مقدار العجز إلا إذا ثبت وقوع خطأ في قيد الوارد أو المصروف من تلك الاصناف بالدفاتر وذلك بموجب شهادة ادارية تحررها لجنة الجرد وأما فيما عدا ذلك فإنه يجب تحصيل فرق ثمن العجوزات المطلوب تسويتها إذا كان ثمنها يزيد على ثمن الزيادات التى تقابلها في اصناف مشابهة لها في النوع 0

هذا ولا يمكن جعل الزيادات التى تكون قد ظهرت في جرد سابق لتغطية عجوزات تظهر في جرد لاحق – إلا إذا اثبت أمين المخزن للمصلحة بموجب مستندات قاطعة أن إضافة الزيادات حصلت بدون وجه حق وفي هذه الحالة تعرض المستندات على وزارة الخزانة للنظر وكذا إذا ظهرت زيادات ثبت للجنة الجرد المستندات قاطعة بأنها عن اصناف اعتبرت عجزاً خطأ في جرد سابق فتعرض المستندات المثبتة لذلك على وزارة الخزانة للنظر 0

العجوزات الناتجة عن تجزئة الصرفيات :

مادة 400 – في حالة العجوزات الناتجة عن تجزئة الصرفيات يجب إيضاح الكميات المصروفة في خلال المدة بين أخر جرد والجرد الحالى امام كل صنف بالاستمارة رقم 122 حسابات مع بيان عدد الصرفيات والنسبة المئوية للعجز بالنسبة للكمية المصروفة خلال المدة المذكورة 0

تحصيل ثمن العجوزات الناتجة عن اسهو والخطأ :

مادة 401 (1) – الاصناف المستهلكة التى يذكر امامها أنها ظهرت ناقصة لعدم تحرير أذون صرف استمارة 111 ع ح عنها عند صرفها بسبب السهو او ضغط العمل او غيرها تعتبر عجزاً فعلياً وتحصل قمتها من المسئول بثمنها الاصلي او بسعر السوق ايهما اكثر أما إذا كانت الاصناف المستديمة وورد عنها مستندات التسليم استمارة 112 ع ح من الجهات التى ارسلت اليها فعلي لجنة الجرد ان تبدي رأيها حيال صحة هذه المستندات او الشهادات الادارية التى تكون الاضافة قد تمت بمقتضاها ويجب مراجعة حساب الاصناف التى من هذا القبيل منذ أخر جرد سابق ويعرض رأي اللجنة على مدير المخازن لتقرير ما يراه نحو تسوية حساب الاصناف

ـــــــــــــــــــــــــــــ

(1) المادة 401 معدلة بالكتاب الدورى رقم ف 236 - - 1/32 في 1/6/1958

 

مادة 402 (2) :

(1)يعتمد مدير المخازن محاضر الجرد الخالية من الزيادات على اختلاف انواعها ويرسل صورة منها الى وزارة المالية والاقتصاد الخزانة 0

(2)يعتمد رئيس المصلحة محاضر الجرد الموجود بها زيادة او عجز في الحالات الاتية :

(أ)إذا تقرر تحصيل قيمة العجز بالكامل من المسئول مهما كانت هذه القيمة 0

(ب)إذا كان العجز بسبب التبخر أو الجفاف او تجزئة الصرفيات وبشرط ان يكون هذا العجز في الحدود والنسب التى تقررها الجهة الفنية المختصة 0

(ث‌)      إذا كان العجز مقابل زيادة من نفس الصنف والنوع وبشرط أن يثبت وقوعها خطأ في قيد الوارد أو المصروف من تلك الاصناف او الانواع بموجب شهادة إدارية تحررها لجنة الجرد 0

وفي هذه الحالات جميعها يرسل الى وزارة المالية والاقتصاد (الخزانة ) محاضر الجرد ومعها صورة من الإقرار المنصوص عنه بالمادة 395 من هذه اللائحة 0

(2)في غير الاحوال المتقدم ذكرها ترسل محاضر الجرد وكشوف الزيادة والعجز وجميع المستندات لوزارة المالية والاقتصاد ( الخزانة ) للإعتماد0

تسوية الزيادات والعجوزات :

مادة 403 (1) – محاضر الجرد التى بها زيادات او عجوزات يتبع نحو تسويتها ما يلي :

(1)         تضاف الزيادات بمجرد إنتهاء عملية الجرد الى عهدة المخزن بموجب الاستمارة رقم 112 حسابات وترفق صورة منها بمحاضر الجرد عند إرسالها لوزارة المالية (الخزانة) (2) 0

(2)    تخصم العجوزات توا بموجب الاستمارة 111 حسابات وترسل صورة منه الى قسم حسابات المصلحة لتسوية المبلغ خصماً على حساب ديون مستحقة للحكومة بالاضافة بحساب تسوية مطلوبات الحكومة على أن يدون إقرار من رئيس حسابات المصلحة برقم وتاريخ التسوية على محاضر الجرد عند إرسالها لوزارة الملية (الخزانة) وتقرير الجانب الذي يتحمل قيمة العجوزات كلها أو بعضها 0

ـــــــــــــــــــــــــــــ

(1)         المادة 403 معدلة بالكتاب الدوري رقم ف 150 – 1/104 في 3/2/1955

(2) كلمة للاعتماد محذوفة من البندين 1،2 من المادة 403 بالكتاب الدوري رقم ف 150 – 1/104 في 3/2/1955

 

إرسال كشوف الجرد وملحقاتها لوزارة المالية (الخزانة) :

مادة 404 (3) – أولاً – محاضر الجرد التى يقتضي الامر عرضها على وزارة الخزانة للإعتماد 0

يجب إرسال صورتي محاضر الجرد وكشوف الزيادة والعجوزات مستوفاه لوزارة الخزانة للإعتماد بعد إنتهاء الجرد بأربعة أسابيع على الاكثر 0

ثانياً – محاضر الجرد التى تعتمد بمعرفة الوزارت والمصالح :

(أ‌) صورة محاضر الجرد الخالية من الزيادات والعجوزات او التى بها زيادات وعجوزات ولايستدعي الامر عند اعتمادها الاتصال بالجهات الفنية المختصة لتقرير نسب العجز التى يمكن التجاوز عنها نتيجة الجفافو تحريات 000 الخ فيجب أن ترسل معتمدة لوزارة الخزانة خلال اربعة اسابيع على الاكثر 0

(ب‌)     صورة محاضر الجرد التى بها زيادات وعجوزات ويستدعي الامر قبل الاعتماد الاتصال بالجهات الفنية او إجراء تحقيق أو تحريات الخ فيجب ارسالها لوزارة الخزانة بمجرد إعتمادها على أن يكون ذلك قبل إنتهاء السنة المالية التالية لإجراء الجرد 0

التسليم والتسلم لا يعتبر جرداً :

مادة 405 – لا يجوز قطعياً أن تحل عملية التسليم والتسلم بين أمناء المخازن محل الجرد بأي حال من الاحوال إلا إذا حل ذلك في وقت الجرد أو قريباً منه بشرط أن يكون التسليم والتسلم قد تما بحضور موظف مسئول يندبه مدير المخازن ( انظر المادة رقم 37) 0

(ب)المخازن الإقليمية

جرد المخازن الاقليمية :

مادة 406 – يتبع نحو جرد المخازن الاقليمية النظام المتبع في جرد المخازن الرئيسية وذلك تحت إشراف الموظف المنوط به الاقليم او المنطقة 0

ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

(3)             المادة 404 معدلة بالكتاب الدوري رقم ع 9 – 36 /5 م 2المؤرخ في 6/8/1958

(ج)جرد المخازن الفرعية ومخازن الورش وموجوداتها

لجان الجرد المحلية :

مادة 407 – تشكيل لجان محلية لجرد المخازن الفرعية ومخازن الورش وموجوداتها من غير أمناء المخازن بنفس الطريقة المتبعة في جرد المخازن الرئيسية على أن تعطي اللجنة إقراراً على كشوف الجرد استمارة 121 حسابات بأنها طابقت بواقي الاصناف الواردة بدفتر عهدة أمين المخزن استمارة 118 حسابات 0

المصالح التى لا يتسنى لها تشكيل لجان يمكنها ايكال عملية الجرد الى موظف مسئول من غير امناء المخازن 0

في الفروع الصغيرة التى ليس بها امين مخزن ولكنها تمسك للاصناف التى بعهدتها دفتر عهدة استمارة 118 حسابات يمكن ان يتم جرد الاصناف الموجودة بها بمعرفة موظف مسئول مرة واحدة في الشهر الاخير من السنة المالية 0

إرسال كشوف الجرد والزيادة والعجز لادارة المخازن :

مادة 408 – ترسل محاضر الجرد كشوف الزيادة والعجز الى ادارة المخازن لبيان القيمة وليبدي مدير المخازن ملاحظاته على الزيادات والعجوزات قبل ارسال الكشوف لوزارة المالية مع ملاحظة ما جاء بالمادة رقم 400 0

اضافة الزيادات وخصم العجوزات :

مادة 409 – تضاف الزيادات التى تظهر عهدة المخزن بموجب مستند التسليم استمارة 112 حسابات بمجرد انتهاء لجنة الجرد 0

وتخصم العجوزات بموجب اذن الصرف استمارة 111 حسابات ويتبع نحوها الاجراءات التى سبق الاشارة اليها في جرد المخازن الرئيسية 0

(د)جرد العهد الفرعية

جرد العهد الفرعية :

مادة 410 :

(1) تجرد اللجنة العهد الفرعية الموضوعة في منشأت حكومية كالاستراحات واقسام المستشفيات والمدارس ومكاتب الموظفين والبواخر الخ الخ مرة كل سنتين ماليتين بنفس الطريقة المبينة بالمواد السابقة 0

والزيادات التى تظهر فيها تضاف مباشرة بموجب إذن التسلم استمارة 112 حسابات ويؤشر عليها بما يفيد ذلك والعجوزات تخصم بنفس الطريقة المتبعة في عجوزات المخازن الرئيسية 0

(2) على امين المخزن الذي يتفرع من عهدته عهد فرعية أن يجردها بنفسه بالتوالى حتي يكون قد أتم على مدار السنة جرد جميع العهد الفرعية التابعة له 0

(هـ) جرد العهد الشخصية

جرد العهد الشخصية :

مادة 411 – الاصناف المستديمة المسلمة عهدة الموظفين والمستخدمين والخدم لاعمالهم المصلحية يكتفي بإقرار يعطي منهم في أول كل سنة مالية بأن الاصناف المذكورة بها مطابقة للوارد باستمارات العهد الشخصية استمارة 193 حسابات المحفوظة لدية 0

(و)جرد الاصناف المصروفة للاستهلاك

جرد الاصناف المصروفة للاستهلاك :

مادة 412 – الاصناف المصروفة للاستهلاك المشار اليها بالمادة 66 تجرد بواقيها لغاية نهاية السنة المالية من واقع الدفتر الممسوك لبيان الوارد والمصروف منها أولا فأول وتبين البواقي على الاستمارة رقم 121 حسابات وترسل لإدارة المخازن لبيان قيمتها وتعتبر جزءاً من موجودات المخازن ضمن الكشف السنوي المشار اليه بالمادة رقم 420 0

(ز)جرد الاصناف المستديمة المثبتة

جرد الاصناف المستديمة المثبتة :

مادة 413 – جميع الاصناف المستديمة المركبة في المنشأت الحكومية بصفة ثابتة المشار اليها بالمادة رقم 74 تجرد على حدة مرة كل سنتين 0

(ح)جرد المكتبات والمتاحف والمعارض

جرد المكتبات والمتاحف والمعارض :

مادة 414 – يندب رئيس المصلحة لجنة من موظفين أو أكثر تقوم بجرد المكتبة او المتحف او المعرض في نهاية كل سنة مالية وتعطي اللجنة إقراراً بنتيجة الجرد يرسل لوزارة المالية – وإذا كانت زيادات أو عجوزات فتحرر عنها استمارة رقم 122 حسابات ويتبع نحوها الإجراءات الخاصة بالزيادات والعجوزات في المخازن الرئيسية 0

أما المكتبات والمتاحف والمعارض الكبيرة فيتفق على مواعيد جردها مع وزارة المالية 0

(ط) جرد الخزائن

جرد الخزائن :

مادة 415 – تجرد الخزائن على حدة مرة كل سنتين ويبين بمحاضر الجرد نوع الخزانة وعلامتها (ماركتها) ورقمها وعدد ورقم المفاتيح الداخلية والخارجية – مع توضيح ارقام وتواريخ إرسال المفاتيح الاحتياطية المرتجعة لحفظها بالخزانة العامة للوزارة او المصلحة الرئيسية 0

(ي) جرد أكياس التيل والصناديق بالخزائن

جرد الأكياس التيل والصناديق بالخزائن :

مادة 416 –تتولي لجنة الشهر الاخير من كل سنة مالية جرد أكياس النقود التيل بأحجامها الثلاثة – الكبيرة والمتوسطة والصغيرة – وكذلك الصناديق الموجودة بالخزائن في عهدة الصراف 0

وتشكل هذه اللجنة في المديريات والمحافظات من رئيس الحسابات والصراف وامين التوريدات 0

تنبيه – عندما ترسل المديريات والمحافظات صورة من كل من الاستمارتين رقم 121 و 122 حساب الى ادارة الخزانة العامة بوزارة المالية عليها أن تخطر هذه الادارة في الوقت نفسه عن العدد اللازم لها من هذه الأكياس على وجه التقريب لمدة سنة 0

(ك) إقرار سنوى عن الجرد

إقرار سنوى عن الجرد :

مادة 417 – في نهاية كل سنة مالية يرسل مدير المخازن لوزارة المالية إقرار بأن جميع الاصناف الموجودة بجميع المخازن التابعة للوزارة او المصلحة الاصناف المستديمة والمستهلكة والكهنة قد تم جردها فعلاً وأنه لا توجد اصناف لم يشملها الجرد كما أنه لا توجد اصناف باقية بالمخازن زائدة على الحاجة او غير لازمة لاستعمالها في اشغال المصلحة وأن ما وجد منها من هذا القبيل إذا وجد قد رفع أمره لرئيس المصلحة للتصرف 0

وعليه أن يرسل صورة من هذا الاقرار الى ديوان المحاسبة 0

(ل) الجرد الجزئي

الجرد  الجزئي :

مادة 418 (1) – على مدير المخازن او من ينيبه عنه أن يقوم بإجراء عملية جرد عن بعض موجودات المخازن الرئيسية من اصناف مستديمة ومستهلكة مرة كل شهر في مواعيد غير معينة وعليه أن يوقع بدفتر العهدة بالمخزن أمام الاصناف التى قام بجردها مع ذكر التاريخ الذي تم فيه الجرد ويتبع نحو الزيادات والعجوزات التى تظهر بهذا الجرد الاجراءات المتبعة فيما يختص بالجرد العمومي ( انظر المواد 398 – 403 المعدلة )

وأما في المخازن الاقليمية والمخازن الفرعية فيقوم بعملية الجرد الجزئي الموظف المنوط به الاقليم أو الفرع أو من ينيبه عنه 0

ــــــــــــــــــــــــــــــ

(1)المادة 418 معدلة بالكتاب الدوري رقم ف 150 – 1-104 م4 في 10/4/1955

 

(م) سجل قيد إجمالى موجودات المخازن والعهد الشخصية الخ

سجل إجمالى موجودات المخازن الخ :

مادة 419 : يمسك بادارة المخازن سجل لبيان إجمالى مقدار الاصناف المستديمة والمستهلكة الموجودة في المخازن لنهاية السنة المالية بالطريقة التالية :

(أ)موجودات المخازن الرئيسية :

(1) يؤخذ الباقي من كل صنف من الاصناف المستديمة والمستهلكة المبين بخانة الملاحظات بدفتر الشطب استمارة 115 حسابات المشار اليه بالمادة 50 ويبين أمامه الثمن من واقع سعر أخر توريد بالدفتر 0

(2)الاصناف الموجودة بالمخازن وتكون وردت بدون ثمن بصفة هبات او عينات وكذا العبوات يؤخذ ثمنها من واقع التقدير المبين بدفتر الشطب والمشار إليه بالمادة رقم 229 والفقرة الثانية من المادة رقم 234

(3)العهد الشخصية – تبين بنصف قيمتها 0

(4)العهد الفرعية – تبين بنصف قيمتها 0

(5)المحاصيل والمنتجات الزراعية – يقدر ثمنها حسب متوسط سعرها في السوق 0

(6)الاصناف الكهنة تكون حسب القيمة المقدرة لها والمشار إليها بالمادة 315

(7)بواقي الاصناف المصروفة للاستهلاك – تؤخذ من واقع كشوف الجرد المشار إليها بالمادة 412

(8) موجودات المكاتب والمتاحف والمعارض – تقدر من واقع أخر جرد 0

(ب) موجودات المخازن الاقليمية او المخازن الفرعية أو مخازن الورش :

(1) الاصناف المستديمة تؤخذ بواقيها من واقع ما هو مبين بدفتر إجمالى العهدة استمارة 118 (أ)مكرر حسابات على أن يبين الموجودة منها فعلاً بالمخازن على حدة وجملة الاصناف الموزعة على العهد الفرعية او الشخصية على حدة وذلك حتي يتسنى لادارة المخازن بيان ثمن كل منها – الاولى بواقع سعر أخر توريد حسب الوارد بدفاتر الشطب والثانية بنصف ثمنها على أن يعطي أمين المخزن الفرعي إقراراً بأن جملة كل من النوعين الاول والثاني تطابق الباقي فعلاً الوارد بدفتر عهدة المخزن استمارة 118 حسابات وعلى إدارة المخازن أن تقرر أن هذا المجموع يطابق الوارد بالدفتر استمارة 118 حسابات الممسوك لديها كدفتر شطب لعهدة المخازن الاقليمية أو المخازن الفرعية 0

(2) المحاصيل والمنتجات الزراعية والاصناف الكهنة وبواقي الاصناف المصروفة للاستهلاك يتبع نحوها ما سبق بيانه عن المخازن الرئيسية 0

(3) الاصناف المستهلكة – تؤخذ بواقيها من دفتر عهدة المخزن استمارة رقم 118 حسابات وعلى إدارة المخازن أن تبين الثمن أمام كل صنف من واقع سعر أخر توريد بدفتر الشطب 0

(4) الاصناف التى صنعت بالورشة وأضيفت بالمخزن قبل الانتهاء من تقفيل المقايسة الختامية – تقدر قيمتها بصفة تقريبية بمعرفة الورشة 0

إرسال كشف سنوي بإجمال موجودات المخازن لوزارة المالية ( الخزانة ) :

مادة 420 (1) – أولاً – يرسل الى الادارة العام لحسابات ومشتريات الحكومة ومخازنها بوزارة الخزانة قبل نهاية الشهر الثاني من السنة المالية كشف من صورتين ببيان قيمة موجودات المخازن والورش وما في حكمها من واقع السجل المذكور وعليه إقرار المصلحة أن القيمة الموضحة به وقدرها كذا 0000 جنيه هي قيمة موجودات المخازن بالمصلحة وفروعها حسب الوارد بالسجل 0

ثانياً – ترسل الوزارات والمصالح الى الإدارة العامة للميزانية ( الإدارة العامة للحساب الختامي) بياناً مستقلاً بقيمة ممتلكات الحكومة من عقارات وأراضي 0

ــــــــــــــــــ

(1)المادة 420 معدلة بالكتاب الدوري رقم ف150 – 1/104 في 9/11/1955 0

 

الباب الرابع عشر

التفتيش على المخازن

التفتيش :

مادة 421 – تندب وزارة المالية في مواعيد غير معينة وبغير إعلان سابق بعض مفتشيها للتفتيش على مخازن الحكومة والحسابات الخاصة بها 0

وهذا بخلاف التفتيش الذي يقوم به مفتشو ديوان المحاسبة وكذا المفتشون المحليون في الوزارات والمصالح التى يوجد بها مفتشون للمخازن 0

أهم واجبات المفتش :

مادة 422 – من أهم واجبات المفتش التحقق منأن جميع أحكام هذه اللائحة منفذة بدقة وأن جميع أعمال المخازن تسير على مقتضاها 0

كما أنه يجب عليه مقارنة الموجود فعلاً من بعض أصناف ينتخبها على الباقي حسب دفاتر الشطب ودفاتر العهدة ويحرر عنها الاستمارتين رقم 121 و 122 حسابات من صورتين كما عليه أن يتحقق من أن الدفاتر ممسوكة حسب أحكام هذه اللائحة وأن عمليات المخزن واردة فيها لغاية يوم التفتيش وأن إدارة المخازن تراقب أعمال أمناء المخازن مراقبة وأنه ليست هناك أصناف مكدسة لا لزوم لها أو تزيد على الحاجة وأن كشوف الاصناف المستهلكة تراجع بدقة أولاً فأولا 0

وعليه أن يتثبت من أن إجراءات المناقصات والتعاقد وتسلم الاصناف وصرفها كانت سليمة طبقاً لأحكام هذه اللائحة 0

وعليه أن يراجع بعض أذون التسلم وصور الفواتير ليتحقق من صحة الإضافة بحساب المخزن

وعلى المفتش أن يتأكد من ان العجوزات والزيادات التى ظهرت أثناء عمليات الجرد صار تسويتها في حينها وأن يبحث ما تم نحو تحصيل أثمان العجوزات والاصناف الفاقدة او المسروقة 000 الخ او تسويتها بالحسابات حسب أحكام هذه اللائحة 0

وعليه أن يتأكد أن الاصناف المرتجعة لم تقبل بالمخازن بدون قرار من لجنة الفحص بالموافقة على إرجاعها وأن الاصناف المبيعة كان بيعها طبقاً لأحكام هذه اللائحة وأن أثمانها صار تحصيلها في حينه 0

وعلى المفتش مقارنة بعض المقايسات النهائية عن تشغيلات الورش مع المقايسات الابتدائية وبحث أوجه الخلاف وأسبابه 0

وعليه أن يتثبت من صحة البيانات الواردة بسجل إجمالى موجودات المخازن 0

وعليه أن يولي عناية خاصة الملاحظات التى سبق أن وردت في تقارير سابقة ولكن لم يعمل بها أو لم تنفذ أو لم ترسل ردود عليها مع بيان أسباب ذلك وتحديد المسئولية 0

الرد على التقارير :

مادة 423 – على المصالح أن تجيب على ما يبلغ لها من ملاحظات التفتيش في مدي أسبوعين من تاريخ التبيلغ بالنسبة للمخازن الصغيرة وفي مدي شهر بالنسبة للمخازن الكبيرة على الأكثر 0

                                                                               ـــــــــــــــــــــــــــــ

 

صدر قرار وزير المالية رقم 1458 لسنة 1996 بتعديل أسماء الدفاتر والإستمارات والمستندات المخزنية وأطلق عليها كلها كلمة ”نماذج“ :

م	الأسم قبل التعديل	الأسم بعد التعديل
1	112 حسابات	نموذج 1 مخازن حكومة – إذن الإضافة
2	111 حسابات	نموذج 2 مخازن حكومة – إذن صرف
3	118 حسابات	نموذج 3 مخازن حكومة – دفتر عهدة المخزن
4	115 حسابات	نموذج 4 مخازن حكومة – دفتر شطب المخزن
5	114 حسابات	نموذج 5 مخازن حكومة –  دفتر يومية المخزن
6	121 حسابات	نموذج 6 مخازن حكومة – محضر جرد الأصناف
7	122 ع . ح	نموذج 7 مخازن حكومة – كشف الزيادة أو العجز
8	187 حسابات	نموذج 8 مخازن حكومة –  طلب إرتجاع الأصناف
9	188 حسابات	نموذج 9 مخازن حكومة – طلب خصم الأصناف التالفة أو المفقودة
10	193 حسابات	نموذج 10 مخازن حكومة – كشف عهدة
11	184 حسابات	نموذج 11 مخازن حكومة – كشف الأحتياجات السنوية
12	غير متوافر	نموذج 12 مخازن حكومة – محضر لجنة فحص
13	189 حسابات	نموذج 13 مخازن حكومة – كشف إجراءات بيع أصناف